Čísla mluví jasně, díky komunikaci prostřednictvím datové schránky lze měsíčně uspořit desítky procent nákladů. Při podpisu klasické smlouvy se její doručení v rámci krátkých vzdáleností obvykle řeší kurýrem, v případě větších vzdáleností poštou v podobě doporučené zásilky s dodejkou. V obou případech se cena za doručení pohybuje v řádu vyšších desítek korun. Odeslání tzv. komerční zprávy prostřednictvím datové schránky je přitom zpoplatněno částkou 10 Kč. Pokud tedy firma podepíše smlouvu elektronicky a doručí ji protistraně datovkou, pohybuje se měsíční úspora nákladů v řádech vyšších desítek procent, nemluvě o značné úspoře času.
V průběhu let byla na trh uvedena řada aplikací, které uživatelům a společnostem práci s datovými schránkami velmi usnadňují. Dostupné jsou jak bezplatné aplikace nabízející napojení datové schránky a příjem i odesílání, tak zpoplatněná profesionální řešení, která uživatelům poskytují mnoho dalších funkcí navíc, jako je například aplikace Sofa. Jde například o pokročilé nastavení, kdo k nim může přistupovat a na jaké úrovni, dále možnost automatické distribuce datových zpráv na další oddělení či konkrétní zaměstnance v rámci firemní struktury. Zajistit mohou rovněž bezproblémovou obsluhu několika datových schránek najednou či hromadné odesílání datových zpráv včetně jejich archivace, což datové schránky standardně bezplatně neumožňují.
Zájem o vylepšenou obsluhu datových schránek strmě stoupá
Od roku 2022 sledujeme výrazný nárůst poptávky po vylepšené obsluze datových schránek. Například za první kvartál letošního roku vzrostla ve srovnání se stejným obdobím předchozího roku o 360 %. Podobný vývoj evidujeme také u dalších služeb, jako je elektronické podepisování či digitalizace procesů. Ekonomická krize, která byla způsobená mimo jiné i válkou na Ukrajině, digitalizaci paradoxně nahrává. Firmy tím totiž šetří náklady a současně se soustředí na zefektivnění procesů, čímž zvyšují svůj vlastní výkon. Navíc správnou a profesionálně provedenou digitalizací firma zvyšuje svou tržní hodnotu.
Velkým benefitem je možnost obsluhy více schránek současně či dlouhodobá archivace datových zpráv. To oceňují například účetní firmy, které standardně obsluhují až stovky datových schránek svých klientů, či advokátních kanceláře, jež komunikují výlučně přes datové schránky a současně potřebují datové zprávy archivovat i řadu let, díky táhnoucím se soudním sporům. Standardní datová schránka maže zprávy po 90 dnech.
Patrný je také nárůst poptávky od velkých korporací, které potřebují workflow přijatých datových zpráv z časových důvodů efektivně automatizovat. Mnoho z nich posílá klientům datovou schránkou i faktury, čímž eliminují možnost, že se faktura někde ztratí či založí. Dalším příkladem jsou firmy s velkým počtem zaměstnanců. Prostřednictvím datové schránky lze řešit neschopenku zaměstnance, kterou je možné díky nastavení automaticky odeslat na mzdové i personální oddělení a zároveň na správu sociálního zabezpečení.
