Ještě nedávno však tato firma stála před vážným rozhodnutím. Konkurence začala ve velkém budovat pobočky v každém kraji, aby mohla osobními náběry zvýšit počet dodaných zaměstnanců, zatímco NSE Solutions se utápěla v papírové administrativě. Čtyři pětiny pracovní doby její pracovníci věnovali zpracování dokumentů. Firma se pomalu stávala nekonkurenční a přebujelá administrativa jí svazovala ruce. A pak přišlo vysvobození v podobě aplikace Sofa.
Jak se NSE Solutions podařilo radikálně snížit čas věnovaný zpracování dokumentů a využít vlastní pracovníky pro aktivity s vyšší přidanou hodnotou? Právě o tom přednášela Adéla Lélyová, Process Manager společnosti NSE Solutions, 1. října na naší Business Breakfast v hotelu Holiday Inn na pražském Vyšehradě. Ve svém vystoupení detailně popsala cestu firmy od stovek ručně zpracovávaných listin k plně digitálnímu onboardingu právě pomocí platformy Sofa.
Administrativní past: 300 dokumentů měsíčně a hodiny u skeneru
Společnost NSE Solutions se zaměřuje na personální outsourcing, škálování personálních oddělení a nábor zaměstnanců. Ačkoliv má centrálu v Jindřichově Hradci, její týmy působí v šesti krajích České republiky. S rostoucím objemem zakázek však začala narážet na kapacitní limity tradičního papírového zpracování.
Při průměrném počtu 30 až 40 nástupů nových pracovníků měsíčně museli personalisté s každým nováčkem podepsat sedm až devět různých dokumentů. V součtu šlo o zhruba 300 papírových smluv a formulářů za měsíc, které bylo nutné vytisknout, osobně podepsat, naskenovat, pojmenovat a manuálně zaevidovat.
„Jen naskenování a pojmenování dokumentu po podepsání zabralo šikovnému člověku v administrativě zhruba 15 minut. Byla to z našeho pohledu naprosto neefektivní práce bez jakékoliv přidané hodnoty,“ vysvětlila v prezentaci Adéla Lélyová. „Věděli jsme, že pokud chceme dál růst a nestavět kancelář jen na administrativních pracovnících, musíme tento proces zásadně proměnit.“
Kromě vysoké časové náročnosti a rizika chybovosti bylo klíčovou výzvou také pokrytí regionů. Společnost potřebovala nástroj, který by umožnil dokumenty posílat na dálku bez nutnosti cokoliv instalovat, ale zároveň dovolil zachovat lidský kontakt. „Pro nás je extrémně důležité zachovat osobní přístup a s každým zájemcem se vidět. Chtěli jsme mít možnost vzít tablet nebo notebook, dojet třeba do Ústí nad Labem a tam na místě bez složitého připojování smlouvy podepsat,“zdůraznila Lélyová.
Od podcastu k ostrému provozu během jednoho měsíce
K výběru nástroje Sofa vedla poměrně neobvyklá náhoda. „Jela jsem zrovna autem z práce a poslouchala podcast na Českém rozhlase Plus. Zazněla tam reklama od Software602 na digitální office. Řekla jsem si: ‚To je přesně to, co potřebujeme.‘ Hned druhý den jsem zvedla telefon, spojila se se Zdeňkem Bernardem ze Software602 a do měsíce jsme byli v Sofě,“ popsala s úsměvem začátky spolupráce.
NSE Solutions se často orientuje na pozice v dělnických profesích (tzv. modré límečky). U těchto kandidátů nelze předpokládat vlastnictví kvalifikovaného elektronického certifikátu ani pokročilé technické znalosti. Řešení proto muselo být intuitivní, okamžitě srozumitelné a snadno ovladatelné přímo z mobilního telefonu.
Jak vypadá náborový proces v praxi
Díky nasazení aplikace Sofa dnes celý onboarding probíhá hladce a v několika propojených krocích. Uchazeč ještě před podpisem vyplní online dotazník přímo v rozhraní Sofy, nejčastěji na svém chytrém telefonu. Personalisté tak získají veškeré přesné údaje předem a nemusí data luštit z papírů či zjišťovat po telefonu. Na základě dat z dotazníku systém vygeneruje potřebné smlouvy z předdefinované nabídky zhruba 15 standardizovaných elektronických šablon.
Personalista projde se zaměstnancem podmínky smlouvy na tabletu nebo počítači. Uchazeči už dnes na digitální formu reagují velmi přirozeně a oceňují, že jim kopie následně zůstává v e‑mailu. Personalista za NSE Solutions dokument podepíše kvalifikovaným certifikátem. Zaměstnanci dorazí e‑mailem odkaz a autorizační SMS kód. Celé podepsání trvá 30 sekund až minutu. Celá složka dokumentů se ihned po podepsání archivuje a postupuje mzdové účetní k zaevidování.
„Není to o tom, že bychom člověku jen poslali devět dokumentů do mailu se vzkazem ‚podepiš a pošli zpět‘,“ podotkla Adéla Lélyová. „Všechno s ním projdeme, vysvětlíme mu jednotlivé body a až poté dochází k autorizaci přes SMS, což zvládne 99 % lidí bez zaváhání.“
Přínosy nad rámec smluv: datové schránky i běžná agenda
Zavedení elektronického podpisu přineslo NSE Solutions nejen obrovskou úsporu času a snížení chybovosti, ale i nečekané výhody v dalších oblastech. Propojení Sofy s datovými schránkami usnadnilo každodenní komunikaci s úřady práce či exekutory, přičemž do schránky má přehledný přístup celý oprávněný tým. U stávajících zaměstnanců již není nutné kvůli dodatkům či výkazům jezdit do kanceláře; vše lze podepsat na dálku během okamžiku. Možnost podepisovat certifikáty byla rozšířena i mezi konzultanty napříč dalšími agendami společnosti.
Realita implementace: Na co si dát pozor
Adéla Lélyová otevřeně popsala i úskalí, na která v praxi narazili. Prvním z nich byla nutnost změnit zažitý návyk na fyzické šanony. „Pro mě osobně bylo na začátku nejtěžší to, že ten papír prostě fyzicky v ruce nemáte. Byli jsme zvyklí vzít si složku, prolistovat ji a zkontrolovat. Chvíli trvalo zvyknout si, že všechno funguje čistě digitálně a nic se neděje,“přiznala.
Firma musela počítat i s výjimkami – například u kandidátů, kteří nevlastní mobilní telefon či e‑mailovou adresu, je stále nutné mít v záloze papírovou variantu. Stejně tak je třeba pamatovat na to, že elektronické dokumenty s časovým razítkem nelze antidatovat.
Zajímavou zkušeností byl také střet s úřední praxí: „Před rokem či dvěma jsme naráželi na to, že někteří úředníci na úřadech práce koukali na digitálně podepsanou smlouvu bez klasického razítka velmi nedůvěřivě,“ uvedla Lélyová. „Byli jsme v roli edukátorů, kteří museli vysvětlovat, že elektronický podpis má plnou legislativní oporu. Dnes už je situace podstatně lepší.“
Vstup personalistů do 21. století
Přechod na platformu Sofa potvrdil, že digitalizace personálních procesů je životaschopná i v oborech s vysokou fluktuací a převahou manuálních pracovníků. „Pro naši firmu to byl jednoznačný krok správným směrem. Posunulo nás to do 21. století, kde už papír prostě potřeba nebude, ať chceme, nebo ne,“ uzavřela své vystoupení na Business Breakfast Adéla Lélyová.
