Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Podepisování, Cloud
19. července 2021, 4 minuty čtení

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Odvolávat manažera z dovolené kvůli podpisu jediné, i když velmi důležité, smlouvy by bylo jistě nepatřičné. Jenže pokud jej nemůže v době jeho nepřítomnosti zastoupit někdo jiný, protože podpisové právo prostě nemá, může to znamenat vážnou komplikaci při získávání lukrativní zakázky.

Jak si tedy ohlídat, aby k takové situaci vůbec nedošlo a zároveň neblokovat klíčovým manažerům dovolenou? V době všudypřítomného internetu a chytrých zařízení přeci musí existovat možnost, jak smlouvu podepsat, aniž by se kvůli tomu muselo cestovat zpátky do kanceláře nebo se v prázdninovém resortu složitě sháněla tiskárna se skenerem.

Papírování během dovolené nepotěší asi nikoho, ale důležitý kontrakt lze vyřídit jednoduše na několik kliknutí třeba z mobilního telefonu, včetně elektronického podpisu. Právě k tomu lze využít aplikaci Sofa pro elektronický oběh dokumentů ve firmě, která představuje takovou malou kancelář ve vašem mobilu, tabletu nebo notebooku.

Dokumenty díky ní můžete upravovat, schvalovat, podepisovat a předávat k dalšímu zpracování, ale i archivovat a skartovat digitálně prakticky kdekoli, tedy jak v kanceláři, tak na home office, během služební cesty, na dovolené či mezi schůzkami v kavárně. Anebo z pláže uvedené v titulku.

Nejen podepsat, ale rovnou i archivovat

Prostřednictvím Sofa smlouvu vzdáleně nejen podepíšete, ale rovnou i archivujete. Smlouva dostane vlastní evidenční číslo a není třeba ji tisknout a ukládat do šanonů. Kdykoli je vyhledatelná, díky chytré aplikaci vzdáleně odkudkoli, a archivovaná je dle evropského nařízení eIDAS, takže splňuje veškeré legislativní požadavky na archivaci.

A jak na smlouvě zajistit podpis protistrany? Opět pomůže naše aplikace Sofa. Stačí zadat e-mailový kontakt na obchodního partnera a odeslat – smlouva mu přijde formou odkazu v tom e-mailu, takže ani není třeba používat datovou schránku.

Archivace elektronických smluv je velmi intuitivní a dobře se v ní hledá. Nemusíte znát ani evidenční číslo, ani datum uzavření kontraktu nebo konkrétní předmět smlouvy, v archivu Sofa se dá vyhledávat fulltextově pomocí klíčových slov, případně chronologicky. Velmi to usnadňuje orientaci mezi stovkami dokumentů, zvláště pak ve chvíli, kdy nejste fyzicky v kanceláři.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.