Jak správně digitalizovat a archivovat listiny?

Archivace
17. července 2020, 5 minut čtení

Správný archiv musí být přehledný, dokumenty i po letech čitelné a rychle vyhledatelné. Tedy žádné hory zaprášených šanonů, ale zdigitalizované a správně elektronicky uspořádané dokumenty, ideálně s možností vzdáleného přístupu.

Hrabat se v dnešní době v papírovém archivu je naprostý lapsus, i když řada účetních stále ještě nedá dopustit na „staré dobré“ šanony. V těch se ale obvykle vyzná právě jen účetní, který je plní, což je problém, pokud onemocní nebo odjede na delší dovolenou. A celofiremní archiv smluv a dalších dokumentů? V tom jsou jednotlivé položky většinou nedohledatelné. Přitom konkrétní dokument potřebujete právě teď, a ne až za pár hodin nebo dní. Každý dokument by tak ideálně měl být uchovaný v elektronické podobě – i když do firmy přišel fyzicky jako papírový.

Digitalizujte, digitalizujte, digitalizujte!

Základem přehledného a dobře fungujícího archivu je tedy digitalizace. Ostatně, vždyť všechny dokumenty nejprve vznikají elektronicky – dopisy, smlouvy, faktury… Teprve poté se tisknou, podepisují, razítkují a zasílají. Nebo se paradoxně znovu skenují a převádějí do elektronické podoby, aby mohly být zaslány e-mailem nebo datovou schránkou. Tak proč je zbytečně skladovat v tištěné podobě v šanonech, když už je máte i v elektronické podobě? Stačí jen zvolit správný systém pro jejich oběh firmou a elektronickou archivaci. A na to již existují sofistikované nástroje, například naše Sofa.

Co je to Sofa? Vysněné řešení mnohých manažerů. Konec shánění té správné verze dokumentu. Konec pátrání, kdo co musí ještě schválit, kdo připomínkovat. Konec vracení se večer do kanceláře kvůli jednomu podpisu. Přesně nastavené workflow a možnost vzdáleného podepisování dokumentů. Nejen, že jasně stanovuje, jak nakládat s jednotlivými dokumenty, ale už na vstupu zajišťuje jejich elektronickou evidenci, ať už jde o smlouvy, příchozí poštu, sledované e-mailové účty, datové zprávy nebo uzavřené agendy. Anebo také žádosti o cestovní příkazy nebo dovolenky.

Papír jen na vstupu, poté už jen elektronická data

Administrativa zkrátka nebyla nikdy jednodušší, vše lze nyní vyřídit v jednom systému. Pro samotnou archivaci pak máme speciální službu Paperless archivace, která umožňuje řízený přístup zaměstnanců k digitálním zdrojům organizace v kanceláři i na home office. Každý dokument je při vstupu do archivu ověřen a následně dlouhodobě uchován pomocí našich certifikovaných služeb vytvářejících důvěru. Součástí archivu jsou nástroje a služby pro převod do dlouhodobě čitelného formátu, umístění kvalifikované pečeti i podpisu a časového razítka.

Paperless archivace je rovněž napojena na datovou schránku a e-mail, aby mohla archivovat jejich obsah, včetně originálů datových zpráv a e-mailových příloh. Speciální integrační rozhraní na vašem firemním webu pak umožní zaměstnancům aktivně vkládat obsah, aktualizovat ho a poskytovat dalším integrovaným systémům. Všechny dokumenty, ať už pochází z různých zdrojů, se tak schází na jednom místě, kde mohou být vyhledávány například pomocí fulltextového vyhledávače. Nemusí se tisknout a nemusíte mít obavy, že časem přestanou být čitelné. A rovnou u nich můžete nastavit i termín skartace.

Stále si ještě myslíte, že není nad „starý dobrý“ šanonový archiv? Vyzkoušejte digitální řešení a už se k němu nikdy nevrátíte.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů