Jak to ale udělat správně, abyste splňovali veškeré zákonné povinnosti? Situace se liší podle toho, k jaké dani se podnikatel hlásí. Pokud jde o podnikatele, který si vede pouze daňovou evidenci či není účetní jednotkou podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví. Tito podnikatelé musí archivovat pouze takové dokumenty, které jsou potřebné k případné daňové kontroly. Zpravidla je musí uchovávat po dobu tří let ode dne, kdy uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání. V případě, že podnikatel uplatňuje daňovou ztrátu, se doba archivace účetních dokladů může prodloužit až na deset let.
U podnikatelů, kteří spadají do povinnosti platit DPH, je doba povinné archivace účetních dokladů 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Zákon o DPH také určuje podmínky pro elektronické uchovávání daňových dokladů, přičemž daňový doklad umožňuje převádět z listinné podoby do elektronické a naopak. V elektronické podobě musí být uchovány prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat a elektronicky musí být uchovávána i data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.
Jak zajistit věrohodnost elektronicky archivovaných dokladů?
Pokud podnikatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, musí finančnímu úřadu zajistit přístup k těmto dokladům a možnost je stahovat a používat. Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze zajistit uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou pečetí nebo elektronickou výměnou informací (EDI), pokud dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Účetní jednotky musí uchovávat daňové doklady podle zákona o účetnictví po dobu 10 let. Jde o účetní uzávěrky a výroční zprávy společností. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy se archivují po dobu 5 let. Trochu jiná situace nastává v případě archivace daňových dokladů u podnikatelů, kteří jsou zároveň zaměstnavateli. Na ně se vztahují archivační lhůty podle předpisů sociálního zabezpečení a zákoníku práce. Podle nich musí archivovat stejnopisy evidenčních listů po dobu tří kalendářních roků po roce, kterého se týkají.
Lhůt je příliš mnoho, pohlídat je může Sofa
U adresátů pobírajících starobní důchod se musí mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění vedené v evidenci zaměstnavatele archivovat po dobu 10 let následujících po roce, kdy zaměstnanec začal tento důchod čerpat. Tato zkrácená lhůta se nevztahuje na invalidní důchod. Mzdové listy se dokonce archivují 45 let od roku, jehož se týkají, účetní záznamy pak po dobu pěti let. Na obchodní korporace a družstva se váže povinnost archivovat některé dokumenty podle zákona o archivnictví i desítky let. Jde o zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací a organizační řády a schémata, ale i výroční zprávy, zápasy z jednání statutárních orgánu a další.
Povinností archovace dokumentů pro právnické osoby je opravdu hodně, a ne vždy lze jednoduše odpovědět na otázku, jak dlouhá lhůta pro archivaci je nutná v konkrétním případě. Společnosti by si tak měly vypracovat interní směrnici pro oběh, zpracování a archivaci dokladů pro svoji vlastní potřebu, aby se vyhnuly případným sankcím ze strany finančního nebo jiných úřadů. Nebo využít chytrých aplikací pro oběh, schvalování, podepisování a archivaci dokumentů jako Sofa, která si lhůty pro archivaci jednotlivých druhů dokumentů pohlídá a v pravý čas provede jejich skartaci.
