Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.
Respektive stačit může, ale je to velmi nepraktické. Vezměme si přípravu smlouvy s novým klientem. Kolikrát si obchodník vymění pracovní verzi smlouvy s právníkem, než je vypilovaná do detailů a připravená k podepsání? Kolik e-mailů si kvůli tomu vymění? Kolikrát přeukládají týž dokument pod různými názvy? Pravda, můžou si ho nasdílet přes nějaké veřejné úložiště. Ale ve finále ho stejně musí nějakým způsobem odsouhlasit vedení firmy a poté je ho třeba podepsat. Takže další e-maily, případně telefony, osobní jednání, podepisování propiskou a razítkování… Nemluvě o nutnosti jít osobně do kanceláře smlouvu vyřídit.
Proč to dělat složitě, když to jde jednoduše?
Co kdyby se všechny tyto kroky integrovaly do jediné online aplikace, kterou lze používat na jakémkoli chytrém zařízení a odkudkoli? To není žádné fantazírování, taková aplikace skutečně existuje. Jmenuje se Sofa a zásadně vám usnadní práci. Vyhnete se díky ní nepřehledné smršti e-mailů, protože zajistí interní oběh dokumentů po firmě, aniž by se kdokoli musel zvedat ze židle nebo složitě stahoval a přeukládal různé verze dokumentů. Do Sofy se dají nahrát a spravovat certifikáty pro elektronický podpis, takže firma nemusí utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k jejich uchování. Tato jediná aplikace zajistí oběh dokumentů s workflow k schvalování smluv, ale i schvalování žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow, ať jste vy nebo vaši zaměstnanci v kanceláři, na home office nebo služební cestě.
Sofa se dá jednoduše administrovat a vzdáleně na ní lze upravovat práva jednotlivých uživatelů, takže například nehrozí zneužití v případě, že některý zaměstnanec musí firmu opustit, nebo ji lze znepřístupnit dlouhodobě absentujícím, ať již z jakéhokoli důvodu. Uživatelé s právem k různým druhům elektronických podpisů si jednoduše vyberou typ podpisu a certifikát k podepsání toho kterého dokumentu. Všechny dokumenty se pak automaticky archivují v souladu s požadavky evropského nařízení eIDAS.
