Zachování integrity a dostupnosti elektronicky podepsaných dokumentů
Zejména pokud jde o dokumenty, které mají určitou hodnotu, jako jsou smlouvy, výkazy, různé účetní uzávěrky a různá smluvní ujednání, která jsou elektronicky podepsaná, musí být správně archivované a rychle a jednoduše vyhledatelné. Důvod je nasnadě: budeme je potřebovat pro případný audit, kontrolu nebo při dokazování v nějakém potenciálním sporu. Nebo se na ně budete potřebovat podívat po mnoha letech a budete chtít vědět, že se s dokumentem nic nestalo a nikdo s ním nemanipuloval, nic do něj nepřidával nebo neumazával.
Optimalizace archivace elektronických dokumentů pro jejich dlouhodobou správu
Způsobů archivace elektronických dokumentů je několik. Velmi často jsou uloženy v nějakém pasivním úložišti, například síťovém. Najít ho v něm ale může být zdlouhavé a také se nemůžete spolehnout na to, že ho nikdo nezměnil, je stále dobře čitelný, a tudíž právně platný. Proto se vyplatí o takto důležité dokumenty aktivně pečovat. Založil pro ně dlouhodobý digitální archiv v úložišti, které umožňuje rychlé nalezení konkrétního dokumentu, jeho dlouhodobou čitelnost, kontrolovaný přístup autorizovaných uživatelů na základě jejich role ve společnosti a práv, která jim byla udělena.
Zajištění platnosti, ověřitelnosti a dlouhodobé správy elektronických podpisů
Takový dlouhodobý digitální archiv se zároveň stará o platnost a ověřitelnost elektronických podpisů a případně i časových razítek a pečetí obsažených na dokumentu. Rovněž také o ověřitelnost identit jednotlivých smluvních stran, jejich podpisů a souhlasu, který vyjádřily s obsahem a původnosti dokumentu. O tyto informace se společnost může kdykoli v budoucnu opřít, aniž by musela řešit, že má archiv plný nepřehledných elektronických dat, která nejdou přečíst, nelze se k nim dostat nebo nelze ověřit jejich platnost, původ a integritu.
