Jak na skartaci správně a podle zákona

Archivace, Spisová služba
4 minuty čtení

Pojem skartace asi ve svém životě slyšel každý. Mnoho lidí si pod ním ale představuje pouze fyzické zničení dokumentu rozřezáním na maličké kousky. Skartace tak, jak ji vidí zákon, ovšem znamená něco zcela jiného. Označuje vyřazení nepotřebných dokumentů ze spisovny nebo jednotlivých registratur. Takto vyřazené dokumenty mohou být archivem určeny k výše zmíněnému zničení, které si pod skartací lidé často vybaví, ale i k předání a trvalému uložení do archivu. Samotné zničení nebo předání do archivu už však neprobíhá v rámci skartačního řízení, jedná se o návazné procesy.

Skartační řízení upravuje zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí právní předpisy. V rámci zákona jsou taxativně vyjmenované subjekty, které mají povinnost vydávat skartační řády. Tyto řády upravují podrobnější náležitosti skartačního řízení u daného původce, tedy u organizace, která má dle zákona povinnost archivovat a spravovat dokumenty.

Jak ke skartaci správně přistupovat?

V rámci správně fungujícího přístupu ke skartaci musí původce včas vyznačit na dokumenty nebo spisy skartační lhůtu. Tou se rozumí doba, po kterou je nezbytné v rámci zákonných i jiných požadavků dokument uchovat. Skartační lhůta jako taková potom začíná běžet 1. lednem následujícího roku po spouštěcí události (např. po uzavření spisu, ukončení záruční lhůty, úmrtí pacienta…). Po uplynutí skartační lhůty dojde k zařazení do skartačního řízení. Zde se s ním nakládá podle označení trojice skartačních znaků A, S, V. Jednotlivá písmena znamenají: A – archiv, S – stoupa (tzn. zničení), V – výběr.

Co je skartační řád?

Skartační řád je vnitřní předpis každého původce dokumentů. Tento předpis stanovuje podrobnosti výkonu spisové služby. Jeho součástí je i takzvaný spisový plán. Spisovým plánem se rozumí seznam druhů dokumentů. Další součástí skartačního řádu je skartační plán. Ten se využívá v kombinaci se spisovým plánem. Dohromady se tedy jedná o spisový a skartační plán. U každého druhu dokumentu je uveden minimálně skartační znak, skartační lhůta a spouštěcí událost.

SIP balíčky a další technikálie

V rámci správně provedeného skartačního řízení existuje povinnost mít správně vytvořené takzvané SIP balíčky. Ty existují pro účely provedení skartačního řízení v elektronické podobě a předání vybraných dokumentů a jejich metadat do archivu. Formát balíčků a jejich implementaci zveřejnilo v roce 2012 Ministerstvo vnitra ve svém Věstníku. Ve zkratce se jedná o soubor ve formátu XML, kódování UTF-8 bez BOM. Veškeré, i další zákonné náležitosti ale samozřejmě zvládá řešení od Software602, takže se původce složitostmi technických požadavků nemusí vůbec zabývat.

Skartace a s ní spojené skartační řízení může být relativně náročný a zapeklitý problém. I proto se zpravidla vyplatí neřešit tento proces svépomocí a obrátit se na organizaci, případně zajistit nástroj, jež dokáže skartaci řešit v rámci komplexního servisu. Jako například v rámci řešení spisové služby, archivace a skartace od Software602.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze