To nám šetří čas i finance, jen je třeba vědět, jak na to. Někdy je zapotřebí datovka, jindy stačí komunikovat prostřednictvím e-mailu. Jenže jak dokumenty v takovém případě podepsat? Čtěte dál, poradíme vám, jak na to.
Bez elektronického podpisu to nepůjde
E-mail je skvělá věc, nesplňuje ale právní požadavky na způsob doručení většiny písemností, které se úřadům posílají. Problém je v tom, že příjemce nikdy nemá jistotu, zda e-mail skutečně odeslal člověk, za kterého se pisatel vydává. Zatracovat ho ale jen kvůli tomu by bylo zbytečné, v mnoha případech stačí odesílaný dokument opatřit uznávaným elektronickým podpisem, a to ideálně s kvalifikovaným časovým razítkem. Další možností pak je jeho zaslání přes datovou schránku, která sama o sobě funguje jako doklad totožnosti odesílatele.
Když se řekne elektronický podpis
Elektronický podpis je nástroj pro identifikaci a autentizaci v prostředí internetu, který využijete v případě, že nepotřebujete potvrzení o odeslání, doručení či přečtení zprávy. Rozhodně se pod tím neukrývá nascanovaný podpis, který do dokumentu nakopírujete a vložíte, ale o kousek binárních dat, který následně přiložíte k dokumentu. Takový elektronický podpis je založený na kvalifikovaném certifikátu, o jehož vystavení musíte požádat kvalifikovanou certifikační autoritu, tedy společnost, která má svolení vydávat takové dokumenty od Ministerstva vnitra.
Když elektronický podpis získáte, musíte si jej nainstalovat do svého počítače nebo na jiné médium, které je ale třeba zajistit před zneužitím. Ne každému to vyhovuje, proto existuje ještě další řešení, díky kterému vám starosti ohledně uložení podpisu do počítače nebo jiné médium odpadnou. Jaké? Sofa 365 Bridge jako doplněk aplikace Sofa od Software602.
- Nejprve si v Outlooku načtěte zásilku, která obsahuje soubory určené k podpisu.
- Spusťte doplněk Sofa365 Bridge.
- Pokud pracujete v desktopové verzi Outlooku, na pás karet Domů se přidá tlačítko Podepsat a odpovědět. Toto tlačítko bude ale aktivní jen v případě, že otevřený e-mail obsahuje i přílohu.
- Ve webové verzi Outlooku je třeba klepnout na tlačítko Aplikace a v okně s nabídkou zvolit Sofa365 Bridge. Klepnutím na nabídku se otevře boční panel se seznamem souborů v příloze.
- Vyberte si soubory, které chcete podepsat a stiskněte tlačítko Podepsat.
- Aplikace Sofa otevře okno pro výběr podpisového certifikátu. V něm můžete ponechat nebo zrušit volbu vizualizace podpisu, upravit vzhled podpisu, a hlavně se autentizovat k vybranému certifikátu.
- Jakmile potvrdíte umístění podpisu, dokumenty se pomocí agendy SignPoint podepíšou.
- Vyčkejte na dokončení průběhu podepisování souborů a okno SignPoint poté zavřete.
- Po chvíli se otevře okno s připravenou odpovědí na výchozí zásilku, do které je jako příloha zařazen i podepsaný soubor, případně všechny podepsané soubory.
- Vy odpověď můžete upravit nebo doplnit obvyklými náležitostmi. Jakmile máte hotovo, stačí zásilku odeslat a máte hotovo.
