Elektronické uzavírání smluv

Digitalizace, Podepisování
8 minut čtení

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Právnicky řečeno, smlouvou projevují strany vůli zřídit mezi sebou závazek a řídit se jím. Jde tedy o dohodu, ze které jejím účastníkům plynou různá práva a povinnosti. Pokud jde o okamžik uzavření smlouvy, zákon říká, že smlouva je uzavřena, jakmile si strany ujednaly její obsah. Forma uzavření smlouvy (s výjimkou zákonem stanovených specifických případů) pak může být v podstatě jakákoliv. Když si tedy například přijdete do pekařství pro chleba, uzavíráte s pekařem kupní smlouvu a ani by vás nenapadlo mezi s sebou cokoli podepisovat.

Někdy však uzavíráme smlouvy, kde jde o mnohem důležitější a hodnotnější plnění, a je proto třeba všechna práva a povinnosti jednoznačně sepsat, aby se vyloučily příští spory. Smlouva se typicky sepíše na počítači, strany si ji mezi sebou několikrát e-mailem vymění, než doladí finální znění, a pak nastává okamžik podpisu. Všechno doposud proběhlo elektronicky, tak proč ne i poslední krok?

V českém právním prostředí rozlišujeme čtyři typy elektronických podpisů – prostý, zaručený, uznávaný a kvalifikovaný. Nejvyšší míru zabezpečení poskytuje podpis kvalifikovaný, proto jej povinně užívají orgány veřejné moci, naopak podpis prostý poskytuje podepisujícímu míru ochrany nejnižší. Jak to funguje v praxi?

Uzavření smlouvy e-mailem

Je důležité uvědomit si, že uvedení jména a příjmení na konci e-mailu má charakter tzv. prostého elektronického podpisu a v soukromoprávní komunikaci může potvrzovat projev vaší vůle se stejnými účinky, jako by šlo o vlastnoruční podpis na papíře. V praxi asi nikoho nepřekvapí, že pár dní od obdržení e-mailu „Potvrzuji Vaši objednávku na 20 lahví vína. Jan Novák, vinařství XY“ mu víno skutečně dojde domů i bez vlastnoručně podepsané smlouvy. Teoreticky však lze takto uzavřít třeba i smlouvu o zápůjčce několika set tisíc Kč. Stačilo by napsat např. „Se smlouvou v přiloženém znění souhlasím. Petr Fišer, jednatel Služby, s.r.o.“.

Uzavírání smluv pouhým textem v e-mailu má ale řadu slabin. V praxi totiž může být velmi obtížně prokazatelné, že odesilatelem e-mailu skutečně byla osoba v něm podepsaná (třeba jednatel společnosti z výše uvedeného příkladu), a ne někdo jiný. Zákon dále u některých typů smluv (např. u nájmu bytu nebo obchodního zastoupení) vyžaduje písemnou formu. Podle § 562 odst. 1 občanského zákoníku je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Tedy teoreticky i prostřednictvím e-mailu. Zejména vyšší soudy jsou však v některých případech striktnější než zákon a pro zachování písemné formy jim prostý elektronický podpis uvedený v e-mailu nestačí. Takový e-mail pak nepovažují za dokument v písemné formě.

Podpisy na smlouvě naskenované

Velmi oblíbeným způsobem podepisování smluv na dálku je praxe, kdy jedna ze stran smlouvu vytiskne, podepíše ji a následně pošle e-mailem druhé straně, která stejným způsobem připojí svůj podpis. Takový postup vyvolává větší pocit jistoty než pouhý text v patičce e-mailu. Z pohledu zákonné klasifikace elektronických podpisů jde ale taktéž o prostý elektronický podpis. Oba postupy jsou tak vlastně ekvivalentní. Výhodou naskenování vlastnoručního podpisu může být o něco lepší důkazní situace v případě sporu. Ani v tomhle případě však není míra zabezpečení příliš vysoká. Představme si například nepoctivého zaměstnance, který s využitím e-mailu jednatele objednává pro vlastní potřebu jménem společnosti různé zboží. Najít na jiném dokumentu obraz vlastnoručního podpisu tohoto jednatele a vložit jej do smlouvy ve formátu .pdf pro něj nebude o mnoho obtížnější než použít e-mail s patičkou obsahující jednatelovo jméno.

Podepisování smlouvy zaručeným nebo uznávaným elektronickým podpisem

Zaručené a uznávané elektronické podpisy jsou vždy založeny na certifikátu, tedy určitém souboru dat pro vytváření elektronických podpisů, která podepisující osoba může s vysokou úrovní důvěry použít pod svou výhradní kontrolou. Zaručené podpisy jsou založeny na komerčním certifikátu (technické řešení podpisu tak garantuje konkrétní komerční poskytovatel) a jejich využití je zpravidla jednodušší. Kvalifikované certifikáty můžou poskytovat jen státem aprobované certifikační autority a pro jejich získání musíte běžně na začátku fyzicky prokázat svou totožnost (v ČR typicky na CzechPointu).

Využití takových podpisů má oproti výše popsaným postupům několik zásadních výhod. Uznávané i zaručené podpisy musejí být především jednoznačně spojeny s podepisující osobou a umožňovat její identifikaci a zároveň chránit podepsaný dokument před následnými změnami. Poslední zmíněná vlastnost je výrazným bezpečnostním benefitem i oproti smlouvám uzavíraným na papíře, protože eliminuje riziko, že by někdo např. smlouvu následně rozešil a některé stránky vyměnil.

Elektronický dokument podepsaný takovými elektronickými podpisy nadto bezpečně splňuje požadavky na písemnou formu právního jednání, a to i z pohledu soudů. Lze jej tak bez obav použít i v případech, kde zákon písemnou formu výslovně vyžaduje.

Jak nejlíp postupovat?

Tradiční závěr mnoha článků k této problematice říká, že výběr podpisu je třeba přizpůsobit důležitosti dokumentu – čím důležitější dokument je, tím bezpečnější formu podpisu byste měli použít. V každodenním provozu ale není vždy snadné pokaždé posuzovat důležitost smlouvy ani dohlédnout všech možných důsledků, které její uzavření může přinést. Proto doporučuji ustálit firemní praxi tak, aby se smlouvy podepisovaly standardně alespoň zaručenými elektronickými podpisy.

Mgr. Jiří Pour, advokát a partner v advokátní kanceláři coLEGAL

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Z pera podnikatele: Systémové otázky ohledně archívu pana exministra

Z pera podnikatele: Systémové otázky ohledně archívu pana exministra

Minimálně 25 kilometrů musí urazit zaměstnanci Fakultní nemocnice Královské Vinohrady, aby se dostali do svého archivu. Nebojte se, tento článek není o kauze exministra zdravotnictví, ale o souvisejících věcech, na které se nikdo nezeptal.

Elektronické uzavírání smluv a soudní dokazování

Elektronické uzavírání smluv a soudní dokazování

Smlouvu můžeme dle právní úpravy uzavřít jakoukoliv formou. Z pohledu právní jistoty je ale samozřejmě nejbezpečnější forma písemná, ať už zhmotněná na papíře, nebo v elektronické podobě.

6 + 2 bezpapírové vychytávky Filipa Kukly

6 + 2 bezpapírové vychytávky Filipa Kukly

Říká se o něm, že jako takový „český Chopin“, ale klavírista Ivo Kahánek má raději české interprety. Za své poslední album koncertů Dvořáka a Martinů získal důležité mezinárodní ocenění. Jak vlastně umělci řeší komunikaci s úřady a byrokracii, která se nevyhne nikomu? Dává přednost tištěným časopisům nebo online zpravodajství? A jakou šanci dává Česku ve snaze dohnat v digitalizaci státní správy Estonsko? Na to všechno jsme se zeptali v naší pravidelné rubrice.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze!