Zásady zpracování osobních údajů společnosti Software602 a.s.

Účel dokumentu

Účelem tohoto dokumentu je shrnout základních informace o zásadách zpracování osobních údajů, kterými se naše společnost řídí a které přijala, aby zajistila soulad s nařízením EU 2016/679 (dále jen „GDPR“), Zákonem o zpracování osobních údajů 110/2019 Sb. a další navazující legislativou.

Naše společnost podnikla veškeré kroky, které jsou nezbytné k zajištění bezpečnosti a důvěrnosti zpracovávaných údajů a ke splnění všech předepsaných povinností dle zákona České republiky.

Základní informace

Naše společnost Software602 a.s., se sídlem na adrese Hornokrčská 15, Praha 4, IČO: 63078236, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném MS v Praze, oddíl B, vložka 3004, je vůči uživatelům služeb a produktů (Sofa, FormFlow, Signer, apod.) a návštěvníkům webových stránek www.602.cz, zákazníkům, klientům, zaměstnancům a vybraným smluvním partnerům v pozici správce osobních údajů.

V souladu s GDPR naše společnost ve všech svých produktech a službách (web, Sofa, FormFlow, Signer, - digitalizace, podepisování, pečetění aj.) při zpracování osobních údajů dodržuje následující zásady:

• Zákonnost, korektnost a transparentnost – Zpracováváme data jen v případě, kdy k tomu existuje legitimní důvod (např. zákonná povinnost, plnění smlouvy, ochrana našich zájmů, ochrana zájmů třetích osob nebo souhlas udělený subjektem údajů). Data zpracováváme transparentně a subjekty údajů informujeme o tom, jak je s jejich osobními údaji nakládáno, kdo k nim má přístup a jaká mají práva.
• Účelové omezení – Shromažďujeme osobní údaje jen pro konkrétní, výslovně vyjádřené a legitimní účely (viz výše).
• Minimalizace údajů – Zpracováváme osobních údaje pouze v míře a rozsahu, který je nezbytný ve vztahu k danému účelu.
• Přesnost – Zpracováváme pouze aktuální osobní údaje, které odpovídají skutečnosti.
• Omezení uložení – Nedržíme osobní údaje po dobu delší, než je nezbytné a zákonné.
• Integrita, důvěrnost – Zavedli jsme dostatečná technická a organizační opatření k ochraně přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněným poskytnutím nebo zpřístupněním.
• Odpovědnost – Jsme kdykoli schopni doložit soulad dodržování zásad dle bodů a–g.

Většinu osobních údajů zpracováváme za účelem splnění zákonem předepsaných povinností a za účelem splnění smlouvy s našimi klienty. Jedná se zejména o osobní údaje nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, tedy zejména identifikační a kontaktní údaje (titul, jméno, příjmení, adresa, datum narození, popřípadě národní identifikátor, obchodní firma, název, sídlo, místo podnikání, identifikační číslo, e‑mailová adresa, bankovní spojení).

Subjekt údajů je v rámci uzavření smlouvy řádně informován o zásadách zpracování osobních údajů a bere na vědomí, že Správce je oprávněn osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpřístupnit dalším zpracovatelům nebo případně správcům.

Pokud zpracováváme osobní data za účelem jiným než splnění zákonem předepsaných povinností, pak se jedná o zpracování osobních údajů, ke kterému potřebujeme výslovný, svobodný, konkrétní a informovaný souhlas subjektů údajů. V takovém případě se jedná zejména o zpracování osobních údajů pro účely marketingu a v každém takovém případě je o rozsahu zpracování klient předem informován. Poskytnutí takového souhlasu je zcela dobrovolné a subjekt údajů může souhlas kdykoli odvolat či využít další práva, která jsou v souhlasu popsána.

Technická a organizační opatření

Společnost přijala nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů jak v jejich fyzické, tak elektronické podobě. Mezi tato opatření patří zejména stanovení pravidel pro práci s danými informačními systémy, zajištění, aby systémy pro automatizované zpracování osobních údajů používaly pouze oprávněné osoby, aby tyto osoby měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, pořizování elektronických záznamů, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány a zamezení neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, zejména prostřednictvím nastavení hesel, přístupových práv, šifrování, vypracování dokumentace k přijatým technicko-organizačním opatřením, zvýšení bezpečnosti instalací zámků, apod.

Všichni zaměstnanci a osoby, které mají v rámci naší činnosti přístup k osobním údajům, jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji.

Cookies

K plnohodnotnému užívání dat z cookies je právním titulem zpracování souhlas uživatele, standardně získaný nastavením prohlížeče uživatele. Pokud zařízení používá více uživatelů, vychází se z toho, že uživatel je srozuměn s tím, jak je zařízení nastaveno, protože jinak by si ho nastavil jinak.

Obdobně může koncové zařízení nastavit na pracovišti zaměstnavatel a zaměstnanec je s tím srozuměn, i když by si přál nastavit ukládání cookies jinak.

Souhlas není potřeba k cookies nezbytně nutných pro zajištění provozu webových stránek a internetových služeb.

Podle GDPR je nakládání s údaji získanými na základě cookies zpracováním osobních údajů.

Google Ads – měření konverzí

V rámci vyhodnocování efektivity našich marketingových aktivit využíváme také službu Google Ads, která může zpracovávat vybrané údaje z objednávkových či kontaktních formulářů za účelem přesnějšího přiřazení konverzí. Před zpracováním jsou tyto údaje automaticky převedeny do podoby, ze které není možné uživatele zpětně identifikovat. Toto zpracování probíhá na základě našeho oprávněného zájmu na měření výkonu a optimalizaci reklamních kampaní. Služba nevyužívá žádné dodatečné soubory cookie nad rámec již používaných marketingových technologií.

Předávání údajů třetím subjektům a do zahraničí

Osobní údaje předáváme třetím osobám pouze v zákonem předepsaných případech (povinná hlášení orgánům státní správy) nebo v nezbytném rozsahu vybraným dodavatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby, které jsou nezbytné k zajištění služeb pro naše klienty. Se všemi takovými osobami máme jasně nastavené smluvní vztahy a všichni dodavatelé splňují nezbytná pravidla pro zpracování osobních údajů v rozsahu a parametrech vyžadovaných nařízením GDPR.

Osobní údaje předáváme do zahraničí v jasně vymezeném rozsahu za účelem zajištění služeb pro naše klienty, a to pouze vybraným dodavatelům a všechny dotčené subjekty jsou o takovém předání vždy informovány.

Hlášení bezpečnostních incidentů

Máme zavedený systém hlášení případných bezpečnostních incidentů. V případě úniku jakýchkoli dat postupujeme v souladu s GDPR za účelem minimalizace možných škod a v předepsaných případech zasíláme příslušná hlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Kontaktní informace

V případě, že se budete domnívat, že zpracováváme osobní údaje v rozporu s ochranou soukromí nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, můžete nám zaslat námitku nebo požádat o vysvětlení. V takových případech neváhejte kdykoli kontaktovat buď elektronicky Pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Josef Basík, na adrese dpo@602.cz nebo telefonicky na čísle: 222 011 624.

COOKIE lišta

Marketingová cookies
Používají se ke sledování preferencí webu uživatele za účelem cílení reklamy, tj. zobrazování marketingových a reklamních sdělení (i na stránkách třetích stran), které mohou návštěvníka webu zajímat, v souladu s těmito preferencemi. Marketingové cookies využívají nástroje externích společností.

Součástí těchto nástrojů je také měření konverzí prostřednictvím Google Ads, které nám pomáhá přesněji vyhodnocovat zacílení reklamních kampaní. Nevyužívá žádné dodatečné cookie soubory.

Tyto marketingové soubory cookie budou použity pouze s vaším souhlasem.

Zájem o produkty a služby Software602

V případě registrace na odborné akce, stažení odborného obsahu, sjednání schůzky, vyplnění webového formuláře, využití zkušební verze produktu, nákupu produktů nebo služeb či jiné interakce s produkty a službami společnosti Software602 a.s. zpracovává společnost poskytnuté osobní údaje za účelem:

• zajištění požadované služby, registrace nebo komunikace,
• zaslání souvisejících informací a podkladů,
• následné obchodní a marketingové komunikace týkající se produktů a služeb společnosti Software602 a.s.

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu nezbytném pro naplnění uvedených účelů, typicky jméno, příjmení, společnost, pracovní pozice, e‑mailová adresa, telefonní číslo a případně IČO.

Právním základem zpracování je oprávněný zájem správce na komunikaci se zájemci o jeho produkty a služby.

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu 2 let od poslední aktivní interakce subjektu údajů se společností Software602 a.s.

Příjemce může kdykoliv ukončit zasílání obchodních a marketingových sdělení prostřednictvím odkazu pro odhlášení, který je součástí každé zaslané e‑mailové zprávy.