Správa nemovitostí je dnes z velké části digitální disciplína. Moderní software pomáhá správcům zvládat účetnictví, evidenci vlastníků, vyúčtování služeb, technickou správu i komunikaci s klienty. S rostoucím množstvím dat ale roste ještě jedna důležitá oblast: práce s dokumenty.
Právě dokumenty totiž často rozhodují o tom, jak rychle vyřešíte reklamaci, kontrolu, audit nebo spor mezi vlastníky. Nestačí je pouze ukládat do složek nebo na sdílený disk. Musí být dohledatelné, čitelné a důvěryhodné i za několik let.
Proto nyní mohou zákazníci INTEGRI využít digitální archiv od Software602, který přirozeně rozšiřuje možnosti systému INTEGRI G5 a přináší profesionální archivaci dokumentů pro moderní správu nemovitostí.
Moderní správa nemovitostí znamená více než jen evidence dat
Software pro správu nemovitostí dnes řeší mnohem víc než jen účetnictví. V prostředí INTEGRI G5 správci pracují s velkým množstvím dokumentů, které vznikají každý den:
smlouvy o správě
vyúčtování služeb
účetní doklady
zápisy ze schůzí SVJ a družstev
technická dokumentace
revizní zprávy
hlasování vlastníků
dodavatelská dokumentace
Každý z těchto dokumentů má vlastní životní cyklus. Vznikne, projde schválením nebo podpisem, používá se při každodenní práci a následně musí být bezpečně uchován.
A právě poslední část bývá v mnoha organizacích podceňovaná.
Archivace dokumentů není totéž jako ukládání souborů
Běžné ukládání dokumentů na disk nebo do složek řeší pouze to, kde soubor fyzicky leží. Neřeší ale jeho dlouhodobou použitelnost.
Ve správě nemovitostí přitom často potřebujete pracovat s dokumenty i po mnoha letech. Typicky při:
reklamaci vyúčtování
kontrole hospodaření
předávání agendy mezi správci
řešení sporů mezi vlastníky
auditu nebo legislativní kontrole
V těchto situacích nestačí dokument „někde mít“. Musíte být schopni doložit:
že dokument existoval v konkrétním čase
že nebyl změněn
kdo s ním pracoval
jaká je jeho historie
že je stále čitelný a důvěryhodný
Právě to řeší důvěryhodný digitální archiv od Software602.
Jak funguje digitální archiv dokumentů
Digitální archiv navazuje na principy moderní správy dokumentů. Nejde o další úložiště nebo složku navíc, ale o systém, který aktivně pracuje s celým životním cyklem dokumentu.
Celý proces stojí na třech základních krocích:
1. Dokument vznikne
Dokument vzniká v digitální podobě a je evidován v systému. Může jít například o vyúčtování, smlouvu, zápis ze schůze nebo účetní doklad.
2. Dokument získá důvěryhodnost
Pomocí elektronického podpisu, pečeti nebo časového razítka získává dokument právní hodnotu a ověřitelnost.
To zajišťuje:
autenticitu
integritu
prokazatelnost původu
3. Dokument je dlouhodobě uchován
A právě zde přichází role digitálního archivu.
Archiv zajišťuje:
dlouhodobou čitelnost dokumentů
ověřitelnost i po letech
správu metadat
auditní stopu
kontrolovaný přístup
soulad s legislativními požadavky
Dokument tak neztrácí hodnotu v čase.
Co propojení INTEGRI a Software602 přináší správcům nemovitostí
Velkou výhodou je, že digitální archiv není oddělený svět. Naopak přirozeně doplňuje prostředí INTEGRI G5 a rozšiřuje jeho možnosti.
Správci tak získávají jednotné prostředí pro práci s daty i dokumenty.
Rychlé dohledání dokumentů
Místo hledání v e-mailech, na discích nebo v papírových archivech jsou dokumenty systematicky uložené a propojené s konkrétní agendou.
Důležitou roli zde hrají metadata. Každý dokument obsahuje informace o:
původu
datu vzniku
autorovi
procesu
skartační lhůtě
Díky tomu je možné dokument rychle dohledat i po dlouhé době.
Kontrola přístupů a auditní stopa
Ve správě nemovitostí se pracuje s citlivými daty. Archiv proto umožňuje přesně řídit, kdo má k dokumentům přístup a jak s nimi pracuje.
Systém eviduje:
přístupy k dokumentům
změny
historii práce
dočasné přístupy pro audit nebo kontrolu
To výrazně zvyšuje bezpečnost i přehled.
Dokumenty, které obstojí i za několik let
Jedním z klíčových přínosů digitální archivace je dlouhodobá důvěryhodnost dokumentů.
Dokument zůstává:
čitelný
ověřitelný
nezměněný
prokazatelný
To je zásadní například u účetních dokladů, smluv nebo zápisů ze schůzí SVJ.
Legislativa a archivace dokumentů
Archivace dokumentů dnes není jen otázka pořádku. Řada organizací musí plnit konkrétní legislativní požadavky.
Digitální archiv od Software602 vychází z principů definovaných například:
nařízením eIDAS
zákonem o archivnictví a spisové službě
Součástí řešení jsou také bezpečnostní standardy jako:
ISO 27001
ISO 27017
ISO 27018
To je důležité zejména pro organizace, které chtějí mít jistotu dlouhodobě správné práce s dokumenty.
Digitalizace správy nemovitostí pokračuje
Správa nemovitostí se dlouhodobě posouvá směrem k digitalizaci a automatizaci. INTEGRI G5 dnes pomáhá zvládat každodenní agendu efektivněji, přehledněji a s menší administrativní zátěží.
Digitální archiv od Software602 je logickým dalším krokem.
Pomáhá totiž řešit oblast, která s rostoucím objemem dokumentů nabývá na významu: bezpečné, systematické a dlouhodobě důvěryhodné uchování dokumentů.
Výsledkem je prostředí, kde:
data dávají smysl
dokumenty mají jasnou strukturu
procesy zůstávají pod kontrolou
a informace jsou dostupné i po letech
Pro koho je digitální archiv vhodný
Řešení je vhodné zejména pro:
bytová družstva
SVJ
komerční správce nemovitostí
organizace spravující větší množství jednotek
Typicky tam, kde vzniká větší objem dokumentace a je potřeba zajistit její dlouhodobou správu.
INTEGRI a Software602: silnější řešení pro správu dokumentů
INTEGRI dlouhodobě pomáhá profesionálním správcům zvládat komplexní správu nemovitostí v jednom systému. Digitální archiv od Software602 tuto práci rozšiřuje o profesionální archivaci dokumentů a dlouhodobou důvěryhodnost dat.
Spojení obou řešení přináší moderní přístup k práci s dokumenty bez nutnosti měnit zavedené procesy.
Protože moderní správa nemovitostí už není jen o datech. Je také o tom, jak bezpečně a systematicky pracujete s dokumenty, které za těmito daty stojí.
