Ty se liší podle toho, zda vedete účetnictví nebo ne, každopádně jde o papírování, které většina z nás nemá zrovna v lásce. Vyřizování dokumentů a schvalování nejrůznějších žádanek, smluv nebo faktur, dokáže pořádně otrávit den, ten, kdo to má na starosti, musí být neustále v dosahu, sedět s kolegy v kanceláři a probírat se fyzicky dokumenty, které následně buď ručně podepíše, nebo navrhne změny, které je před podpisem třeba udělat. Je to ale opravdu nutné?
Papírování už v 21. století není nutností
Ano, je to tak. Fyzicky se probírat dokumenty a ručně je podepisovat rozhodně není v dnešní době nutností, záleží ale na firmě, jak k této agendě přistoupí. Kdo si chce usnadnit život a získat možnost věnovat se důležitějším věcem, než vysedávat v kanceláři a čekat, zda někdo přinese něco k podpisu, ten může vše schvalovat elektronicky na dálku. Je přitom jedno, zda půjde o smlouvy, faktury nebo jiné dokumenty. A jak to funguje?
Stačí vám chytré řešení v podobě služby Sofa
Někoho možná napadá, že by se to všechno dalo řešit přes e-mail. Ano, dalo, ale existuje ještě jedno lepší, a hlavně chytřejší, řešení. 602 vám nabízí cloudovou službu, která se dá označit za „kancelář v kapse“. Jde o interní systém s názvem Sofa, do kterého můžete zapojit všechny vaše zaměstnance a přiřadit jim různá oprávnění.
Řadový zaměstnanec tak může dokumenty například jen číst nebo upravovat, vrcholný manager už je může i schvalovat a podepisovat. Oprávnění se dají kdykoli upravit nebo odebrat, a to i na dálku, na pár kliknutí. Dokumentace je pak uložená v cloudu, takže není závislá na firemních serverech, vy ji tak můžete využívat, ať už jste kdekoli.
Jak to vypadá v praxi?
Díky systému Sofa můžete faktury podepisovat odkudkoli a kdykoli. Nebude tak docházet k žádným prodlevám a komplikacím, jako by tomu bylo, kdyby na vás faktury čekaly v práci na stole například v době, kdy jste na dovolené nebo služební cestě.
- Elektronickou verzi faktury je třeba zavést do Sofa a zaslat ji ke schválení vybraným manažerům.
- Všichni adresáti ihned po odeslání dostanou e-mailem notifikaci.
- Následně mohou fakturu otevřít, schválit a odeslat zpět.
- Nepotřebují k tomu nic víc než počítač nebo mobil.
- U schválené faktury je vidět, kdo ji schválil a kdy.
- Schválená faktura se rovnou archivuje v důvěryhodném archivu, a to v souladu s evropským nařízením eIDAS.
- V případě potřeby ji můžete kdykoli prostřednictvím fulltextu zpětně vyhledat, stejně tak zjistíte datum podpisu i jméno toho, kdo fakturu schválil.
