Jak správně digitalizovat a archivovat listiny?

Archivace
5 minut čtení

Správný archiv musí být přehledný, dokumenty i po letech čitelné a rychle vyhledatelné. Tedy žádné hory zaprášených šanonů, ale zdigitalizované a správně elektronicky uspořádané dokumenty, ideálně s možností vzdáleného přístupu.

Hrabat se v dnešní době v papírovém archivu je naprostý lapsus, i když řada účetních stále ještě nedá dopustit na „staré dobré“ šanony. V těch se ale obvykle vyzná právě jen účetní, který je plní, což je problém, pokud onemocní nebo odjede na delší dovolenou. A celofiremní archiv smluv a dalších dokumentů? V tom jsou jednotlivé položky většinou nedohledatelné. Přitom konkrétní dokument potřebujete právě teď, a ne až za pár hodin nebo dní. Každý dokument by tak ideálně měl být uchovaný v elektronické podobě – i když do firmy přišel fyzicky jako papírový.

Digitalizujte, digitalizujte, digitalizujte!

Základem přehledného a dobře fungujícího archivu je tedy digitalizace. Ostatně, vždyť všechny dokumenty nejprve vznikají elektronicky – dopisy, smlouvy, faktury… Teprve poté se tisknou, podepisují, razítkují a zasílají. Nebo se paradoxně znovu skenují a převádějí do elektronické podoby, aby mohly být zaslány e-mailem nebo datovou schránkou. Tak proč je zbytečně skladovat v tištěné podobě v šanonech, když už je máte i v elektronické podobě? Stačí jen zvolit správný systém pro jejich oběh firmou a elektronickou archivaci. A na to již existují sofistikované nástroje, například naše Sofa.

Co je to Sofa? Vysněné řešení mnohých manažerů. Konec shánění té správné verze dokumentu. Konec pátrání, kdo co musí ještě schválit, kdo připomínkovat. Konec vracení se večer do kanceláře kvůli jednomu podpisu. Přesně nastavené workflow a možnost vzdáleného podepisování dokumentů. Nejen, že jasně stanovuje, jak nakládat s jednotlivými dokumenty, ale už na vstupu zajišťuje jejich elektronickou evidenci, ať už jde o smlouvy, příchozí poštu, sledované e-mailové účty, datové zprávy nebo uzavřené agendy. Anebo také žádosti o cestovní příkazy nebo dovolenky.

Papír jen na vstupu, poté už jen elektronická data

Administrativa zkrátka nebyla nikdy jednodušší, vše lze nyní vyřídit v jednom systému. Pro samotnou archivaci pak máme speciální službu Paperless archivace, která umožňuje řízený přístup zaměstnanců k digitálním zdrojům organizace v kanceláři i na home office. Každý dokument je při vstupu do archivu ověřen a následně dlouhodobě uchován pomocí našich certifikovaných služeb vytvářejících důvěru. Součástí archivu jsou nástroje a služby pro převod do dlouhodobě čitelného formátu, umístění kvalifikované pečeti i podpisu a časového razítka.

Paperless archivace je rovněž napojena na datovou schránku a e-mail, aby mohla archivovat jejich obsah, včetně originálů datových zpráv a e-mailových příloh. Speciální integrační rozhraní na vašem firemním webu pak umožní zaměstnancům aktivně vkládat obsah, aktualizovat ho a poskytovat dalším integrovaným systémům. Všechny dokumenty, ať už pochází z různých zdrojů, se tak schází na jednom místě, kde mohou být vyhledávány například pomocí fulltextového vyhledávače. Nemusí se tisknout a nemusíte mít obavy, že časem přestanou být čitelné. A rovnou u nich můžete nastavit i termín skartace.

Stále si ještě myslíte, že není nad „starý dobrý“ šanonový archiv? Vyzkoušejte digitální řešení a už se k němu nikdy nevrátíte.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Většina dokumentů přichází do firem elektronicky. Bohužel mezi nimi mohou být i různé podvrhy a pokusy o podvod. Nebo prostě jen špatně podepsaný dokument. Nenechte se napálit a mějte vždy jistotu, že pracujete s legitimními daty.

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Elektronizace státní správy stále pokulhává, byť výdaje na ni každoročně rostou, stěžuje si ve výroční zprávě za loňský rok Národní kontrolní úřad. Jedním z řešení by mohlo být zavedení povinnosti používat datovou schránku i pro živnostníky.

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Devět z deseti českých firem archivuje faktury a další dokumenty v papírové podobě a ani během pandemie koronaviru k nim nemají vzdálený přístup.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze