Když se řekne datová schránka
Než se pustíme do konkrétních rad, jak datovku obsluhovat snáz, je na místě si připomenout, o co vlastně jde. Datová schránka je nástroj určený pro komunikaci s úřady, subjekty veřejné správy a dalšími institucemi, firmami nebo občany. Prostřednictvím datové schránky mezi sebou mohou komunikovat právnické i fyzické osoby, používat ji musí i všechny úřady.
Mezi její výhody patří například fakt, že korespondenci vyřídíte kdykoli, nemusíte totiž brát ohled na úřední hodiny instituce. Ušetříte také na poštovném a doručení dokumentu snadno prokážete. Na druhou stranu si musíte hlídat její obsah, každá písemnost doručená do datové schránky se totiž po 10 dnech považuje za doručenou. Komunikace mimo státní správu není zcela zdarma, stejně tak si připlatíte za opakovanou obnovu hesla, když přihlašovací údaje zapomenete víc než jednou.
Velmi zjednodušeně se dá říct, že funguje jako e-mail, její obsluha je ale ve srovnání s e-mailem o něco náročnější. Musí to tak ale být? Díky online aplikaci Sofa a dalším produktům od 602 ne!
Co získáte k obsluze datovek s produkty od 602?
- Neomezenou archivaci datových zpráv
- Možnost obsluhy více datovek
- Přijímání i odesílání zpráv v jednom prostředí
- Nastavení oprávnění pro přístup do datovky během chvilky, stejně rychle ho i zrušíte
- Možnost poslat datovku ke schválení
- Funkce hromadného odesílání
Jak na obsluhu datovky snadno?
U 602 si můžete vybrat ze dvou aplikací. První z nich se jmenuje Signer a jde o ideální řešení pro OSVČ, jednotlivce a malé kanceláře. V jedné aplikaci můžete obsluhovat datovku, podepisovat dokumenty kvalifikovaným elektronickým podpisem, ověřovat dokumenty, zvládnete i vzdálený podpis nebo podpis PDF dokumentů. Velkou výhodou je integrace do Microsoft 365.
Druhou možností je aplikace Sofa, která umí bezpečně vyzvedávat i odesílat datovky z datových schránek vaší organizace, a to i automatizovaně v předem nastavených časových intervalech. Hlavními výhodami jsou snadné ovládání stejné jako u e‑mailů a procesní agendy pro práci s datovými zprávami. Co z toho plyne pro vás?
- Snadnější ovládání datovky, které bude stejně jednoduché, jako u e-mailu
- Archivace datových zpráv
- Možnost požádat o odeslání datové zprávy osobu, která je kompetentní a má přístup do datové schránky
- Správa a automatizace datových schránek
- Můžete nastavovat oprávnění.
Kromě správy datovky vám aplikace nabídne i řadu dalších připravených agend pro to, co schvalujete nejčastěji. Může jít o hromadný podpis, kompletní záznamy o schvalování smluv až do jejich podpisu, faktury, řízení elektronického podpisu dokumentů interně i s obchodními partnery apod.
