Digitální archivace Sofa SmartSafe

Zbavte se hledání v papírovém archivu se Sofa SmartSafe

  • Vložení dokumentů odkudkoliv

  • Žádné zbytečné papíry

  • Dohledání dokumentů na 2 kliknutí

  • Dokumenty a vše důležité v bezpečí

Dlouhodobé uchování

  • zabezpečení časovým razítkem
  • zaznamenávání aktivity dokumentů
  • automatická kontrola dokumentů

V souladu s legislativou

  • dle pravidel eIDAS
  • plnohodnotná náhrada papírových dokumentů
  • připraveno na audit

Pravidla
skartace

  • hlídání životnosti dokumentů
  • editovatelný řád
  • řízený a auditovatelný proces vyřazení dokumentu z archivu

Vyhledání
i po letech

  • filtrování dle metadat dokumentů
  • editovatelné a uložené filtry
  • vyhledání během vteřin

Bezpečně a spolehlivě

Jsme certifikováni podle mezinárodních norem řízení, které provedly renomované globální certifikační společnosti. Klienti díky tomu mají jistotu, že naše procesy jsou efektivní a dodávky spolehlivé.

Jak digitální archivace Sofa SmartSafe funguje?


Archivace odkudkoliv

Dokumenty můžete vložit a archivovat do SmartSafe odkudkoliv. Nejčastěji z e-mailu, z datové schránky nebo z aplikací Microsoft 365. Archiv je připraven na evidenci od běžných formátů dokumentů, přes obrazové a zvukové záznamy až po specifické formáty. Na informační systémy archiv napojujeme přes API rozhraní.


Dlouhodobá údržba dokumentů

Nemusíte se o nic starat, SmartSafe zajistí právní validitu dokumentů. Na základě pravidel, které pro jednotlivé dokumenty sami nastavíte.


Vyhledání dokumentů

Díky přednastaveným filtrům a fulltextovému vyhledávání, najdete dokument ve SmartSafe na 2 kliknutí. Bezpečně a odkudkoliv.

Nejčastější archivované doklady a dokumenty

Všechny elektronické dokumenty, které souvisí s vaší firmou či úřadem a jsou elektronicky podepsané je důležité uchovat tak, aby byly snadno k nalezení a zároveň bylo možné i po letech jednoznačně ověřit jejich platnost.

Nejčastěji poptávaná archivace

​​​archivace účetních dokladů
archivace mzdových dokladů
archivace smluv
archivace daňových dokladů
archivace datových zpráv
archivace faktur

Sofa je v dobré společnosti. Přidejte se i Vy

Jedna aplikace Sofa
4 silné nástroje

Online aplikace Sofa kombinuje digitalizaci nejčastějších firemních agend, elektronické podepisování, digitální archivaci s aktivní péčí o elektronické dokumenty a vše přímo z prostředí Microsoft 365.

Elektronický podpis

Schválenou smlouvu můžete rovnou digitálně podepsat. Už žádné tištění a podepisování. Více informací

Chytrý digitální archiv

Dokument, který jste schválili, či podepsali můžete archivovat a kdykoliv se k němu vrátit díky chytrému vyhledávání. Více informací

Workflow a digitální agendy

Jednoduché schvalování faktur, smluv nebo jakékoliv administrativní, obchodní i HR procesy. Více informací

Rozšíření Microsoft 365

Aplikace Office, Microsoft 365, Integromat, Rossum, API. Sofa je připravena na jakýkoliv váš systém. Více informací

Máte dotaz? Chcete o archivaci se Sofa vědět více?

Nechte nám na sebe kontakt. Ozveme se Vám a Sofa SmartSafe představíme po videohovoru. Poradíme, jak ho můžete integrovat do firmy.

Nebo volejte Lucii
Sofa specialistku