Jak na skartaci správně a podle zákona

Archivace, Spisová služba
21. června 2019, 5 minut čtení

Pojem skartace asi ve svém životě slyšel každý. Mnoho lidí si pod ním ale představuje pouze fyzické zničení dokumentu rozřezáním na maličké kousky. Skartace tak, jak ji vidí zákon, ovšem znamená něco zcela jiného. Označuje vyřazení nepotřebných dokumentů ze spisovny nebo jednotlivých registratur. Takto vyřazené dokumenty mohou být archivem určeny k výše zmíněnému zničení, které si pod skartací lidé často vybaví, ale i k předání a trvalému uložení do archivu. Samotné zničení nebo předání do archivu už však neprobíhá v rámci skartačního řízení, jedná se o návazné procesy.

Skartační řízení upravuje zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí právní předpisy. V rámci zákona jsou taxativně vyjmenované subjekty, které mají povinnost vydávat skartační řády. Tyto řády upravují podrobnější náležitosti skartačního řízení u daného původce, tedy u organizace, která má dle zákona povinnost archivovat a spravovat dokumenty.

Jak ke skartaci správně přistupovat?

V rámci správně fungujícího přístupu ke skartaci musí původce včas vyznačit na dokumenty nebo spisy skartační lhůtu. Tou se rozumí doba, po kterou je nezbytné v rámci zákonných i jiných požadavků dokument uchovat. Skartační lhůta jako taková potom začíná běžet 1. lednem následujícího roku po spouštěcí události (např. po uzavření spisu, ukončení záruční lhůty, úmrtí pacienta…). Po uplynutí skartační lhůty dojde k zařazení do skartačního řízení. Zde se s ním nakládá podle označení trojice skartačních znaků A, S, V. Jednotlivá písmena znamenají: A – archiv, S – stoupa (tzn. zničení), V – výběr.

Co je skartační řád?

Skartační řád je vnitřní předpis každého původce dokumentů. Tento předpis stanovuje podrobnosti výkonu spisové služby. Jeho součástí je i takzvaný spisový plán. Spisovým plánem se rozumí seznam druhů dokumentů. Další součástí skartačního řádu je skartační plán. Ten se využívá v kombinaci se spisovým plánem. Dohromady se tedy jedná o spisový a skartační plán. U každého druhu dokumentu je uveden minimálně skartační znak, skartační lhůta a spouštěcí událost.

SIP balíčky a další technikálie

V rámci správně provedeného skartačního řízení existuje povinnost mít správně vytvořené takzvané SIP balíčky. Ty existují pro účely provedení skartačního řízení v elektronické podobě a předání vybraných dokumentů a jejich metadat do archivu. Formát balíčků a jejich implementaci zveřejnilo v roce 2012 Ministerstvo vnitra ve svém Věstníku. Ve zkratce se jedná o soubor ve formátu XML, kódování UTF-8 bez BOM. Veškeré, i další zákonné náležitosti ale samozřejmě zvládá řešení od Software602, takže se původce složitostmi technických požadavků nemusí vůbec zabývat.

Skartace a s ní spojené skartační řízení může být relativně náročný a zapeklitý problém. I proto se zpravidla vyplatí neřešit tento proces svépomocí a obrátit se na organizaci, případně zajistit nástroj, jež dokáže skartaci řešit v rámci komplexního servisu. Jako například v rámci řešení spisové služby, archivace a skartace od Software602.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů