Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Podepisování, Workflow
14. května 2021, 4 minuty čtení

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Respektive stačit může, ale je to velmi nepraktické. Vezměme si přípravu smlouvy s novým klientem. Kolikrát si obchodník vymění pracovní verzi smlouvy s právníkem, než je vypilovaná do detailů a připravená k podepsání? Kolik e-mailů si kvůli tomu vymění? Kolikrát přeukládají týž dokument pod různými názvy? Pravda, můžou si ho nasdílet přes nějaké veřejné úložiště. Ale ve finále ho stejně musí nějakým způsobem odsouhlasit vedení firmy a poté je ho třeba podepsat. Takže další e-maily, případně telefony, osobní jednání, podepisování propiskou a razítkování… Nemluvě o nutnosti jít osobně do kanceláře smlouvu vyřídit.

Proč to dělat složitě, když to jde jednoduše?

Co kdyby se všechny tyto kroky integrovaly do jediné online aplikace, kterou lze používat na jakémkoli chytrém zařízení a odkudkoli? To není žádné fantazírování, taková aplikace skutečně existuje. Jmenuje se Sofa a zásadně vám usnadní práci. Vyhnete se díky ní nepřehledné smršti e-mailů, protože zajistí interní oběh dokumentů po firmě, aniž by se kdokoli musel zvedat ze židle nebo složitě stahoval a přeukládal různé verze dokumentů. Do Sofy se dají nahrát a spravovat certifikáty pro elektronický podpis, takže firma nemusí utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k jejich uchování. Tato jediná aplikace zajistí oběh dokumentů s workflow k schvalování smluv, ale i schvalování žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow, ať jste vy nebo vaši zaměstnanci v kanceláři, na home office nebo služební cestě.

Sofa se dá jednoduše administrovat a vzdáleně na ní lze upravovat práva jednotlivých uživatelů, takže například nehrozí zneužití v případě, že některý zaměstnanec musí firmu opustit, nebo ji lze znepřístupnit dlouhodobě absentujícím, ať již z jakéhokoli důvodu. Uživatelé s právem k různým druhům elektronických podpisů si jednoduše vyberou typ podpisu a certifikát k podepsání toho kterého dokumentu. Všechny dokumenty se pak automaticky archivují v souladu s požadavky evropského nařízení eIDAS.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů