Délka uchovávání jednotlivých dokumentů se liší v závislosti na jejich typu a platné legislativě. V tomto článku vám poskytneme přehledné informace o tom, jak dlouho je třeba uchovávat různé druhy účetních dokladů, a představíme možnosti jejich elektronické archivace.
1. Účetní doklady a záznamy
Podle zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.) je nutné uchovávat následující dokumenty:
- 5 let: účetní doklady (např. faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy), účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy. Tato lhůta začíná běžet od konce účetního období, kterého se dokumenty týkají.
- 10 let: účetní závěrky a výroční zprávy. Lhůta se počítá od konce účetního období, kterého se týkají.
2. Daňové doklady
- 10 let: daňové doklady (např. faktury) pro účely DPH. Tato povinnost platí od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
3. Mzdové listy a personální dokumentace
Archivace mzdových a personálních dokumentů se řídí zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.):
- 3 roky: stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění.
- 45 let: mzdové listy nebo jiné účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.
Elektronická archivace dokumentů
V dnešní digitální době se často využívá elektronická archivace dokumentů, která přináší řadu výhod. Umožňuje nejen rychlé vyhledávání dokumentů a účinné zabezpečení dat, ale také snižuje nároky na fyzické uložení papírových dokumentů.
Dodržování správných postupů při archivaci účetních dokladů je nezbytné pro právní jistotu a efektivní fungování vaší společnosti. Moderní elektronická řešení vám v tomto procesu mohou výrazně pomoci.
