Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Podepisování, Workflow
14. května 2021, 4 minuty čtení

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Respektive stačit může, ale je to velmi nepraktické. Vezměme si přípravu smlouvy s novým klientem. Kolikrát si obchodník vymění pracovní verzi smlouvy s právníkem, než je vypilovaná do detailů a připravená k podepsání? Kolik e-mailů si kvůli tomu vymění? Kolikrát přeukládají týž dokument pod různými názvy? Pravda, můžou si ho nasdílet přes nějaké veřejné úložiště. Ale ve finále ho stejně musí nějakým způsobem odsouhlasit vedení firmy a poté je ho třeba podepsat. Takže další e-maily, případně telefony, osobní jednání, podepisování propiskou a razítkování… Nemluvě o nutnosti jít osobně do kanceláře smlouvu vyřídit.

Proč to dělat složitě, když to jde jednoduše?

Co kdyby se všechny tyto kroky integrovaly do jediné online aplikace, kterou lze používat na jakémkoli chytrém zařízení a odkudkoli? To není žádné fantazírování, taková aplikace skutečně existuje. Jmenuje se Sofa a zásadně vám usnadní práci. Vyhnete se díky ní nepřehledné smršti e-mailů, protože zajistí interní oběh dokumentů po firmě, aniž by se kdokoli musel zvedat ze židle nebo složitě stahoval a přeukládal různé verze dokumentů. Do Sofy se dají nahrát a spravovat certifikáty pro elektronický podpis, takže firma nemusí utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k jejich uchování. Tato jediná aplikace zajistí oběh dokumentů s workflow k schvalování smluv, ale i schvalování žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow, ať jste vy nebo vaši zaměstnanci v kanceláři, na home office nebo služební cestě.

Sofa se dá jednoduše administrovat a vzdáleně na ní lze upravovat práva jednotlivých uživatelů, takže například nehrozí zneužití v případě, že některý zaměstnanec musí firmu opustit, nebo ji lze znepřístupnit dlouhodobě absentujícím, ať již z jakéhokoli důvodu. Uživatelé s právem k různým druhům elektronických podpisů si jednoduše vyberou typ podpisu a certifikát k podepsání toho kterého dokumentu. Všechny dokumenty se pak automaticky archivují v souladu s požadavky evropského nařízení eIDAS.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Spolupráce s Gordic: ePodpisy, ePečetě a časová razítka

Spolupráce s Gordic: ePodpisy, ePečetě a časová razítka

Klienti společnosti Gordic se díky certifikovanému partnerství se Software602 obejdou při kvalifikovaném elektronickém podepisování bez tokenů nebo čipových karet. Uživatelé informačního systému GINIS nyní mohou podepisovat a pečetit jednodušeji a levněji.

Sofa umí podepisovat už i ve Wordu

Sofa umí podepisovat už i ve Wordu

Představte si službu, díky níž můžete na počítači napsat smlouvu nebo jiný dokument a rovnou ji v tom samém textovém editoru elektronicky podepsat a odeslat ke schválení a podpisu druhé straně. Utopie? Nikoli.

Naše řešení fungují, proto o ně má zájem i konkurence

Naše řešení fungují, proto o ně má zájem i konkurence

Pokud chcete vědět cokoliv o eGovernmentu, zeptejte se Jana Frka, zástupce ředitele divize eGovernment v 602ce. My jsme se však zeptali i na chytrou domácnost, kterou si vyladil až k dokonalosti. A jelikož patří mezi 2 % nejinteligentnějších lidí na světě, nemohli jsme začít ničím jiným.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.