Nepořádek v dokumentech?

Nevěšte hlavu, tímto způsobem řeší ukládání dokumentů naprostá většina Čechů. Zhruba jen pětina využívá cloudové služby, jejichž prostřednictvím se můžou dostat ke svým dokumentům odkudkoli, kde je přístup k internetu. Češi jsou vůči cloudu nedůvěřiví, obávají se především špatného zabezpečení svých dat a průniku hackerů. Často také neumějí s cloudem pracovat a domnívají se, že by to pro ně bylo příliš složité. Přitom opak je pravdou. Místo neustálého nošení notebooku nebo pevného úložného disku stačí mít u sebe tablet, mobil, nebo zkrátka využít jakékoli bezpečné zařízení připojené k internetu, k němuž se zrovna dostanete.

A teď si představte, že byste se takto nedostávali pouze ke svým dokumentům, ale mohli tak řešit běžnou firemní administrativu. Úplně stejně, jako kdybyste seděli v kanceláři. Cloud sám o sobě totiž úplně neřeší všechna úskalí oběhu a zpracování dokumentů v rámci firmy, úřadu či nějaké jiné organizace. Umí to ale chytrá aplikace, která je na cloudu postavená: Sofa. Je to vlastně taková malá kancelář ve vašem mobilu, tabletu, notebooku nebo počítači, kterou si s sebou nosíte, ať už jdete kamkoli. Umožní vám prohlížet, upravovat, zasílat ke schválení nebo schvalovat a elektronicky podepisovat takřka všechny druhy firemních dokumentů a poté je rovnou dlouhodobě a kvalitně archivovat.

Jak to funguje? Představte si třeba takovou naprostou triviálnost, jakou je žádanka o dovolenku. Zřejmě ji u vás ve firmě vypisujete ručně na papírový formulář a poté předáváte Office manažerce. Předpokládá se, že tak učiníte sami fyzicky přímo v kanceláři, papír předáte a sekretářka ho posune dál ke schválení a poté zaeviduje a archivuje. Příliš mnoho zbytečných kroků oproti tomu, kdy stačí několikrát kliknout myší nebo naťukat prstem na displeji chytrého telefonu. Prostřednictvím Sofa se totiž takové žádanky vyplňují a podávají elektronicky a opravdu k tomu stačí třeba mobilní telefon a internetové připojení. A je jedno, kde se zrovna nacházíte. Stejně tak elektronicky probíhá schvalování žádanky a vyrozumění žadateli, ale i její evidence a archivace, ba dokonce i skartace.

Žádanky jsou jednoduchý příklad, ale stejně tak to funguje i u sepisování, schvalování a podepisování smluv nebo vyřizování faktur. Veškeré úpravy smluv se dají vyřešit elektronicky, s jasným přehledem o tom, kdo a kdy udělal nějakou změnu a kdo ji schválil. Finální schvalování je otázkou několika kliků, podpis se vyřeší elektronicky a přes Sofa se taková smlouva dá i odeslat prostřednictvím firemní datové schránky.

Úřadujte třeba v dopravní zácpě

To, co byste za normálních okolností museli dělat v kanceláři a potřebovali k tomu firemní razítko, propisku a šanon, vyřídíte klidně při čekání v dopravní zácpě nebo cestou na schůzku s klientem. Jednoduše, digitálně, bez zdržování a na několik kliknutí. Opravdu k tomu stačí třeba i jenom telefon, protože Sofa je jako aplikace integrovatelná do všech chytrých zařízení. Představuje zabezpečený oběh dokumentů mezi všemi autorizovanými představiteli organizace a každému umožní nahlížet a nakládat jen s těmi dokumenty, k nimž má nastavena práva. Jiná privilegia tak může mít jednatel firmy a jiná běžný zaměstnanec. Práva se samozřejmě dají jednoduše a rychle měnit podle potřeby – na dálku a třeba i hromadně víc lidem najednou.

Pokud jste se dosud topili v horách papíru a váš pracovní stůl vypadal pomalu jako pobočka sběrných surovin, se Sofa vám bude stačit opravdu jenom notebook nebo počítač. Odpadává nejen fyzické razítkování a podepisování smluv či objednávek, ale i jejich složité archivování v zaprášených šanonech, které zabírají stále víc místa. Navíc elektronickou archivací se Sofa vyřešíte i náročné podmínky evropského nařízení eIDAS pro správné archivování dokumentů. V Sofa máte uložené certifikáty pro elektronický podpis, takže odpadá přemýšlení, kam jste si uložili token nebo jiný fyzický prostředek své osobní identifikace při elektronickém podepisování. Zkrátka je to aplikace, ve které máte vše, co potřebujete pro plnohodnotné fungování jako v kanceláři, a přitom do kanceláře chodit nemusíte.

Tak ji zkuste a dejte vale nepořádku v dokumentech – možná přijdete na to, že tiskárnu zase až tak moc nepotřebujete a náklady na tisk a papír se dají využít účelněji.