Délka uchovávání, způsoby archivace a pravidla skartace se řídí zákonnými požadavky, které zajistí bezpečnost dat a splnění všech povinností při kontrolách finančního úřadu.
Co je mzdový list?
Mzdový list je dokument, který obsahuje informace o příjmech, odvodech a dalších náležitostech spojených se mzdou konkrétního zaměstnance za určité období. Slouží jako důležitý podklad pro stanovení důchodu, kontrolu odvádění daní a sociálního pojištění. Obsahuje jméno zaměstnance, rodné číslo, částku hrubé mzdy, odvody na daně a pojištění a další související údaje.
Zákonná lhůta pro archivaci
Délka uchovávání mzdových listů je v ČR stanovena zákonem. Podle novely zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, je zaměstnavatel povinen uchovávat mzdové listy po dobu 45 let. Tato doba byla prodloužena od 1. ledna 2023, aby reflektovala prodlužující se důchodový věk a potřebu delšího uchovávání dat pro plánování důchodu.
Archivace papírových mzdových listů
Při archivaci papírových dokumentů je nutné zajistit, aby nedošlo k jejich poškození, ztrátě nebo znehodnocení. Důležité faktory:
- Ochrana před vyblednutím: Používejte kvalitní papír a inkoust, který vydrží po celou dobu archivace.
- Bezpečné uložení: Dokumenty by měly být uloženy v suchých, tmavých a stabilních podmínkách, aby nedošlo k jejich poškození vlhkostí nebo plísní.
- Ochrana proti požáru: Archivní místnost by měla být vybavena protipožárním systémem.
Kolik šanonů potřebujete? Pro archivaci mzdových listů 50 zaměstnanců za jeden rok je zapotřebí přibližně 2 šanony (při předpokladu, že jeden šanon pojme 25 zaměstnanců).
Elektronická archivace mzdových listů
Moderním způsobem archivace mzdových listů je jejich elektronická forma, která přináší řadu výhod. Elektronické dokumenty mohou být chráněny hesly a zabezpečovacími certifikáty, což zvyšuje bezpečnost a kontrolu přístupu. Pro zachování dlouhodobé právní platnosti je nutné dokumenty opatřit elektronickými časovými razítky, která je třeba každých pět let obnovit. Chytré digitální archivy tento proces zvládají automaticky, takže se uživatelé nemusí o nic starat. Další výhodou je možnost pravidelného zálohování – data lze bezpečně uložit na externí disky, servery nebo do cloudu, čímž se minimalizuje riziko jejich ztráty.
Možnosti skartace
Po uplynutí zákonné lhůty 45 let mohou být mzdové listy skartovány. Skartace může probíhat několika způsoby:
- Papírová skartace: Dokumenty jsou mechanicky zničeny speciálními skartovacími stroji.
- Elektronická skartace: Elektronické soubory jsou nenávratně vymazány pomocí specializovaného softwaru.
Důležité je vystavit protokol o skartaci, který může sloužit jako důkaz při případné kontrole.
Kontrola finančního úřadu
Při kontrole finančního úřadu má zaměstnavatel povinnost předložit veškeré dokumenty související se mzdami. Kontrola obvykle zahrnuje ověření správnosti odvodů na daně a pojištění, porovnání údajů uvedených na mzdových listech s účetní evidencí a také přezkoumání toho, zda jsou všechny dokumenty archivovány v souladu s platnými zákonnými požadavky. Pokud využíváte elektronickou archivaci, je nezbytné, aby všechny dokumenty byly opatřeny platnými časovými razítky a řádně zabezpečeny proti neoprávněnému přístupu. Doporučuje se mít všechny potřebné podklady připravené předem, aby mohla kontrola proběhnout hladce a bez zbytečných komplikací.
Závěr
Archivace mzdových listů je zásadní povinností každého zaměstnavatele. Ať už se rozhodnete pro papírovou nebo elektronickou formu, je důležité dbát na bezpečnost a splnění zákonných požadavků. Správně provedená archivace nejen ochrání důležitá data, ale také usnadní případné kontroly a zajistí klidný chod organizace.
