Nejde o jeden formulář nebo jednu povinnost. Jde o souběh administrativních kroků s různými termíny, podpisovými rolemi a archivačními nároky. Do toho vstupují dovolené, uzávěrky a tlak na přesnost, který je v HR realitou každého ledna.
Chyba se navíc často neprojeví hned. Může se ukázat až při kontrole o několik let později – ve chvíli, kdy už se k dokumentům i rozhodnutím vrací jen obtížně. Právě proto dává smysl mít lednovou agendu rozdělenou do jasných kroků a přehledného postupu.
Dobrá zpráva je, že většinu této agendy dnes není nutné řešit na papíře ani ručně.
Od papíru k digitálnímu oběhu
Když se řekne digitalizace HR dokumentů, často si představíme elektronický podpis. Ten je ale jen jednou částí celého procesu. V praxi jde o kompletní digitální oběh dokumentu: jeho přípravu, podpis, doručení zaměstnanci a dlouhodobou archivaci.
Právě v tomhle celku dává digitalizace největší smysl. Místo tisku, ručního podepisování a přepisování stavu do tabulek lze vše zvládnout elektronicky, přehledně a s jasnou kontrolou nad tím, co už je hotové a co ještě čeká.
Řešení od Software602 se napojuje přímo na Microsoft 365, takže HR i zaměstnanci pracují v prostředí, které už dobře znají. Dokumenty lze podepisovat odkudkoli – třeba i z mobilu – s ověřením přes SMS nebo BankID Sign a s plnou právní váhou.
Jak to funguje v praxi?
V reálném provozu to znamená, že HR tým připraví dokumenty ze šablon a spustí hromadnou rozesílku zaměstnancům. V jednom přehledu vidí, kdo má podepsáno, komu je potřeba se připomenout a kde se proces zdržel.
Zaměstnanci dokumenty podepisují online, bez nutnosti chodit osobně na HR oddělení nebo tisknout formuláře doma. Po podpisu se vše automaticky ukládá do důvěryhodného archivu s aktivní péčí, který hlídá platnost podpisů, časových razítek i skartační lhůty.
Díky tomu odpadá nejen papírování, ale i ruční hlídání termínů a obava, jestli bude dokument za několik let ještě právně v pořádku.
Bezpečnost a legislativa bez kompromisů
Elektronické podepisování i archivace probíhají v souladu s evropským nařízením eIDAS. Dokumenty jsou ukládány ve formátu PDF/A, který zajišťuje jejich dlouhodobou čitelnost. Archiv s aktivní péčí průběžně kontroluje integritu dokumentů a obnovuje časová razítka, aby obstály i po desítkách let – například u mzdových listů s povinností archivace až 45 let.
Digitalizace tak není jen o pohodlí, ale i o právní jistotě.
Možná se v tom poznáváte?
Leden je rozjetý, dokumenty už kolují mezi zaměstnanci a teď už není prostor všechno měnit. To je v pořádku. Digitalizace HR není sprint, ale postupná změna.
Dobrá zpráva je, že na to nemusíte být sami. S digitálním oběhem HR dokumentů máme dlouhodobou zkušenost a víme, kde to v praxi nejčastěji drhne. Rádi vám pomůžeme projít celý proces krok za krokem – tak, aby příští leden už nebyl o papírech a stresu, ale o klidu a přehledu. Na závěr přinášíme přehled dokumentů, které HR v lednu typicky řeší – a které lze s námi zvládnout jednoduše, digitálně.
Checklist: lednové HR dokumenty, které zvládnete digitálně
V lednu HR typicky řeší celý balík dokumentů – nejen „růžovku“. Elektronicky lze připravit, podepsat a distribuovat například:
- Žádost o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění
- Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti
- Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti
- Potvrzení zaměstnavatele druhého z poplatníků pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění
- Potvrzení pro účely podání přiznání k dani z příjmů
- Evidenční list důchodového pojištění (ELDP)
- Potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů pro sociální zabezpečení
- Potvrzení o době trvání zaměstnání zakládající účast na nemocenském pojištění
A tím je proces uzavřen: vše probíhá v jednom digitálním oběhu, bez tisku, bez fyzického podepisování a s jasnou auditní stopou. :-)
