Se smlouvami už nemusíme jezdit za partnery

Podepisování, Workflow
03. prosince 2021, 4 minuty čtení

Podepisování smluv s obchodními partnery se Petrovi stalo noční můrou. Kvůli koronaviru mu rušili jednu schůzku za druhou a zasílání parafovaných dokumentů kurýry se prodražovalo.

Petr je manažer jedné středně velké technologické firmy z Prahy. Má podpisové právo k uzavírání smluv s obchodními partnery a do loňského jara neměl problém uzavírat kontrakty. S příchodem pandemie koronaviru se ale situace výrazně zhoršila. Kvůli lockdownům, karanténám, obavám partnerů z nákazy a všeobecnému přechodu na online komunikaci se podepisování smluv výrazně zkomplikovalo. Firma dosud veškeré kontrakty a další důležité dokumenty podepisovala v papírové podobě klasicky propiskou a razítkovala standardním razítkem. To ovšem už nebylo možné, protože to celý proces neúměrně protahovalo.

Před pandemií stačilo domluvit schůzku s pracovním obědem v lepší restauraci v centru města a v rámci schůzky smlouvu podepsat. Jenže obchodní partneři, stejně jako Petrova firma, zásadně zpřísnili pravidla pro všechny své zaměstnance a setkávání mimo firmu omezili na minimum. Smlouvy se musely zasílat kurýrem nebo poštou a vše se neúměrně protahovalo. Někdy přišla smlouva do sídla partnerské společnosti, ale odpovědný manažer byl v karanténě nebo na home office, nebo se kvůli zdlouhavému lockdownu přesunul na chalupu a pracoval na dálku. Takové průtahy si ale Petrova společnost nemohla dovolit.

Jak do interního systému dostat externí firmu?

Už dříve v kanceláři řešili otázku elektronického oběhu dokumentů a s pandemií tato potřeba gradovala. Nakonec se rozhodli pro komplexnější řešení, které nabízí kromě oběhu také schvalování, elektronické podepisování a archivování. Hodně jim to usnadnilo práci: i když většina zaměstnanců zůstávala na home office, mohli se všemi potřebnými dokumenty nakládat stejně, jako kdyby byli v kanceláři. Petr si kladl otázku, jak zajistit, aby smlouvu, kterou v jejich firemním systému schválí a elektronicky podepíšou, mohla podepsat i protistrana, která stejný systém nepoužívá. A našel řešení.

Aplikace Sofa, kterou jeho firma používá, totiž umožňuje zaslat smlouvu v elektronické podobě e-mailem adresátovi, který nemá přístup do systému. Ten se při elektronickém podpisu dokumentu může identifikovat například prostřednictvím BankID a poté podepsanou smlouvu odeslat e-mailem zpět. A to prakticky odkudkoli i prostřednictvím svého mobilního telefonu. Petr může tutéž smlouvu přijmout a nechat elektronicky archivovat třeba také z mobilu. Žádné zdržování, složité vyjednávání, jak si předat papírový dokument a kam a jak ho vlastně poslat. A hlavně je ve všem naprostý pořádek.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů