Jednoduchá obsluha datových schránek s důvěryhodnou archivací
DATOVÁ SCHRÁNKA V KAPSE
Online aplikace Sofa umí bezpečně vyzvedávat i odesílat datovky z datových schránek vaší organizace a to i automatizovaně v předem nastavených časových intervalech. Hlavními výhodami jsou snadné ovládání stejné jako u e‑mailů a procesní agendy pro práci s datovými zprávami.
Dlouhodobá archivace
Už nemusíte hlídat 90 dní, vaše zprávy jsou archivované a kdykoliv dohledatelné.
Hromadné odesílání
Zprávy můžete kdykoliv odesílat rovnou ze Sofy a to klidně na více příjemců (hromadné odesílání).
Pokročilá nastavení
Můžete kdykoliv nastavit oprávnění uživatelům a stejně jednoduše ho i kdykoliv zrušit.
Zpracování a workflow
Své zprávy můžete ihned poslat do procesu ke schválení (např. pokuty), odpovídat nebo archivovat.
Více schránek
Můžete mít napojených klidně více datových schránek, všechny se vám průběžně aktualizují.
Automatické zpracování
Zprávy mohou rovnou chodit na určité uživatele anebo skupiny, např. účetní anebo právníky.
Funkce a výhody propojení datových schránek s aplikací Sofa
Snadné ovládání i práce jako s emaily
Vyberte si čas, kdy se vám budou automaticky stahovat datové zprávy. Následně s nimi pracujte v prostředí na které jste zvyklí například z vaší emailové schránky.
Archivace datových zpráv
Archivujte legislativně správně jak přílohy, tak i samotné zprávy. V digitálním archivu SmartSafe jsou všechny dokumenty opečovávány dle eIDAS.
Poslání datové zprávy
Pomocí této agendy zažádejte o odeslání datové zprávy osobu, která je kompetentní a má přístup do datové schránky.
Správa a automatizace datových schránek
U všech datových schránek, které potřebujete obsluhovat, můžete nastavit pravidelné intervaly, kdy se mají datové zprávy stahovat přímo na dashboard pracovního stolu. Sofa zároveň rozešle emailové notifikace osobám, které jsou obsluhou datových schránek v organizaci pověřeny.
Novinka
Hromadné odesílání datových zpráv na více schránek
Funkci hromadného odesílání datových zpráv oceníte především ve chvíli, kdy potřebujete odeslat stejnou datovou zprávu na větší množství adresátů. Odesíláte-li například dodatek ke smlouvě všem vašim partnerům nebo změnu obchodních podmínek svým klientům hromadné odeslání datové zprávy pro vás bude záležitostí na jeden klik a ne hodiny času, případně peněz, pokud odeíláte komunikaci poštou. Standardní služby pro Datové schránky tuto funkci běžně nenabízejí a je nutné datovou zprávu odesílat každému jednomu uživateli zvlášť. Tuto funkci nabízí nyní právě aplikace Sofa.
Novinka
Nastavení oprávnění
Nyní můžete nastavit oprávnění jen pro čtení datových zpráv, ale i zpracovatel datové zprávy. Takové oprávnění umožňuje poslat zprávu do procesu například ke schválení, zaúčtování anebo do archivu. Skvělá funkce je i předání datové zprávy celé skupině, například managementu, právníkům nebo třeba řidičům firemních automobilů. Navíc je zde možnost spravovat i více datových schránek bez nutnosti se mezi nimi přepínat.
