Naštěstí ano. Zbavit se v HR papírování je lákavá výzva, která je díky nové legislativě na dosah. Díky digitalizaci! Ta mění způsob, jakým lidské zdroje (HR) fungují, a to rychlým tempem. Že nevíte, o čem je řeč? Pak čtěte dál! Dozvíte se, co je ta digitalizace zač, jaké jsou její výhody, mýty s ní spojené a kroky k úspěšné implementaci.
Co je digitalizace a proč je důležitá?
Digitalizace znamená přechod od papírových dokumentů a manuálních procesů k elektronickým formám a automatizaci. To umožní firmám zefektivnit své pracovní postupy, ušetřit čas a snížit náklady. V HR je digitalizace klíčová, protože umožňuje rychlejší zpracování dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, výplatní lístky, žádosti o dovolenou a další.
Jaké benefity nám digitalizace HR přináší a proč se do ní pustit?
Digitalizace HR přináší několik zásadních výhod. První z nich je úspora času a nákladů, protože elektronické dokumenty není třeba tisknout, skenovat ani fyzicky doručovat. Zaměstnanci je mohou snadno podepsat a odeslat online, čímž se šetří čas i finanční prostředky. Další výhodou je nižší chybovost – automatizace výrazně snižuje riziko lidských chyb při zpracování dokumentů, protože data se přebírají přímo z personálních systémů a jsou tak přesnější. Digitalizace má i ekologický přínos – snižuje se spotřeba papíru i tonerů, což pomáhá chránit životní prostředí. V neposlední řadě se zlepšuje přístupnost a bezpečnost dat: dokumenty jsou snadno dohledatelné v digitálních archivech a díky elektronickým podpisům a šifrování je zajištěna jejich autenticita a ochrana.
Jak s digitalizací HR začít?
Zavádění digitalizace v oblasti HR je proces, který vyžaduje pečlivé plánování a nelze ho uspěchat. Důležité je postupovat krok za krokem a začít například pilotním projektem, v rámci kterého se zaměříte na jeden typ dokumentu nebo konkrétní proces. Ten si důkladně otestujete, optimalizujete a teprve poté přejdete k dalším oblastem. Klíčovým krokem je také výběr vhodné aplikace – měla by být spolehlivá, bezpečná a snadno použitelná. Je důležité, aby podporovala šifrování dat a umožňovala vedení auditní stopy. Neméně důležitý je onboarding a školení zaměstnanců. Ti by měli nový systém dobře chápat a umět ho efektivně používat, proto je nezbytné zajistit jim kvalitní školení a průběžnou podporu. Digitalizace není jednorázová záležitost – je potřeba pravidelně monitorovat efektivitu zavedených procesů a podle potřeby je upravovat a optimalizovat tak, aby odpovídaly aktuálním potřebám organizace.
Jaké druhy HR dokumentů jsou pro digitalizaci jako stvořené?
Kdo se v HR pohybuje, ten ví, že existuje celá řada HR dokumentů. Mezi ty, které jsou vhodné pro digitalizaci patří:
V oblasti HR existuje mnoho typů dokumentů, které jsou ideálními kandidáty pro digitalizaci. Mezi nejčastější patří pracovní smlouvy a jejich dodatky – díky elektronickému podpisu je možné je podepisovat rychle a bezpečně, bez nutnosti fyzického kontaktu. Další běžně digitalizovanou oblastí jsou výplatní lístky, jejichž elektronická podoba výrazně zjednodušuje distribuci a snižuje náklady spojené s tiskem a doručováním. Velkým přínosem je také digitalizace žádostí o dovolenou nebo pracovní cesty, které lze snadno podat a schválit online, čímž se celý proces výrazně urychlí. Významnou roli hrají také zaměstnanecké webové portály, které poskytují pracovníkům přístup k důležitým informacím a dokumentům kdykoli a odkudkoli. Nezbytnou součástí digitálního prostředí je i elektronické podepisování, které zaručuje právní platnost dokumentů a současně zjednodušuje administrativu.
Jaké jsou právní aspekty digitalizace?
Elektronické dokumenty a elektronické podpisy mají stejnou právní váhu jako papírové dokumenty. Evropské směrnice a české zákony zaručují, že digitální dokumenty jsou právně závazné, právní předpisy elektronický podpis uznávají a považují ho za rovnocenný tradičnímu ručnímu podpisu.
Mýty spojené s digitalizací
Digitalizace je nový proces, kterému mnozí pořád ještě nedůvěřují. Na vině mohou být mýty, které ji obestírají. Mezi ty nejčastější patří:
- Elektronické podepisování dokumentů je složité. Opak je ale pravdou, moderní aplikace jsou navržené tak, aby se daly snadno ovládat a byly uživatelsky přívětivé.
- Data nejsou v bezpečí. Pravdou je, že elektronické dokumenty chrání šifrování a auditní stopy, které zaručují jejich bezpečnost.
- Úřady elektronické dokumenty podle mnoha lidí neakceptují. Ve skutečnosti ale mají elektronické dokumenty stejnou právní platnost jako ty papírové a úřady je akceptují.
- Obavy z nových technologií, kterým se ale dá předcházet pomocí důkladného školení a podporou.
Podtrženo, sečteno: Digitalizace je dnes v moderní firmě velkým pomocníkem
Digitalizace HR je pro dnešní moderní firmy nezbytná, tedy pokud chtějí pracovat efektivně a být konkurenceschopní. Přináší celou řadu výhod, od úspory času a nákladů po zvýšení bezpečnosti a ekologických přínosů. Implementace digitalizace vyžaduje pečlivé plánování, výběr správných nástrojů a důkladné školení zaměstnanců. Firmy, které se pro tento krok rozhodnou, budou připraveny na budoucnost a o několik kroků napřed.
