Problematika skladování fyzických dokumentů se řadí k nejčastějším důvodům, proč firmy přecházejí na digitální archiv. Velkou úlevu může toto řešení přinést především po finanční stránce, neboť ceny za pronájem průmyslových nemovitostí v České republice stoupají k rekordním hodnotám. Také náklady na samotný tisk desítek až stovek tisíc dokumentů představují nemalé částky, stejně jako výdaje na rozesílání. Kupříkladu stát během dvanácti let užívání datových schránek ušetřil více než 27 miliard korun a z toho 13,8 miliard korun bylo ušetřeno na poštovném. Nejde tedy o bezvýznamné částky. Společně s ekonomickým aspektem hraje stále větší roli také ekologie – digitalizace výrazně snižuje spotřebu papíru, a přispívá tak k ochraně životního prostředí. Vše tedy nasvědčuje faktu, že digitalizace archivu je nevyhnutelný krok – proč nezačít minimalizovat produkční náklady již nyní?
Přeměnu v moderní digitální společnost je možné zahájit hned – zatímco začnou fyzické dokumenty podléhat skartační lhůtě, můžete postupně snižovat svou závislost na skladech a fyzických datech. Digitální archivy fungují na elektronické bázi a nevyžadují fyzický prostor, čímž značně šetří náklady na nájem, regály, elektřinu, logistiku i údržbu prostor. Postupný přechod k digitální archivaci se může jevit jako příliš neefektivní či zdlouhavý, proto ho lze urychlit dodatečnou digitalizací starších fyzických dokumentů. Nicméně jde o nákladný postup – dá se tedy říci, že čím dříve firma začne produkovat čistě elektronické dokumenty, tím více ušetří v primárním i sekundárním smyslu.
Úbytek rutinních postupů
Jedním z přínosů digitalizace je také odklon od rutinních úkolů zaměstnanců pověřených manipulací s dokumenty a úspora jejich času. Značná flexibilita navíc zajistí i to, že není nutná fyzická přítomnost v kanceláři, stačí možnost online přístupu. Například účetní či asistentky mohou pracovat prakticky odkudkoli. Faktury je možné kontrolovat a spravovat online, možné je samozřejmě vyhledávat i v archivu. Odpovědní zaměstnanci pak mohou dokumenty schválit a podepsat z pohodlí domova. To společnosti uvítají také v případě, že s dokumentem potřebují pracovat lidé, kteří se nacházejí na odlišných místech. S digitalizací firemních procesů, odpadá nutnost fyzického doručení dokumentu ke všem zúčastněným. Procesy, které dřív trvaly i několik dnů či týdnů, se díky tomu nyní zkrátí na několik hodin nebo minut.
Zaměstnavatel tak minimalizací fyzických dokumentů ušetří čas i práci svým zaměstnancům, kteří museli velké množství smluv ručně třídit, potvrzovat, odesílat poštou a archivovat. Další výhodu představuje rychlé hledání a třídění digitálních dokumentů, jež zvyšuje produktivitu. Způsob digitální organizace rovněž eliminuje riziko ztrát či špatné zařazení dokumentu. Pokud se tyto procesy zrychlí, mohou se zaměstnanci místo rutiny věnovat rozvoji a zlepšování dalších oblastí.
Dlouhodobá ochrana dat
Digitální data je na rozdíl od vytištěných dokumentů možné jednoduše zálohovat a chránit před ztrátou nebo poškozením. Digitální transformace tak okamžitě snižuje riziko různých komplikací spojených s chybami či poškozením fyzických dat – například v případě požáru. Riziko finančních ztrát spojených s nevratným zničením důležitých dokumentů tak klesá na minimum. Nehrozí ani poškození dokumentů časem, informace zůstávají vždy čitelné a přehledné. Archivovat dnes firmy mohou pomocí cloudových aplikací, nebo mít archiv u sebe na serveru. V obou případech je samozřejmě možné průběžně vytvářet zálohu. Zároveň je však nutné si uvědomit, že digitální archivaci nelze zaměňovat s pouhým uložením na Google disk nebo Dropbox. To je častý omyl, nicméně je důležité vědět, že pro právní jistotu a udržení důkazního břemene musí být digitální dokument opatřen kvalifikovaným podpisem a časovým razítkem, které má technickou platnost 5 let. Pak je nutné se o dokument a jeho podpisy aktivně starat. O to se automaticky postará digitální archiv s tzv. aktivní péčí, která udržuje dokumenty platné dle legislativy. Stěžejní je také zabezpečení dokumentů, které Google disk ani Dropbox nejsou schopny zaručit v takové míře a mohla by tak být ohrožena citlivá data. Digitální archivy ovšem mají pokročilé zabezpečení a bezpečnostní nastavení, díky nimž lze zajistit, že k nim mají přístup pouze oprávněné osoby a jsou tak dostatečně chráněny. O tom, kdo, kdy a k jakým dokumentům přistupoval, je navíc veden přesný záznam.
Pro pochopení digitální archivace postačí jedna schůzka s jedním z našich konzultantů. Čas a investice vynaložené na implementaci digitální archivace navázané na firemní procesy se mnohonásobně vrátí v rámci úspory nákladů a zvýšení efektivity práce zaměstnanců.
Co nabízíme pro elektronickou archivaci dokumentů?
