Dokument málokdy žije sám o sobě. Někdo ho připraví, někdo připomínkuje, někdo schválí, někdo podepíše, někdo odešle a někdo ho bude za rok hledat v archivu.
Když elektronický podpis řeší jen poslední krok, mnoho práce okolo zůstává stejné. Lidé dál stahují přílohy z e-mailu, ukládají soubory na disk, převádějí dokumenty ručně do PDF, přeposílají verze mezi kolegy a dohledávají, kdo má být na řadě.
Sofa jde jinou cestou. Přivádí podpis do míst, kde dokument skutečně vzniká a obíhá: do Outlooku, Wordu a Excelu. A když samotný podpis nestačí, dokument může pokračovat přes SignPoint, datovou zprávu, archiv nebo navazující agendu.
To je důvod, proč elektronický podpis ve firmách nefunguje jen jako „digitální náhrada propisky“. Funguje jako způsob, jak zkrátit celý oběh dokumentu.
Podepisujte rovnou z Outlooku
Outlook je místo, kde dokument často začíná svou cestu. Přijde jako příloha. Někdo ho má podepsat, poslat kolegovi, vrátit protistraně nebo předat dál.
S doplňkem Sofa se v Outlooku zpřístupní SignPoint. Soubory v Microsoft Outlook lze podepisovat prostřednictvím agendy SignPoint, která se otevírá přes doplněk Sofa 365 Bridge pro Outlook.
V praxi to znamená jednoduchý postup: otevřete e-mail, vyberete přílohu, zpracujete ji přes Sofa a po podpisu ji můžete vložit zpět do odpovědi. Dokumentace k rozhraní dokumentů popisuje přímo scénář, kdy se z doručené zprávy v Outlooku vyberou soubory z přílohy, na místě se převedou do PDF, podepíšou a vloží do odpovědi.
To je konkrétní rozdíl oproti ručnímu postupu. Dokument nemusí nejdřív skončit v lokální složce. Uživatel nemusí přemýšlet, jak se soubor jmenoval po stažení a jestli do odpovědi přiložil správnou verzi. Podepsaná příloha se vrací přímo do e-mailové komunikace, ze které přišla.
Jak se podepisuje ve Wordu a Excelu
Ve Wordu a Excelu dokument často vzniká nebo se naposledy upravuje. Proto dává smysl, aby se podepisování spouštělo přímo odsud.
Po instalaci doplňku se na kartě Domů objeví sekce Sofa s tlačítkem Sofa. Po kliknutí se v pravé části okna otevře panel Sofa s funkcemi pro zpracování aktuálně načteného dokumentu.
Jednou z možností je Podepsat jako PDF. Sofa otevře SignPoint a načte do něj aktuální dokument převedený do PDF. Pokud tedy pracujete s dokumentem ve Wordu nebo sešitem v Excelu, Sofa ho před podpisem konvertuje do PDF, protože podepisování probíhá nad PDF dokumentem.
Doplněk umí s aktuálně otevřeným dokumentem pracovat i bez předchozího podpisu. Dokument lze například předat do vybrané agendy nebo po podpisu stáhnout jako podepsaný dokument do zařízení.
Pro uživatele je důležité hlavně pořadí práce: dokument dokončím ve Wordu nebo Excelu, otevřu panel Sofa, převedu do PDF, podepíšu a pokračuji dál. Nemusím nejdřív ukládat kopii na disk, otevírat samostatné prostředí a dokument znovu nahrávat.
Jak to funguje s uživateli v Microsoft 365
Pro firmu nebo úřad není důležité jen to, co vidí uživatel. Důležitá je i správa přístupů.
Integrace Sofa do Microsoft 365 počítá se synchronizací uživatelů organizace z Microsoft Entra do Sofa. Cílem je zpřístupnit procesy Sofa přímo v aplikacích Microsoft 365, například tak, aby uživatel napsal dokument ve Wordu a mohl ho rovnou podepsat přes Sofa. Stejné prostředí může být dostupné také v Teams a SharePointu.
To je praktické zejména pro organizace, které už Microsoft používají jako hlavní pracovní prostředí. Nemusí lidem stavět další oddělený svět vedle nástrojů, ve kterých tráví den. Uživatelé se přidávají přes Entra ID a pracují v aplikacích, které znají.
McDonald’s: smlouvy z týdnů na hodiny
McDonald’s v České republice a na Slovensku řešil papírové podepisování smluv a dalších dokumentů s licenčními partnery. Proces zabíral dny až týdny a komplikoval práci napříč odděleními i samotným franšízantům. Do schvalování smluv vstupovalo právní oddělení, franšízové oddělení, finance, jednatelé i partner.
Po přechodu na Sofa se schvalování a podepisování smluv zkrátilo z dnů a týdnů na hodiny, v extrémních případech i na minuty. Manažeři nemusí kvůli podpisům cestovat za licenčními partnery, tisknout dokumenty ani je posílat poštou. Podepisovat a schvalovat mohou odkudkoliv, včetně restaurace mezi schůzkami.
Tohle je důkaz, že elektronický podpis neřeší jen samotné podepsání. Řeší celý oběh dokumentu: kdo ho má schválit, kdo ho má podepsat, kde dokument právě je a jak se po podpisu bezpečně uloží.
Co z toho plyne pro firmy, které používají Microsoft
Pokud už vaše organizace pracuje v Microsoft 365, není potřeba vymýšlet podepisování jako samostatný proces mimo každodenní nástroje.
V Outlooku se pracuje s přílohami, které přicházejí od kolegů a protistran. Ve Wordu a Excelu vznikají dokumenty, které mají projít podpisem. V Teams a SharePointu se dokumenty sdílejí a řeší v týmech. Sofa se do tohoto prostředí připojuje tak, aby dokument mohl pokračovat dál bez zbytečného přenášení mezi systémy.
Z praktického pohledu to znamená: dokument z e-mailu lze podepsat a vrátit do odpovědi. Dokument ve Wordu nebo Excelu lze převést do PDF a podepsat přes SignPoint. Dokumenty mohou jít do podpisového koloběhu pro interní nebo externí podepisující. Podepsané dokumenty lze archivovat, ověřovat a dál s nimi pracovat.
Elektronický podpis má fungovat tam, kde pracujete
Elektronické podepisování dává smysl tehdy, když se napojí na skutečný život dokumentu. Na jeho vznik, úpravu, schválení, podpis, odeslání i uložení.
Proto jsme Sofu přivedli do Microsoft 365. Do Outlooku pro práci s přílohami. Do Wordu a Excelu pro dokumenty, které právě vznikají. Do prostředí identit Microsoft Entra pro jednodušší správu uživatelů. A do SignPointu pro situace, kdy podpis potřebuje jasnou cestu, více lidí nebo protistranu.
McDonald’s ukazuje, že elektronické podepisování dokáže zkrátit smluvní proces z týdnů na hodiny. Metrostav ukazuje, že digitálně lze obsloužit agendy tisíců zaměstnanců a propojit podpisy s personálními systémy, formuláři i archivem.
A přesně to je hlavní pointa: elektronický podpis není konec práce s dokumentem. Je to jeden z kroků v dobře nastavené dokumentové cestě.
Chcete podepisovat přímo z Outlooku, Wordu nebo Excelu?
Ukážeme vám, jak může Sofa zapadnout do vašeho Microsoft 365, jak funguje podepisování v Outlooku, Wordu a Excelu a jak dokumenty napojit na SignPoint, datové zprávy, archivaci i správu uživatelů přes Microsoft Entra ID.
Co vám přinese elektronický podpis od Software602
- Podpis přímo z Outlooku. Z doručené zprávy vyberete přílohu, převedete ji do PDF, podepíšete a vložíte rovnou do odpovědi. Dokument zůstává v kontextu původní komunikace.
- Podpis přímo z Wordu a Excelu. Dokument, na kterém právě pracujete, můžete převést do PDF, podepsat a uložit jako podepsaný výstup přímo z aplikace Microsoft 365.
- SignPoint pro jeden i více podpisů. Dokument nebo celou skupinu dokumentů může podepsat jeden nebo více podepisujících. Podepisovat mohou lidé z organizace i externí protistrany.
- Kvalifikovaný podpis bez starostí s certifikátem. SignPoint pracuje s kvalifikovaným podpisovým certifikátem uloženým ve vzdáleném HSM úložišti. Podepisovat tak lze z PC, Macu, iOS i Androidu, bez fyzické klíčenky.
- Datové schránky ve stejném prostředí. Součástí Sofa je práce s datovými schránkami a procesy pro datové zprávy. Podepsaný dokument tak nemusí končit v e-mailu.
- Archiv a dlouhodobá platnost. Sofa pracuje s dlouhodobým archivem podepsaných dokumentů, kontrolou platnosti a obnovou časových razítek po dobu životnosti dokumentů.
- Napojení na Microsoft Entra ID. Sofa umí synchronizovat uživatele organizace v Microsoft Entra s uživateli Sofa a zpřístupnit procesy Sofa přímo v aplikacích Microsoft 365.