Integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 propojuje HR systém s elektronickým podepisováním, ověřováním a dlouhodobou archivací dokumentů. Personální dokument vznikne v OKbase, digitálně se odešle do aplikace Sofa, projde schvalováním a elektronickým podpisem zvoleného typu. Poté se dlouhodobě archivuje a odkaz na dokument se vrací zpět do OKbase, kde ho lze kdykoliv rychle dohledat. Cílem je odstranit tisk, ruční oběh dokumentů a fyzickou archivaci z HR procesů.
HR už bývá digitální. Dokumenty často ne
OKbase pomáhá firmám a organizacím řídit personální agendu, mzdy, docházku, nábor a workflow. To znamená, že data a procesy už v mnoha firmách digitálně existují. Jenže v okamžiku, kdy z HR systému vznikne dokument, digitalizace se často přeruší. Dokument se vytiskne, podepíše perem, předá zaměstnanci, založí do složky a při kontrole se znovu dohledává.
Právě tady integrace s aplikací Sofa od Software602 dává největší smysl. Neřeší další evidenci vedle OKbase, ale navazuje na dokumentový proces, který HR potřebuje dokončit: schválit dokument, podepsat ho, doručit zaměstnanci, uchovat a později ověřit. Místo papírového mezistupně vzniká digitální trasa od personálního systému až po dlouhodobý archiv.
Co integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 přináší
Integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 umožňuje plně elektronický oběh, podepisování, ověřování a archivaci HR dokumentů. V praxi to znamená rychlejší schvalování a podepisování, méně tisku, méně fyzické archivace a méně ruční práce s dokumenty. Současně přibývá auditní stopa a lepší kontrola nad tím, kde se dokument nachází a kdo s ním pracoval.
Pro personalisty je důležitý i uživatelský komfort. Zaměstnanec, manažer i HR mohou řešit dokumenty online, bez osobního předávání papírů. Integrace počítá se škálováním od jednotek po tisíce dokumentů, takže se hodí jak pro běžnou HR agendu, tak pro hromadné podpisy a rozesílky, například při změnách mezd nebo dodatcích.
Jak dokument projde celým procesem
Základní logika je jednoduchá. Personální dokument vznikne v OKbase. Může jít o pracovní smlouvu, dodatek, mzdový výměr nebo jiný HR dokument. Místo tisku se digitálně odešle do aplikace Sofa od Software602, kde proběhne schválení a elektronický podpis. Následně se dokument dlouhodobě archivuje a informace o jeho uložení se vrací zpět do OKbase.
Důležité je, že podpis nemusí mít vždy stejnou podobu. Integrace podporuje různé úrovně elektronických podpisů, včetně prostého, zaručeného a kvalifikovaného podpisu. Podle typu dokumentu lze zvolit odpovídající podpisový scénář, například ověření pomocí SMS, BankID nebo vzdálené podepisování pomocí HSM kvalifikovaného úložiště.
Aplikace Sofa od Software602 doplňuje OKbase o podpisovou a archivační vrstvu
Aplikace Sofa od Software602 slouží jako prostředí pro elektronické podepisování smluv a dokumentů, jejich schvalování a dlouhodobou archivaci. Podporuje práci s elektronickými certifikáty, ověřování platnosti podpisů, integraci s Microsoft 365 a řízení podpisových i schvalovacích procesů.
U HR dokumentů je to podstatné. Nestačí dokument podepsat a uložit do složky. Firma potřebuje vědět, že podpis zůstane ověřitelný, dokument bude dohledatelný podle metadat a archiv bude hlídat integritu, platnost podpisů, časová razítka i skartační pravidla. Právě tuto péči o dokumenty integrace doplňuje k personálním datům v OKbase.
Které HR procesy lze digitalizovat
Integrace se hodí pro pracovní smlouvy, dohody, dodatky, mzdové výměry, interní dokumenty a formuláře. Vedle samotného podpisu může aplikace Sofa od Software602 pokrýt onboarding a offboarding zaměstnanců, distribuční workflow dokumentů, hromadné podpisy a rozesílky.
To je praktické hlavně v organizacích, kde se HR dokumenty zpracovávají ve vlnách. Typickým příkladem jsou změny mezd, dodatky nebo hromadná distribuce dokumentů zaměstnancům. Proces lze řídit vzdáleně, bez nutnosti osobní účasti HR pracovníků u každého jednotlivého podpisu nebo předání dokumentu.
Dlouhodobá archivace jako součást HR procesu
Integrace neřeší jen podpis. Součástí návrhu je také kvalifikovaná služba dlouhodobého uchovávání dokumentů, tedy Long Term Archival. Ta slouží k zajištění právní platnosti, integrity a čitelnosti elektronických dokumentů po zákonem stanovenou dobu. Systém průběžně obnovuje elektronické podpisy nebo pečetě, aby nedošlo k jejich expiraci.
Pro HR je to zásadní. Personální dokumentace se neuchovává jen několik týdnů po podpisu. Organizace potřebuje mít jistotu, že dokument obstojí při kontrole i po letech. Digitální archiv proto řeší kontrolu platnosti podpisů a razítek, životní cyklus dokumentů, skartační pravidla a auditní dohledatelnost.
Microsoft 365, API a širší podnikové procesy
Integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 není uzavřená jen do HR. Počítá s napojením na OKbase pomocí API konektoru, integrací do Microsoft 365 a otevřeným API pro další podnikové systémy. Aplikace Sofa nabízí připravené doplňky pro Word, Excel a Outlook a využívá Microsoft Entra ID pro správu uživatelů a přihlašování.
To je důležité pro firmy, které chtějí digitalizaci rozšiřovat postupně. HR může být první oblastí, protože tam papír často bolí nejvíc. Stejnou podpisovou a archivační platformu lze ale později využít i pro obchodní smlouvy, žádanky, faktury, schvalování interních dokumentů, komunikaci se zákazníky a partnery nebo datové schránky.
Proč nejde jen o technickou integraci
U HR dokumentů není digitalizace jen otázka konektoru. Organizace musí správně nastavit podpisové scénáře, workflow, typy podpisů, archivaci, přístupová práva a pravidla pro různé typy dokumentů. Proto součástí spolupráce není jen technické napojení, ale také asistovaná implementace a metodická podpora.
Software602 pomáhá s onboardingem, návrhem podpisových scénářů, tvorbou workflow a doporučením vhodného typu elektronického podpisu podle konkrétních dokumentů. Díky tomu se integrace nemusí zavádět jako izolovaná IT změna, ale jako praktická úprava HR procesů, které už lidé ve firmě znají.
Proč zvolit integraci se Software602
Integrace OKbase s aplikací Sofa od Software602 není jen technické napojení HR systému na podpisovou aplikaci. U pracovněprávních dokumentů je důležité, kdo za celým řešením stojí, jak řeší bezpečnost, legislativu, provozní podporu a dlouhodobý rozvoj. Software602 je kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS a nabízí eIDAS služby pro elektronické podpisy, pečetě, časová razítka, ověřování a uchovávání dokumentů.
Pro organizace, které řeší HR dokumenty, je důležitá také technická a bezpečnostní úroveň dodavatele. Software602 na svém webu uvádí certifikace ISO/IEC 27001:2022 pro řízení bezpečnosti informací, ISO/IEC 27017:2015 pro bezpečnost cloudových služeb, ISO/IEC 27018:2014 pro ochranu osobních údajů v cloudu, ISO 9001:2015 pro systém managementu kvality a ISO/IEC 20000‑1 pro řízení IT služeb. Software602 je také dlouhodobým členem ETSI a jako první česká firma se stala součástí globální PDF Association.
Zákazníci zároveň potřebují podporu, která rozumí českému prostředí, legislativě i provozu HR. Software602 má vlastní call centrum a zákaznickou podporu v češtině, takže klienti neřeší pracovní smlouvy, mzdové výměry nebo archivaci HR dokumentů přes anonymní zahraniční helpdesk. Firma vyvíjí software pro firmy a úřady už od roku 1991, tedy více než tři dekády, a má zkušenosti s projekty ve veřejné správě i komerční sféře.
Co si z toho má odnést HR
Pro HR týmy je největší hodnota v tom, že dokumentový proces přestane být vedlejší papírovou prací. Dokument vznikne v OKbase, v aplikaci Sofa od Software602 projde schválením a podpisem, uloží se do dlouhodobého archivu a v OKbase zůstane dohledatelný. HR tak získá lepší přehled, méně ruční práce a jasnější důkazní stopu.
Integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 dává smysl pro organizace, které už mají personální agendu v systému, ale chtějí odstranit poslední papírový úsek: tisk, ruční podpis, fyzické předávání a archivaci. Výsledkem je jeden digitální proces pro HR dokumenty, který podporuje elektronické podpisy, hromadné zpracování, dlouhodobou archivaci, auditní dohledatelnost a napojení na stávající IT prostředí.
FAQ: elektronický podpis v OKbase a integrace s aplikací Sofa od Software602
Lze v OKbase používat elektronický podpis?
Ano. Díky integraci OKbase s aplikací Sofa od Software602 lze personální dokumenty vytvořené v OKbase odeslat do digitálního podpisového procesu. Dokument může projít schválením, elektronickým podpisem zvoleného typu a dlouhodobou archivací. Do OKbase se následně vrací informace nebo odkaz, díky kterému lze dokument později rychle dohledat.
Jak funguje elektronické podepisování HR dokumentů v OKbase?
HR dokument vznikne v OKbase, například pracovní smlouva, dodatek nebo mzdový výměr. Místo tisku se digitálně předá do aplikace Sofa od Software602, kde proběhne schválení a elektronické podepsání. Po podpisu se dokument dlouhodobě archivuje a zůstává dohledatelný z prostředí OKbase.
Jaké typy dokumentů lze z OKbase elektronicky podepisovat?
Integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 počítá hlavně s HR dokumenty, jako jsou pracovní smlouvy, dohody, dodatky, mzdové výměry, interní dokumenty a formuláře. Stejný princip lze využít také pro hromadné podpisy a rozesílky, například při změnách mezd nebo při distribuci dokumentů většímu počtu zaměstnanců.
Podporuje integrace OKbase kvalifikovaný elektronický podpis?
Ano. Integrace podporuje různé úrovně elektronických podpisů, včetně prostého, zaručeného a kvalifikovaného elektronického podpisu. Podle typu dokumentu lze zvolit odpovídající podpisový scénář, například podpis s ověřením pomocí SMS, BankID nebo vzdálené podepisování pomocí HSM kvalifikovaného úložiště.
Je elektronický podpis HR dokumentů v OKbase v souladu s eIDAS?
Ano. Cílem integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 je zajistit právní jistotu v souladu s eIDAS, zákoníkem práce a českou legislativou. Podklady zároveň uvádějí, že elektronické podpisy jsou v souladu s eIDAS a že dokumenty mohou být opatřeny kvalifikovanými časovými razítky a archivovány s kontrolou integrity.
Co je aplikace Sofa od Software602 a jak souvisí s OKbase?
Aplikace Sofa od Software602 doplňuje OKbase o elektronické podepisování, schvalovací workflow, ověřování podpisů a dlouhodobou archivaci dokumentů. OKbase zůstává HR systémem pro personalistiku, mzdy, docházku nebo nábor, zatímco aplikace Sofa řeší dokumentový životní cyklus: schválení, podpis, doručení, archivaci a dohledatelnost.
Musí se HR dokumenty z OKbase tisknout?
Ne. Smyslem integrace je odstranit papírový mezikrok. Personální dokument, který vznikne v OKbase, se nemusí tisknout, ale digitálně se odešle do aplikace Sofa od Software602, kde proběhne schvalování, elektronický podpis a dlouhodobá archivace. Celý proces tak může proběhnout bez tisku a ruční manipulace.
Umí integrace OKbase a aplikace Sofa hromadné podepisování?
Ano. Integrace počítá se škálováním od jednotek po tisíce dokumentů a podporuje hromadné podepisování a rozesílky. Hodí se například pro změny mezd, dodatky nebo jiné HR dokumenty, které personalisté zpracovávají ve větším množství najednou.
Jak funguje archivace dokumentů podepsaných z OKbase?
Po elektronickém podpisu se dokument dlouhodobě archivuje. Archiv řeší kontrolu integrity, platnost podpisů a časových razítek, skartační pravidla i auditní dohledatelnost. Díky tomu dokument nezůstává jen uložený jako soubor, ale je spravovaný po celý svůj životní cyklus.
Lze aplikaci Sofa od Software602 napojit i na Microsoft 365?
Ano. Aplikace Sofa podporuje integraci s Microsoft 365, včetně doplňků pro Word, Excel a Outlook. Využívá také Microsoft Entra ID pro správu uživatelů a přihlašování. To pomáhá firmám zapojit elektronické podepisování a dokumentové procesy do prostředí, které už běžně používají.
Je integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 vhodná jen pro HR?
Ne. HR může být první oblastí, kde se digitalizace dokumentů projeví nejrychleji, protože pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry nebo onboarding často pořád narážejí na papír. Aplikaci Sofa od Software602 lze ale dál využít také pro obchodní smlouvy, žádanky, faktury, schvalování interních dokumentů, komunikaci se zákazníky a partnery nebo datové schránky.
Pro koho je integrace OKbase a aplikace Sofa od Software602 vhodná?
Integrace je vhodná pro organizace, které používají OKbase a chtějí digitalizovat dokumentovou část HR procesů. Typicky jde o firmy a instituce, které řeší pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry, onboarding, offboarding, hromadné podpisy nebo dlouhodobou archivaci HR dokumentů. Hodí se hlavně tam, kde HR nechce dokumenty tisknout, ručně předávat a fyzicky archivovat.
Proč zvolit pro elektronický podpis v OKbase právě Software602?
Software602 je český dodavatel eIDAS služeb, aplikace Sofa a řešení pro elektronické podepisování, ověřování a dlouhodobé uchovávání dokumentů. Firma je kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS, má certifikace ISO pro bezpečnost, cloudové služby, ochranu osobních údajů, kvalitu a řízení IT služeb a poskytuje podporu v češtině.