Samozřejmě nevíme, jaká bude koncem prosince epidemická situace a jak se k ní postaví nová vláda. Takže tento článek může být bezpředmětný, protože kabinet Petra Fialy zaměstnavatelům důrazně doporučí využít během posledních letošních svátků home office (nařizování takového kroku koalice, které jednají o složení nové vlády, vždy odmítaly). Předpokládejme však, že práce z domova bude čistě na úvaze zaměstnavatele, a bude tedy záležet na nich, zda poženou zaměstnance do kanceláří (výrobu a některé další služby neřešme, protože si lze jen těžko představit, jak třeba popeláři pracují z domova).
Běžná kancelářská práce ale osobní přítomnost v zaměstnání nevyžaduje. Pokud jde o administrativu, běžné schvalovací procesy, podepisování dokumentů a jejich archivaci, firma se bez zaměstnanců v kanceláři klidně obejde. Musí mít vyřešeno, jak tyto procesy vyřídí na dálku. Dokumenty si lze zasílat e‑maily, porady lze dělat videokonferencemi nebo po telefonu. Pokud má mít firemní administrativa nějaký řád, potřebuje, aby oběh dokumentů a schvalovací procesy mohly jet elektronicky stejně jako ve fyzické podobě, když jsou všichni v kanceláři. A k tomu e‑maily, telefony a videokonference nestačí.
Vykročte do 21. století s kanceláří na dálku
V e‑mailové korespondenci se lehce ztratíte a stejně si musíte dokumenty stahovat a ukládat do složek v počítači nebo na server či do cloudu. Můžete je sdílet s kolegy, ale tím vyřešíte jenom jejich případné úpravy, nikoli schvalování a podepisování. A archivace? Běžný cloud je sice fajn, ale zpravidla nesplňuje evropské normy pro nakládání s elektronicky podepsanými dokumenty. Na videokonferenční poradě si můžete domluvit, kdo připraví nebo upraví nějaký dokument, můžete si to napsat do zápisu, ale nemáte to přímo u daného dokumentu, aby na to dotyčný opravdu nezapomněl.
Tohle všechno dokáže vyřešit univerzální cloudová aplikace, přes kterou se dá z home office pracovat jako v kanceláři a ani nepostřehnete, zda někdo sedí za svým pracovním stolem ve vedlejší místnosti, doma nebo někde úplně jinde. Čas mezi Vánoci a Silvestrem je ideální na vyzkoušení nového typu kanceláře, který neohrozí žádný lockdown, služební cesty, karantény, úrazy a dlouhodobé pobyty doma na nemocenské, zkrátka zajistí fungování firmy za jakékoli situace, ať už jsou vaši zaměstnanci rozesetí desítky a stovky kilometrů od sebe nebo sedí v jedné kanceláři. Vyzkoušejte cloudovou aplikaci Sofa pro bezpapírovou kancelář a odpoutejte se od zažitých zvyků!