Samozřejmě nevíme, jaká bude koncem prosince epidemická situace a jak se k ní postaví nová vláda. Takže tento článek může být bezpředmětný, protože kabinet Petra Fialy zaměstnavatelům důrazně doporučí využít během posledních letošních svátků home office (nařizování takového kroku koalice, které jednají o složení nové vlády, vždy odmítaly). Předpokládejme však, že práce z domova bude čistě na úvaze zaměstnavatele, a bude tedy záležet na nich, zda poženou zaměstnance do kanceláří (výrobu a některé další služby neřešme, protože si lze jen těžko představit, jak třeba popeláři pracují z domova).
Běžná kancelářská práce ale osobní přítomnost v zaměstnání nevyžaduje. Pokud jde o administrativu, běžné schvalovací procesy, podepisování dokumentů a jejich archivaci, firma se bez zaměstnanců v kanceláři klidně obejde. Musí mít vyřešeno, jak tyto procesy vyřídí na dálku. Dokumenty si lze zasílat e-maily, porady lze dělat videokonferencemi nebo po telefonu. Pokud má mít firemní administrativa nějaký řád, potřebuje, aby oběh dokumentů a schvalovací procesy mohly jet elektronicky stejně jako ve fyzické podobě, když jsou všichni v kanceláři. A k tomu e-maily, telefony a videokonference nestačí.
Vykročte do 21. století s kanceláří na dálku
V e-mailové korespondenci se lehce ztratíte a stejně si musíte dokumenty stahovat a ukládat do složek v počítači nebo na server či do cloudu. Můžete je sdílet s kolegy, ale tím vyřešíte jenom jejich případné úpravy, nikoli schvalování a podepisování. A archivace? Běžný cloud je sice fajn, ale zpravidla nesplňuje evropské normy pro nakládání s elektronicky podepsanými dokumenty. Na videokonferenční poradě si můžete domluvit, kdo připraví nebo upraví nějaký dokument, můžete si to napsat do zápisu, ale nemáte to přímo u daného dokumentu, aby na to dotyčný opravdu nezapomněl.
Tohle všechno dokáže vyřešit univerzální cloudová aplikace, přes kterou se dá z home office pracovat jako v kanceláři a ani nepostřehnete, zda někdo sedí za svým pracovním stolem ve vedlejší místnosti, doma nebo někde úplně jinde. Čas mezi Vánoci a Silvestrem je ideální na vyzkoušení nového typu kanceláře, který neohrozí žádný lockdown, služební cesty, karantény, úrazy a dlouhodobé pobyty doma na nemocenské, zkrátka zajistí fungování firmy za jakékoli situace, ať už jsou vaši zaměstnanci rozesetí desítky a stovky kilometrů od sebe nebo sedí v jedné kanceláři. Vyzkoušejte cloudovou aplikaci Sofa pro bezpapírovou kancelář a odpoutejte se od zažitých zvyků!
