Etický kodex společnosti Software602 a.s.

Preambule

Společnost Software602 a.s. její zaměstnanci a odpovědné osoby, podporujíc etické chování a cítíc potřebu rozvíjet spolehlivou, bezpečnou a kvalitní službu vysoké kvality spočívající ve vývoji kvalitních a cenově dostupných řešení pro nasazení elektronických řešení a nástrojů, rozvíjet pozitivní vztahy s obchodními partnery a zákazníky, rozvíjet poctivý obchodní styk a předcházet páchání trestné činnosti, přijímají, uznávají a sdílí tento etický kodex Software602 a.s. (dále jen „Etický kodex“) jako výraz úcty a respektu k obecně uznávaným etickým zásadám a pravidlům a právním předpisům. Stejné závazky uznávají a sdílejí i osoby vystupující jménem Software602 a.s. či jednající za Software602 a.s.

Článek 1

Základní ustanovení

(1) Účelem tohoto Etického kodexu je dodržování obecně uznávaných etických zásad, rozvíjení pozitivních vztahů se zákazníky a obchodními partnery a zdržení se jakéhokoliv protiprávního jednání s důrazem na eliminaci či snížení vzniku rizik trestní odpovědnosti Software602 a.s. vyplývajících ze zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o trestní odpovědnosti právnických osob“), tato rizika jsou stručně popsána v čl. 10 tohoto Etického kodexu.

(2) Software602 a.s., všichni její zaměstnanci a odpovědné osoby při svém jednání kladou důraz na zájmy zákazníků a obchodních partnerů a dodržují právní řád České republiky; zejména je zakázána jakákoli forma diskriminace. Zaměstnanci a odpovědné osoby Software602 a.s. jsou povinni jednat tak, aby nepoškodili dobré jméno a dobrou pověst Software602 a.s.

(3) Jednoznačným a zřejmým zájmem Software602 a.s. je zákonným způsobem vykonávat svoji obchodní a jinou činnost s vysokou mírou respektu k etickým normám a právům zákazníků a v žádném případě se nepodílet na trestné činnosti ani z ní mít prospěch či jinému způsobovat majetkovou či nemajetkovou újmu.

(4) Software602 a.s. dbá na spolehlivé, korektní a důvěryhodné jednání zejména vůči svým obchodním partnerům, se zřetelem na jejich individuální potřeby. Jednání, chování a vystupování jednotlivých zaměstnanců a odpovědných osob je úzce spjato s dobrou pověstí Software602 a.s.

(5) Software602 a.s. přijetím tohoto Etického kodexu vyjadřuje nulovou toleranci k trestné činnosti páchané zaměstnanci nebo odpovědnými osobami; tyto se nesmí účastnit žádného jednání, které by bylo spojováno s korupcí a ani nijak nepodporuje, byť pasivně, korupční prostředí. Je zakázáno přímo či nepřímo nabízet či poskytovat neoprávněné výhody třetím stranám za účelem ovlivnění nebo odměnění poskytnuté služby či takové výhody přijímat, vyjma běžných symbolických darů, poskytovaných či přijímaných v rámci běžné obchodní praxe.

(6) Při svých aktivitách, vývoji a realizaci elektronických řešení a nástrojů Software602 a.s., jakož i její jednotliví zaměstnanci a odpovědné osoby, jednají s nejvyšším standardem osobního a profesionálního přístupu, zejména jednají čestně, zodpovědně, s respektem a v souladu s dobrými mravy. Zaměstnanci a odpovědné osoby jsou povinni jednat za Software602 a.s. vždy s patřičnou opatrností, odbornou péčí a s respektem vůči právním předpisům a interním normám Software602 a.s. včetně tohoto Etického kodexu. V případě nejasností ohledně vydaných rozhodnutí a pokynů odpovědných osob či nejasností z hlediska výkladu právních či vnitřních norem jsou zaměstnanci i odpovědné osoby povinni si k dalšímu postupu vyžádat veškeré potřebné informace či odborná stanoviska tak, aby minimalizovali riziko vzniku svého excesu či porušení závazných pravidel, byť ve formě nedbalostního zavinění.

(7)   Základní zásady protikorupčního jednání stanoví Příloha č. 1 tohoto Etického kodexu.

Článek 2

Vztah vůči státu a občanské společnosti

(1) Software602 a.s. veškeré své oficiální dokumenty uchovává v souladu s příslušnou legislativou, dbá zejména řádné ochrany účetních dokladů.

(2) Software602 a.s. vede účetnictví tak, aby vždy obsahovalo pravdivé a přesné informace o hospodaření; řádně a včas platí daně a vyvaruje se jakýchkoli jednání, která by mohla být považována za daňový únik. Hrazení dalších zákonem stanovených povinných plateb považuje Software602 a.s. za samozřejmé.

(3) Software602 a.s. zcela odmítá dětskou a nucenou práci. Stejně tak nepraktikuje žádné formy vykořisťování či otrokářství anebo postupy, které by omezovaly volný pohyb zaměstnanců.

(4) Software602 a.s. aktivně spolupracuje s orgány veřejné moci; vždy jim včas poskytuje relevantní úplné a pravdivé informace. Software602 a.s. rovněž dobrovolně v přiměřeném rozsahu zveřejňuje informace o své činnosti a svých aktivitách, zejm. na svých webových stránkách; s veřejností komunikuje prostřednictvím určených osob otevřeně a transparentně.

(5) Software602 a.s., její zaměstnanci a odpovědné osoby se chovají tak, aby nevznikaly žádné ekologické škody. Současně zaměstnanci a odpovědné osoby třídí odpad a při svých pracovních postupech chrání životní prostředí.

(6) Software602 a.s. podle svých schopností a možností podporuje dobročinné aktivity. Stejně tak sponzoruje charitativní akce či záležitosti s obecně prospěšným účelem. Sponzorské smlouvy se vždy uzavírají písemně a za transparentních podmínek.

(7) Software602 a.s. neposkytuje žádné dary a neoprávněné výhody politickým stranám, politickým hnutím, politicky činným osobám, ani jiným subjektům, které jsou v úzkém vztahu s politickými stranami.

Článek 3

Vztah vůči zákazníkům a obchodním partnerům

(1) Sofware602 a.s., její zaměstnanci a odpovědné osoby jednají se svými obchodními partnery profesionálně a korektně a budují vzájemnou důvěru.

(2) Sofware602 a.s., jedná tak, aby nepoškodila zákazníky. V případě, že hrozí riziko poškození zájmů zákazníků, Software602 a.s. o této skutečnosti vhodnou formou informuje tak, aby se zákazníci o tomto riziku dozvěděli.

(3) Software602 a.s., jeho zaměstnanci a odpovědné osoby při nabízení svých služeb zákazníkům sdělují pravdivé, nezkreslené a úplné informace, podané jasnou a srozumitelnou formou. Software602 a.s. se nedopouští klamavé reklamy.

(4) Software602 a.s. plní své povinnosti vyplývající z právního řádu a brání se přijímat závazky, které nebude schopen dodržet.

(5) Software602 a.s. vybírá jen spolehlivé a kvalitní dodavatele. Jejich služby jsou pravidelně hodnoceny.

(6) Software602 a.s. zachovává obchodní tajemství a respektuje důvěrnost informací o svých obchodních partnerech.

(7) Software602 a.s. v maximální možné míře využívá ve smlouvách se svými obchodními partnery Compliance smluvní doložku.

(8) Software602 a.s. chrání osobní údaje a zavazuje se, že bez souhlasu zákazníků nezveřejní, pokud právní předpisy nestanoví jinak, důvěrné informace o nich.

Článek 4

Vztah vůči vlastníkovi

Software602 a.s. jedná v zájmu, ke kterému byl svým vlastníkem založen, a pravidelně informuje svého vlastníka o své strategii, aktuální finanční situaci a dosažených výsledcích; pří řízení svědomitě aplikuje zásadu poctivosti, odpovědnosti a transparentnosti.

Článek 5

Vztah k zaměstnancům

(1)   Vedení Software602 a.s. se zavazuje dodržovat vůči svým zaměstnancům pravidla, dle kterých:

  • plně respektuje práva svých zaměstnanců, včetně tajemství dopravovaných zpráv, a uznává jejich soukromí, osobní hodnoty a potřeby,
  • plynule poskytuje adekvátní a motivující pracovní prostředí a dbá na zachování jeho důstojnosti,
  • aktivně zpřístupňuje všechny informace, které by zaměstnanci měli vědět či ke své práci potřebují znát,
  • aktivně podporuje pravidelné vzdělávání svých zaměstnanců,
  • přiznává zaměstnancům právo podávat návrhy na zlepšení či stížnosti,
  • umožňuje zaměstnancům obrátit se na orgán právní podpory, Advokátní kancelář Gřivna & Šmerda, s.r.o., tel. 730 194 124 (pohotovostní linka 24/7)
  • dobrovolně poskytuje přiměřený prostor svým zaměstnancům, kteří se chtějí aktivně podílet na rozvoji Software602 a.s. a mají zájem se účastnit rozhodování,
  • řádně zabezpečuje potřebnou bezpečnost a ochranu zdraví při práci,
  • přijímá nové zaměstnance na základě nezmanipulovaných výběrových řízení; zaměstnanci jsou přijímáni podle své kvalifikace, svých schopností a dovedností,
  • spravedlivě odměňuje své zaměstnance za odvedenou práci a dle svých možností poskytuje zaměstnanecké benefity,

(2)   Zaměstnanci se zavazují vůči Software602 a.s. dodržovat pravidla, dle kterých:

  • pracují svědomitě a řádně podle svých sil, znalostí a schopností, pracují ve prospěch zaměstnavatele v rámci popisu pracovní pozice a náplní práce a příslušnými vnitřními předpisy,
  • vždy jednají v souladu s oprávněnými zájmy společnosti, a svým vystupováním nepoškozují dobré jméno Software602 a.s.,
  • svědomitě dodržují nejen platné právní předpisy, nýbrž i vnitřní předpisy a zavazují se aktivně zjišťovat aktuálnost relevantních předpisů, které potřebují k výkonu své práce,
  • se zdrží výkonu činnosti, pro niž nejsou poučeni ani proškoleni,
  • jsou povinni oznámit nadřízenému zaměstnanci nedostatky a závady, které jsou rizikem pro Software602 a.s. (viz čl. 11 Etického kodexu),
  • řádně hospodaří s prostředky zaměstnavatele, minimalizují náklady společnosti, chrání majetek společnosti před poškozením, ztrátou, zničením a zneužitím,
  • předcházejí možnostem střetu vlastních zájmů se zájmy Software602 a.s. či jeho partnerů, zejména nesmějí využít svého postavení v rámci Software602 a.s., získaných informací či obchodních kontaktů získaných v průběhu práce pro Software602 a.s. k obohacení sebe nebo jiného anebo vykonávat práci pro dodavatele a konkurenty, pokud nejde o činnosti povolené v odst. 4 písm. c); v případě nastalého střetu nikdy neupřednostnit vlastní, resp. osobní zájem a bezodkladně o tom informovat svého nadřízeného,
  • dbají na bezpečnostní ochranu při používání IT systémů a zpracovávání dat; při opuštění pracovního místa jsou povinni zamknout pracovní PC stanici,
  • zachovávají naprostou mlčenlivost o know-how Software602 a.s., respektují autorská práva druhých a chrání i další formy duševního vlastnictví, a to i po skončení pracovního poměru,
  • nezneužívají důvěrné (interní, veřejnosti nedostupné) informace či obchodní kontakty získané v souvislosti se svou pracovní činností ve svůj prospěch či prospěch jiné osoby anebo pro jiný než služební účel; s těmito daty zacházejí obezřetně a s náležitou péčí,
  • v žádném případě nenabízejí, neslibují a neposkytují dary a jiné neoprávněné výhody třetím stranám či osobám, pokud nejde o reklamní předměty poskytované s vědomím vedení Software602 a.s. nebo se nejedná o drobné dárky či pohoštění v rámci běžných obchodních zvyklostí, a už vůbec je nepřijímají a nevyžadují,
  • bez zbytečného odkladu hlásí podezření o závažném porušení Etického kodexu, porušení trestněprávních, jakož i dalších právních předpisů,
  • řádně využívají pracovní dobu k plnění svěřených úkolů a ke své práci přistupují svědomitě a tvůrčím způsobem.

(3)   Zaměstnanci se zavazují dodržovat vůči sobě navzájem pravidla, dle kterých:

  • se ke svým kolegům chovají s úctou, vzájemně respektují svá práva a neobtěžují je nepřípustnými návrhy,
  • respektují názory druhých, jakož i komunikují mezi sebou navzájem přátelsky,
  • nadřízení se vyvarují jakéhokoli šikanování zaměstnanců; to platí i pro podřízené vůči svému nadřízenému,
  • nadřízení svým podřízeným důvěřují, ukládají jim jasné a dosažitelné cíle a podporují v nich pocit zodpovědnosti.

(4)   Zaměstnanci jsou dále oprávněni:

  • podávat stížnosti, návrhy, podněty a jiná podání upozorňující na neetické jednání či navrhující opatření ke zlepšení (viz čl. 11 Etického kodexu)
  • požádat o školení, které prohloubí jejich kvalifikaci nebo které souvisí se zastávanou pracovní pozicí,
  • vykonávat vedlejší činnost bez předchozího souhlasu svého nadřízeného jen tehdy, jedná-li se o vědeckou, pedagogickou, publicistickou, literární nebo uměleckou činnost, správu vlastního majetku, zastávání čestné funkce, anebo pokud nebude mít tato činnost negativní vliv na obchodní politiku Software602 a.s. nebo plnění úkolů, které byly zaměstnanci svěřeny.

(5)   Zaměstnanci jsou povinni odmítnout jednání či činnost, kterou by mohli spáchat trestný čin, dopustit se porušení právních předpisů či vnitřních norem Software602 a.s.

Článek 6

Duševní vlastnictví

(1) Software602 a.s. respektuje a chrání autorská práva, licence či informace druhých a chrání i další formy duševního vlastnictví.

(2) Software602 a.s. chrání důvěrné informace, které nejsou přístupné veřejnosti a které se týkají jejího podnikání a vývoje elektronických řešení a nástrojů.

Článek 7

Vztah vůči konkurenci, hospodářská soutěž a veřejné zakázky

(1)   Software602 a.s. dodržuje pravidla poctivé obchodní soutěže a nezneužívá svého postavení na trhu. Software602 a.s. se zavazuje neuzavřít žádnou dohodu omezující nebo narušující hospodářskou soutěž.

(2)   V případě, že se Software602 a.s. uchází o veřejnou zakázku, podává vždy nabídku s pravdivými údaji. Při zjištění jakéhokoli nestandardního postupu v zadávacím řízení tuto skutečnost ohlásí příslušným orgánům, zejména požadavky na poskytnutí neoprávněné výhody osobě jednající za zadavatele.

(3)   Software602 a.s. rovněž nepoškozuje ani nijak nevyužívá dobrého jména konkurence a nepokouší se získávat informace o podnikání konkurence pokoutným způsobem.

Článek 8

Vztah vůči životnímu prostředí

(1) Software602 a.s., jeho zaměstnanci a odpovědné osoby se chovají tak, aby nevznikaly žádné ekologické škody.

(2) Zaměstnanci a odpovědné osoby jsou si vědomi dopadů svého chování na životní prostředí. Třídí a ukládají odpad do označených nádob, předcházejí vzniku všech druhů odpadů, zabraňují úniku nebezpečných látek a jejích šíření, dodržují zásady hygieny a bezpečnosti práce, šetří kancelářskými potřebami, tisknou pouze v potřebném množství a v rámci svých možnosti snižují spotřebu vody a energií.

Článek 9

Trestní odpovědnost Software602 a.s. – povinné informace a pravidla

(1) Zákon o trestní odpovědnosti právnických osob stanoví, že Software602 a.s. je možno stíhat za jednání jejích zaměstnanců a odpovědných osob.

(2) Software602 a.s. je trestně odpovědná, spáchal-li trestný čin zaměstnanec při plnění pracovních úkolů nebo odpovědná osoba v jejím zájmu nebo v rámci jeho činnosti, jestliže mu lze takový trestný čin přičítat.

(3) Trestný čin lze Software602 a.s. přičítat, jestliže byl spáchán jednáním odpovědné osoby. Trestný čin lze Software602 a.s. přičítat též v případě, že byl spáchán zaměstnancem:

  • na podkladě rozhodnutí, schválení nebo pokynu odpovědné osoby,
  • proto, že odpovědná osoba neprovedla taková opatření, která:
  • měla provést podle jiného právního předpisu nebo
  • po ni lze spravedlivě požadovat, zejména neprovedla povinnou nebo potřebnou kontrolu nad činností zaměstnanců nebo jiných osob, jimž jsou nadřízeny, anebo neučinily nezbytná opatření k zamezení nebo odvrácení následků spáchaného trestného činu.

(4) Zákon o trestní odpovědnosti právnických osob neupravuje, jaká konkrétní opatření má Software602 a.s. provést. Neprovedení opatření skýtá rizika trestní odpovědnosti Software602 a.s. Z tohoto důvodu jsou všichni zaměstnanci a všechny odpovědné osoby povinny řádně a prokazatelně prostudovat interní normu Přehled rizikových jednání. V tomto přehledu je popsána podstata rizikových jednání všech trestných činů, za které Software602 a.s. může nést trestní odpovědnost včetně souvisejících právních předpisů.

(5) Každý zaměstnanec a každá odpovědná osoba je povinna se s riziky uvedenými v Přehledu rizikových jednání seznámit. Pokud se přesto takový zaměstnanec při plnění pracovních úkolů nebo odpovědná osoba v zájmu Software602 a.s. nebo v rámci jeho činnosti, dopustí trestného činu, jedná se o jeho či její exces, na kterém se Software602 a.s. v žádném případě nepodílí.

(6) V případě pochybností ohledně pokynu nebo rozhodnutí svého nadřízeného jsou zaměstnanci oprávněni posoudit soulad takového rozhodnutí nebo pokynu s právními předpisy, Etickým kodexem či dalšími interními předpisy Software602 a.s. V případě podezření, že by zaměstnanci takovým jednáním mohli spáchat trestný čin, jsou oprávněni vyžádat si pokyn či rozhodnutí v písemné podobě.

(7) Odpovědné osoby a vedoucí zaměstnanci Software602 a.s. jsou povinni přezkoumávat a prověřovat existenci vhodných a účinných opatření určených k zamezení vzniku rizika trestní odpovědnosti Software602 a.s. Zaměstnanci a odpovědné osoby jsou povinni hlásit rizika vzniku trestní odpovědnosti Software602 a.s. Compliance Managerovi.

(8) Odpovědné osoby a vedoucí zaměstnanci Software602 a.s. jsou povinni seznámit své podřízené zaměstnance s právními předpisy týkajících se jejich činnosti a upozornit je na rizika, která vyplývají z výkonu jejich zaměstnání.

(9) Software602 a.s. pravidelně provádí interní audit, který rovněž zkoumá rizika ve vztahu k trestní odpovědnosti právnických osob a rizik z ní pro Software602 a.s. vyplývajících.

(10) Compliance Manager odpovídá za soulad přijatých opatření s tzv. Check Listem.

Článek 10

Přijímání podání, vyjadřování obav

(1) Společnost Software602 a.s. považuje fungování efektivního systému pro ohlašování podezření za nedílnou součást vnitřních kontrolních mechanismů podporujících a posilujících vnitřní firemní kulturu a dodržování zákonných i etických principů obchodního jednání.

(2) Společnost Software602 a.s. rovněž vyvíjí i vlastní iniciativu v oblasti zjišťování protiprávního a neetického jednání. Za tímto účelem průběžně zjišťuje a vyhodnocuje informace dostupné z veřejných seznamů a jiných veřejných zdrojů. Též adekvátně reaguje na zjištění, která vyplývají z dožádání orgánů činných v trestním řízení či z jiných podání doručovaných orgány veřejné moci.

(3) Zaměstnanci jsou oprávněni podávat stížnosti, návrhy, podněty a jiná podání upozorňující na:

  • podezření ze spáchání trestného činu,
  • porušení právních předpisů,
  • porušení Etického kodexu,
  • jednání podporující korupci nebo samotné korupční chování,
  • vyřizování si osobních účtů s kolegy nebo obchodními partnery,
  • poskytnutí neetických a nepravdivých informací,
  • návrh opatření ke zlepšení či jiných podání.

Tato podání je možné učinit i anonymně. Software602 a.s. zajistí, že taková podání budou projednávána v důvěrném režimu. Rovněž je možno oznámit jiné skutečnosti, které považuje zaměstnanec za relevantní.

(4) Za účelem možností nahlásit podezření z porušení Etického kodexu se zřizuje speciální e-mailová adresa a webový formulář, jejichž prostřednictvím je možno nahlásit podezření z porušení Etického kodexu.

(5) Pokud zaměstnanec označí své podání za důvěrné či jiným způsobem projeví nutnost dodržení diskrétnosti, ten, komu důvěrné informace sdělil, je povinen zabezpečit, aby nedošlo k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo obsahu podání.

(6) V případě, že zaměstnanec v dobré víře poukáže na neetické jednání svého kolegy či poměry v Software602 a.s., nebude mít toto jeho oznámení negativní důsledek v jeho pracovněprávním vztahu. Součástí ochrany oznamovatele je zákaz odvetných opatření vůči oznamovateli.

(7) V případě oprávněných stížností se Software602 a.s. zavazuje zajistit vhodnou nápravu a přijmout opatření pro zamezení opakování. Odpovědnou osobou v této oblasti je Compliance Manager.

Článek 11

Indikace trestné činnosti

(1)   Software602 a.s., její zaměstnanci a odpovědné osoby by měly důsledně vnímat indikátory protiprávního, trestného a korupčního jednání (dále jen „indikátory“). Jejich vyšší přítomnost není ještě žádným důkazem, ale měla by vést ke zvýšené pozornosti zaměstnanců a odpovědných osob.

(2)   Za nejvarovnější indikátory lze považovat:

  • nákladný životní styl osob, které se podílejí na daném procesu;
  • vedlejší zaměstnání bez příslušného souhlasu nebo oznámení;
  • odmítání kariérního postupu mimo stávající pracovní zařazení, odpor proti změně úloh nebo přeložení, zvláště pokud jsou spojeny se zlepšením nebo alespoň s vyhlídkou na zlepšení platu;
  • trávení příliš mnoho času v práci, odmítání dovolené;
  • narůstající uzavřenost, náhlé změny chování vůči kolegům a nadřízeným;
  • klesající identifikace s nadřízenými a úkoly;
  • obcházení nebo „přehlížení“ předpisů; vzrůstající počet „malých nepravidelností“; odchylky od transakčních a operačních postupů a jejich následné dokumentace;
  • nereagování na podezřelé momenty a události nebo tolerance protiprávního jednání;
  • sociální problémy, osobní slabosti (závislost na alkoholu, drogách, gamblerství);
  • časté osobní kontakty mezi zaměstnancem a protistranou, jíž se rozhodovací činnost týká;
  • návštěvy protistran pouze tehdy, pokud je přítomný „jejich“ zaměstnanec oddělení;
  • chybějící konflikty s protistranami tam, kde obvykle vznikají;
  • kamarádský tón nebo nápadné ustupování při jednání s protistranou;
  • jiné jednání vycházející vstříc protistranám;
  • pohostinnost od třetích osob (zvláštní podmínky při nákupu, poukazy do restaurací a obchodů, pozvání na soukromé nebo obchodní akce obchodních partnerů);
  • chybějící kontrola na místech, kde existuje riziko korupčního jednání;
  • opakovaná podání směřující na konkrétní osoby;
  • ústní dohody namísto písemných ujednání, chybějící auditní stopa dokládající postup ve věci;
  • zaměstnanec komunikuje s obchodním partnerem jinými než oficiálními komunikačními kanály Software602 a.s.;
  • koncentrace úkolů na jednu osobu;
  • nedostatečná transparentnost
  • zaměstnanec či obchodní partner byl již dříve odsouzen za trestnou činnost, zvláště pak korupčního charakteru;
  • obchodní partner odmítá uzavřít smlouvu písemně;
  • obchodní partner považuje nestandardní provizi, která může být v rozporu s podmínkami uvedenými ve smlouvě;
  • obchodní partner požaduje uzavření smlouvy na nestandardním, nezvyklém místě;
  • obchodní partner vyžaduje platbu v hotovosti;
  • obchodní partner vyžaduje platbu nestandardními způsoby, mimo zemi, kde má sídlo podnikání; obecně se dá říci, že platba vyžaduje nezvyklé znaky;
  • ochodní partner odmítne vydat potvrzení o platbě či daňový doklad.

Článek 12

Vztah vůči AML

(1) Software602 a.s. dodržuje pravidla plynoucí z opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu a monitoruje povinnosti vyplývající z účinné právní úpravy.

(2) Všechny osoby jednající za Software602 a.s., jsou povinny zvážit, zda při sjednávaném obchodě nejsou tzv. povinnou osobou. 9 V případě pochybností jsou povinni kontaktovat Compliance managera.

(3) Povinnosti vůči problematice AML jsou přezkoumávány ze strany Compliance managera, a to minimálně 1x ročně.

Článek 13

Závěrečná ustanovení

(1) Software602 a.s., jeho zaměstnanci a odpovědné osoby se zavazují při svých aktivitách a při své práci dodržovat všechny etické zásady stanovené tímto Etickým kodexem.

(2) Odpovědnost za plnou realizaci Etického kodexu náleží statutárnímu orgánu Software602 a.s., jenž musí zabezpečit, aby byli všichni zaměstnanci a odpovědné osoby s Etickým kodexem seznámeni.

(3) Zaměstnanci a odpovědné osoby musí být řádně a prokazatelně proškoleni o normách obsažených v tomto Etickém kodexu, stejně tak jako o riziku vzniku, předcházení a zamezení trestní odpovědnosti Software602 a.s., která se zavazuje toto proškolení provádět pravidelně.

(4) Software602 a.s. odmítá tolerovat jakékoli porušení zásad Etického kodexu. Zaměstnanci a odpovědné osoby Software602 a.s. jsou si vědomi, že svými rozhodnutími a svým jednáním mohou vystavit sebe i Software602 a.s. trestněprávním či občanskoprávním postihům, proto musí jednat tak, aby nepáchali trestnou činnost a neporušovali právní předpisy a vnitřní předpisy Software602 a.s.

(5) Etickým kodexem jsou povinni se řídit všichni zaměstnanci a všechny odpovědné osoby Software602 a.s. Porušení norem Etického kodexu ze strany zaměstnanců či odpovědných osob je považováno za porušení pracovních povinností a jako takové je postihováno ve smyslu příslušných ustanovení zákoníku práce. Náhrada případné škody bude řešena podle příslušných ustanovení zákoníku práce, resp. občanského zákoníku.

(6) Software602 a.s. si je vědom, že Compliance program je třeba průběžně doplňovat, rozvíjet a aktualizovat. Jednoznačným a zřejmým závazkem Software602 a.s. však je žádným způsobem nepřipustit trestnou činnost.

Článek 14

Účinnost

Tento novelizovaný Etický kodex nabývá účinnosti dnem 1. 12. 2023. Jedná se o 2. revizi.

Příloha č. 1 – Základní zásady protikorupčního jednání

Článek 1

Korupce a střet zájmů

(1)   Pojem korupce není českým právním řádem definovaný, přesto lze mezi korupční trestné činy ve smyslu zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, řadit zejména přijetí úplatku (§ 331), podplacení (§ 332), nepřímé úplatkářství (§ 333), pletichy v insolvenčním řízení (§ 226), porušení předpisů o pravidlech hospodářské soutěže [§ 248 odst. 1 písm. e)], sjednání výhody při zadání veřejné zakázky, při veřejné soutěži a veřejné dražbě (§ 256 odst. 1 a 3), pletichy při zadání veřejné zakázky a při veřejné soutěži [§ 257 odst. 1 písm. b) a c)], nebo pletichy při veřejné dražbě [§ 258 odst. 1 písm. b) a c)]. K trestným činům, které mají znaky korupčního chování v určitých zvláštních situacích, lze řadit také například trestné činy porušení povinnosti při správě cizího majetku (§ 220 a § 221) a zneužití informace a postavení v obchodním styku (§ 255).

(2)   V souvislosti s korupcí se často hovoří o střetu zájmů. Zájmy se v tomto kontextu rozumí na jedné straně zájmy osobní (soukromé), přičemž osobním zájmem je takový zájem, který přináší subjektu tohoto zájmu osobní výhodu nebo zamezuje vzniku případného snížení majetkového nebo jiného prospěchu a na druhé straně zájmy, které jsou subjekty těchto osobních zájmů povinny z titulu svého postavení nebo funkce prosazovat nebo hájit.

(3)   Skutečnost, že existuje možný střet zájmů, automaticky nevylučuje třetí stranu ze vztahů k firmě. Dojde-li ovšem ke střetu firemního zájmu se zájmem osobním, nesmí subjekt těchto zájmů upřednostňovat svůj osobní zájem před zájmy, které je povinen prosazovat a hájit. Současně ovšem musí být z dané situace zjevné, že tato třetí strana nezískala v důsledku svého vztahu se zaměstnanci Software602 a.s. jakoukoliv výhodu. Z tohoto důvodu se pro situace, kdy hrozí střet zájmů, stanoví zpravidla následující postupy:

  • dotčení zaměstnanci jsou povinni v maximální možné míře povolené zákonem hlásit svým nadřízeným situace vedoucí ke vzniku skutečného či domnělého střetu zájmů;
  • nadřízení dotčených zaměstnanců pak odpovídají za vyřešení skutečného či domnělého střetu zájmů;
  • osoba, která je ve střetu zájmů, se nesmí účastnit nebo být jiným způsobem zapojena do rozhodování, kterého se střet zájmů týká;
  • vyřešení střetu zájmů musí být řádně zdokumentováno.

Článek 2

Cíle protikorupčního úsilí

(1)   Cílem protikorupčního úsilí je zajistit prostředí, v němž je odmítáno korupční jednání a je zdůrazňována ochrana majetku.

(2)   Mezi systémové podmínky k dosažení cíle patří organizační přehlednost, vhodně nastavené odpovědnostní vztahy, dobrá interní i externí komunikace a celková transparentnost některých procesů. Dále je velmi podstatné, aby všichni zaměstnanci Software602 a.s. dodržovali právní předpisy a interní dokumenty, byli znalí důležitosti etických zásad při výkonu práce a dodržovali je. Management Software602 a.s. pak musí propagovat jednání odmítající korupci, zdůrazňovat význam ochrany majetku státu a minimalizovat škody, které jsou protiprávním jednáním druhých způsobeny. Management Software602, a.s. musí jít příkladem a vzorem správného jednání.

(3)   V oblasti vzdělávání zaměstnanců k problematice boje s korupcí je třeba zavést systematické vzdělávání na profesionální úrovni, v optimálním případě garantované odborníkem na problematiku boje s korupcí. za tím účelem je třeba proškolit:

  • zaměstnance Software602 a.s. při nástupu do pracovního poměru (předání obligatorního minima);
  • zaměstnance Software602 a.s. zastávající místa se zvýšeným rizikem vzniku korupce (periodické vzdělávání);
  • vedoucí zaměstnance (prohloubení jejich schopnosti včas identifikovat znaky korupčního jednání či prostředí a přijímat ve vlastní působnosti adekvátní opatření k jejich minimalizaci).

(4)   Obligatorním minimem se rozumí vysvětlení pojmu korupce, druhy korupce, možné oblasti výskytu korupce, postih korupčního jednání, ukázky praktických příkladů korupčního jednání včetně správné reakce ze strany zaměstnance. Periodické vzdělávání se musí zaměřit, kromě obecných informací, na praktické návody, jak hledat, hodnotit, spravovat a monitorovat korupční rizika na pracovištích, na správné nastavení kontrolního a řídicího mechanismu, na možnosti nápravných opatření a důležitost kontroly implementace těchto opatření apod.

Článek 3

Kontrolní mechanismy

(1)   Pravidelné testování kontrolních a řídících mechanismů v oblastech významného korupčního rizika je důležité proto, aby se zjistilo, jak jsou tyto mechanismy účinné pro identifikaci a odhalování korupčního jednání.

(2) Povinností všech vedoucích zaměstnanců je seznamovat podřízené zaměstnance s možným rizikovým jednáním a jak jim předcházet, v periodicitě minimálně jednou ročně.

Článek 4

Protikorupční opatření

(1)   Konkrétním cílem v této oblasti je minimalizovat ztráty způsobené korupčním jednáním a zabránit opakování obdobného korupčního scénáře. Důkladná analýza příčin vzniku korupčního jednání se považuje za zásadní pro posílení preventivních mechanismů, které sníží riziko opakovaného výskytu korupce.

(2)   Cílem opatření musí být to, aby zaměstnanci Software602 a.s. měli zaručeno právo podat stížnosti, návrhy, podněty a jiná podání upozorňující na jednání v rozporu s právními předpisy či interními normami nebo upozorňující na neetické jednání či navrhující opatření ke zlepšení.

(3)   Nápravnými opatřeními se rozumí úprava vnitřních předpisů, přijímání disciplinárních opatření, řešení vzniklých škod a informování zaměstnanců Software602 a.s. o krocích, které byly v souvislosti s potvrzeným protikorupčním, ale i neetickým či protiprávním jednáním podniknuty (včetně vyvození odpovědnosti a náhrady škody).

(4)   Základním pilířem protikorupčních opatření je to, že každý vedoucí zaměstnanec Software602 a.s. kvantitativně i kvalitativně vyhodnocuje plnění povinností vyplývajících z protikorupčních opatření, účinnost jejich plnění, implementaci opatření k nápravě, popřípadě navrhuje aktualizaci Etického kodexu či protikorupčních opatření.

Příloha č. 2 – Pravidla pro nakládání s dary

1. Pravidla pro nakládání s dary navazují na Etický kodex a jeho Přílohu č. 1 Základní zásady protikorupčního jednání.

2. Základní premisou je, že pro zaměstnance Software602 a.s. je nepřijatelné přijímání jakýchkoliv peněžních i věcných darů nebo jakýchkoliv jiných výhod od třetích stran stejně jako poskytování darů nebo výhod třetím stranám, vyjma případů uvedených dále v dokumentu.

3. Odpovědné osoby a zaměstnanci Software602 a.s. nesmí v souvislosti s jejich pracovními činnostmi a pracovními povinnostmi dávat nebo přijímat dary od externích subjektů ani od jejich zástupců, kdy je však třeba rozlišovat „dary“, „firemní pohostinnost“ a „reklamní předměty“.

4. Reklamními předměty se rozumí zejména reklamní zboží nebo produkty sloužící k propagačním účelům.

5. Firemní pohostinností se rozumí společenská úsluha pro klienty či obchodní partnery Software602 a.s. stran účasti na konferenci, kongresu, pracovním setkání (snídaně, oběd, večeře), vzdělávacích akcích či prezentaci služeb Software602 a.s. Compliance Manager stanoví svým rozhodnutím finanční limit pro firemní pohostinnost na osobu a akci. Pro překročení tohoto limitu je třeba si vyžádat souhlas Compliance Managera.

6. Vymezení seznamu předmětů, které jsou oprávnění odpovědné osoby a zaměstnanci Software602 a.s. přijmout stanoví svým rozhodnutím Compliance Manager. Tyto předměty musí mít přiměřenou ekonomickou hodnotu a jejich přijetí musí být s ohledem na konkrétní okolnosti případu v souladu s právními předpisy a s vnitřními předpisy Software602 a.s. In concreto se může jednat o deštník, kalendář, víno, USB klíčenka, psací potřeby, přívěsek na klíče, blok apod.

7. Odpovědné osoby a zaměstnanci Software602 a.s. a jeho Compliance Manager vedou seznam poskytnutých darů.