Kdy je časové razítko povinné?
- Elektronické účetní a daňové doklady – podle zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.) a daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.) musí být zajištěna autenticita a integrita elektronických dokumentů. Časové razítko pomáhá prokazovat jejich platnost.
- Komunikace se státní správou – podle zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, musí být elektronické dokumenty podepsány kvalifikovaným elektronickým podpisem a často také opatřeny časovým razítkem.
- Archivace dokumentů – podle nařízení eIDAS (EU 910/2014) musí být elektronické dokumenty uchovány tak, aby byla zajištěna jejich dlouhodobá důvěryhodnost. Časové razítko je jedním z prostředků k dosažení této ochrany.
Kdy je časové razítko doporučené?
Použití časového razítka je doporučeno především u smluv a důležitých obchodních dokumentů, protože výrazně zvyšuje jejich důvěryhodnost a právní jistotu. Uplatnění najde také u interních firemních dokumentů, jako jsou směrnice, interní dohody nebo obchodní strategie, kde je důležité doložit, kdy přesně byly vytvořeny či schváleny. Časové razítko je rovněž klíčové v případech, kdy je potřeba zajistit důkazní hodnotu dokumentu – například pokud by mohlo dojít ke zpochybnění jeho autenticity nebo obsahu.
Kdy není potřeba?
- Pokud firma nearchivuje dokumenty elektronicky a uchovává je pouze v papírové podobě.
- U běžné interní komunikace, která nemá právní závaznost.
Časové razítko tedy není vždy povinné, ale v mnoha případech je klíčové pro právní platnost elektronických dokumentů. Pokud si nejste jistí, zda ho vaše firma potřebuje, je lepší se poradit s odborníkem.
