Elektronický podpis v HR

Elektronický podpis pracovních smluv se zaměstnanci

Podepisujte nejen pracovní smlouvy, ale veškeré HR dokumenty na dálku elektronickým podpisem v souladu s aktuální právní úpravou. Zaměstnanec podepíše jednoduše pomocí BankID SIGN, certifikátem nebo SMS.

Výhody elektronického podpisu pracovněprávní dokumentace s řešením od Software602

Snadný a rychlý podpis zaměstnancem

Import dat z HR systémů a Microsoft Entra ID

Kvalifikovaný elektronický podpis ze strany zaměstnavatele

Elektronický podpis dokumentů se stávajícími zaměstnanci i uchazeči

Jak probíhá podpis pracovněprávní dokumentace

Elektronický podpis pracovněprávní dokumentace má svá specifika.

Příprava a odeslání smlouvy k podpisu

Zaměstnanec se přihlásí do zabezpečeného portálu 2 faktorovou autentizací

Zaměstnanec zkontroluje a podepíše dokument zaručeným elektronickým podpisem (např. pomocí BankID)

Zaměstnavatel podepíše dokument kvalifikovanným elektronickým podpisem a automaticky je připojeno časové razítko

Obě strany obdrží kopii a smlouva je uložena do elektronické složky zaměstnance, pro zajištění právní váhy

Chcete vyzkoušet profesionální podepisování pro celou firmu?

Vyzkoušet na 30 dní zdarma

Zrychlete a zabezpečte HR procesy s elektronickým podpisem bez papírování.

Příprava dokumentu

Příprava dokumentů pomocí šablon a schvalovací proces

Dokumenty je možné generovat z předpřipravených šablon, které mohou automaticky doplňovat údaje z HR systému, čímž se minimalizují chyby a zrychluje celý proces. Po vytvoření dokument prochází schvalovacím workflow, kde mohou odpovědné osoby dokument revidovat a schválit.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Jako zaměstnavatel podepisujte kvalifikovaně

Použití kvalifikovaného elektronického podpisu zaměstnavatelem zajišťuje nejvyšší úroveň právní jistoty a důvěryhodnosti dokumentů. Tento podpis je v souladu s nařízením eIDAS a má stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis.

Vyzkoušet elektronický podpis

Příprava dokumentu

Import dat z HR systémů a Microsoft Entra ID

Integrace s HR systémy a Microsoft Entra ID umožňuje automatický import dat, což zrychluje přípravu dokumentů a minimalizuje administrativní zátěž. Díky propojení se zaměstnaneckými databázemi jsou smlouvy a další dokumenty předvyplněné správnými údaji, čímž se eliminuje manuální zadávání a snižuje riziko chyb. Tento proces zajišťuje nejen vyšší efektivitu, ale také konzistenci a bezpečnost při práci s citlivými zaměstnaneckými daty.

Naši klienti

Případové studie

Neměňte svůj ekosystém.  Vylepšete ho s integrací našich služeb.

Zdokumentované API umožňuje snadnou integraci na vaše stávající systému, včetně nastavení schvalovacích a podepisovacích workflow přímo z vašich systémů. Podporuje vzdálený elektronický podpis a zajišťuje dlouhodobý důvěryhodný archiv. Navíc máme připravené projektové integrace na Helios, SAP, Cornerstone, Microsoft a další systémy.

Více o možnostech integrace

stáhněte si e‑book

Digitalizace HR v praxi: co ukazují data z českých firem

Zjistěte, jak jsou na tom české firmy s digitalizací HR a kde mají největší prostor ke zlepšení. Náš e‑book přináší unikátní data z průzkumu Ipsos mezi 500 zaměstnanci, zkušenosti odborníků, právní pohled i případové studie firem. Na 47 stranách najdete praktické tipy pro onboarding, nábor, školení a schvalování dokumentů i checklisty, které vám pomohou začít s digitalizací bez zbytečných chyb a papírování.

Časté dotazy

Ano, pracovní smlouvu i další HR dokumenty můžete se zaměstnancem podepsat elektronicky na dálku. Zaměstnanec dokument podepíše například pomocí BankID SIGN, certifikátu nebo SMS a zaměstnavatel může použít kvalifikovaný elektronický podpis.

Elektronický podpis pracovní smlouvy začíná přípravou a odesláním dokumentu k podpisu. Zaměstnanec se přihlásí do zabezpečeného portálu pomocí dvoufaktorové autentizace, dokument zkontroluje a podepíše. Zaměstnavatel následně připojí kvalifikovaný elektronický podpis a časové razítko.

Ano, zaměstnanec může pracovní smlouvu podepsat pomocí BankID SIGN. Podepsání probíhá online, takže není nutné dokument tisknout, skenovat ani posílat poštou.

U pracovněprávní dokumentace Software602 pracuje s kvalifikovaným elektronickým podpisem na straně zaměstnavatele. Kvalifikovaný elektronický podpis má podle eIDAS stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis a poskytuje nejvyšší úroveň právní jistoty.

Ano, elektronické podepisování pracovních smluv lze propojit s HR systémy i Microsoft Entra ID. Data se mohou do dokumentů automaticky doplňovat ze zaměstnaneckých databází, což zrychluje přípravu smluv a snižuje riziko ruční chyby.

Po elektronickém podpisu obě strany obdrží kopii a smlouva se uloží do elektronické složky zaměstnance. Dokumenty lze zároveň ukládat do dlouhodobého důvěryhodného archivu, aby si firma udržela pořádek v HR dokumentaci i její právní váhu.

Pro více informací nám neváhejte napsat nebo zavolat

Nechte nám na sebe kontakt. Ozveme se Vám a naše produkty představíme po videohovoru nebo přímo u vás v organizaci. Poradíme, jak je můžete integrovat do organizace.