Do konferenčního centra Microsoft budovy Delta na pražské Brumlovce se v pátek 22. května sešla víc než stovka HR manažerů a manažerek napříč různými obory, aby se seznámila s nejnovějšími trendy v technologiích, automatizaci, představách generace Z o zaměstnání, ale také o využití elektronického podpisu v HR. To vše pod taktovkou Martina Vondrouše, šéfa našeho obchodního týmu, který celou akcí provázel jako moderátor.
Pozor na to, co svěřujete AI. Můžete porušit GDPR
Začali jsme hned zostra, tématem využití umělé inteligence v HR z pohledu práva. Jak totiž v úvodní přednášce upozornil Jakub Málek, Managing Partner advokátní kanceláře Peyton Legal, při zavádění umělé inteligence do HR procesů je třeba myslet na dodržení veškerých zákonů týkajících se osobních a autorských práv, GDPR a dalších nařízení. Firma by si také měla dopředu ujasnit, zda bude používat veřejné jazykové modely a jaké informace jim svěří, nebo zda použije interní jazykový model fungující jen v rámci její interní sítě. A tak jako v kyberbezpečnosti je podle Málka důležité zaměstnance neustále školit, jak AI používat a co s ní určitě nedělat.
Petra Kubita Nulíčková, HR manažerka ze společnosti Pale Fire Capital navázala neméně zajímavou přednáškou, jak zaujmout náborovými kampaněmi adepty z generace Z. Jde o mladé lidi narozené mezi lety 1996 a 2012, kteří takřka vše řeší online a notebooky a počítače používají výhradně k práci a pouze v pracovní době. Jinak jsou v podstatě nalepeni na svém mobilním telefonu, a pokud tomu firma nepřizpůsobí svoji pracovní nabídku, má prostě smůlu. Stejně tak ve chvíli, kdy HR oddělení není schopno v relativně krátké době zájemci o zaměstnání sdělit, jak dopadl na pohovoru a proč případně neuspěl.
Přerazítkování dokumentů v archivu? Sofa to udělá za vás
Na co všechno se dá použít elektronický podpis, ale také pečeť či časové razítko v HR, prozradil ve své prezentaci Pavel Salava, Digital HR Business Development Manager v naší šestsetdvojce. Představil aplikaci Sofa, která představuje komplexní bezpapírovou práci s dokumenty, včetně jejich vytváření, podpisu, doručení a archivace. Věděli jste například, že elektronicky podepsaný dokument musíte v závislosti na jeho typu po uplynutí určité lhůty „přerazítkovat“, abyste zachovali jeho platnost? Sofa na to myslí za vás a provede to automaticky.
Propojení nástrojů Software602 a aplikace SAP pro využití HR oddělení firem představila Jana Benáková, Business and Marketing Director ze společnosti Success Solutions. Jak prakticky předvedla na demo ukázce aplikace SAP SuccessFactors, lze v ní efektivně tvořit a distribuovat HR dokumenty, ale lze do ní rovněž efektivně integrovat elektronické podepisování od šestsetdvojky, kdy uživatel jedním kliknutím plynule přechází do prostředí Sofa a parafuje potřebné dokumenty. To vše při zachování bezpečnosti a opakovaném potvrzování totožnosti podepisujícího.
Jak digitalizovat HR při zachování duše firmy?
Michaela Sekaninová, Head of People ve společnosti Easy Software, představila svoji vizi Kultury 2.0, jak digitalizovat HR procesy a neztratit přitom duši firmy. Popsala, jak v Easy
Softwaru zaváděli moderní technologie a automatizaci, aniž by došlo k odosobnění a ztrátě firemní kultury či jejích hodnot. Firma má například zavedenu funkci jakéhosi ombudsmana, s nímž můžou zaměstnanci řešit svoje osobní pocity a situace, které nemusí nutně souviset přímo z pracovními povinnostmi. Michaela Sekaninová popsala způsob, jakým se Easy Softwaru podařilo vytvořit zaměstnaneckou zkušenost podporující transparentnost, inovace a týmovou spolupráci.
Po krátké obědové přestávce přišla prezentace Davida Sommera, specialisty organizace a interních procesů ve společnosti Sconto Nábytek, který popsal, jak a proč zaváděli kompletní digitalizaci HR agend a na co by si je třeba při těchto procesech dávat pozor. Přechod na plně bezpapírové řešení byl podle jeho slov sice těžký, ale firmě se vyplatil, byť zavádění této novinky nebylo zrovna lehké a přesvědčit zaměstnance, aby přešli od zavedené praxe k novým postupům, dalo poměrně dost práce.
Podepisovat pracovní smlouvy lze i přes BankID
Obchodní ředitel Bankovní identity Robert Brokl se na samý závěr konference pustil do tématu, jak využít BankID pro podpis pracovněprávní dokumentace se zaměstnanci. Pro tuto příležitost existuje služba BankID Sign, díky níž lze zjednodušit a urychlit administrativní procesy ve firmách a institucích, a to nejen při nástupu nových zaměstnanců, ale i při podepisování pracovních smluv a dalších dokumentů. Uživatel se přitom identifikuje přes internetové bankovnictví svojí banky, což je jeden z nejčastěji využívaných autentizátorů pro přístup k digitálním službám, jako jsou datové schránky či portály občana.
Zajímavé a mnohdy inspirativní dotazy, které mohli účastníci konference klást po každé prezentaci prostřednictvím internetové aplikace Slido (v níž si také při přednášce Davida Sommera živě zahlasovali), konferenci hodně oživily a nadhodily řadu témat, k nimž se určitě vrátíme na dalším ročníku této akce příští rok.
