Z našeho aktuálního průzkumu vyplývá, že hlavní překážkou je přetrvávající zvyk firem uchovávat data v papírové podobě.
Z výzkumu realizovaného agenturou NMS Market Research[1]dále vyplývá, že digitální archiv využívají častěji větší firmy (250 zaměstnanců a více) než ty malé. Hlavními důvody pro přechod na elektronický archiv jsou přitom obvykle bezpečnost, povinnosti vyplývající z legislativy, přehlednost nebo úspora nákladů.
Z našich zkušeností však vyplývá, že firmy v oblasti archivace často chybují. Mnoho z nich například neví, jak vytvořit kvalitní elektronický dokument, který lze uložit do dlouhodobého archivu a zároveň zajistit jeho právní validitu i po desítky let. Právě k tomu slouží nástrojeSofaaFormflowod Software602, jež zajišťují archivaci s aktivní péčí. Postarají se nejen o správnost uložených dat, ale také o jejich dlouhodobou správu a ochranu. Mohou tak usnadnit průběh případného auditu nebo pomoci při archivování dokumentů a dat s archivačními lhůtami ze zákonných důvodů. Například u evidenčních důchodových listů, je dle zákona povinnost archivace po dobu třiceti let od opuštění pracovního místa zaměstnancem.
Optimalizace pracovních procesů
Další výhodou je přehlednost a snadná dohledatelnost dokumentů, což vede ke zvýšení efektivity práce. Rozhodně však není nutné obávat se úbytku pracovních míst ve firmách, dojde pouze ke snížení rutinních postupů, zjednodušení komunikace i časové úspoře, protože pověřené osoby mají okamžitý přístup k informacím a není potřeba dokumenty fyzicky dohledávat. V neposlední řadě pak digitální archiv ušetří společnostem místo i další náklady, protože nebude potřeba udržovat sklady.
Rozvoj digitalizace v komerčním segmentu by mohl urychlit a usnadnit digitalizaci státní správy, která je v současnosti stále častěji diskutovaná. Již nyní například 80 % českých firem běžně využívá datovou schránku. V největší míře právě pro komunikaci se státem, méně pak pro komunikaci s partnery, ovšem lze předpokládat, že tato čísla budou v dohledné době růst.
Chcete se o dozvědět, jak správně archivovat dokumenty dle platné legislativy? Neváhejte se přihlásit ZDARMA na nášwebinář 20.6. 2023 od 14:00, kterým Vás provede Martin Vondrouš. Těšíme se na vás.
[1]Výzkum pro společnost Software602 realizovala agentura marketingového výzkumu NMS Market Research formou on-line sběru dat v Českém národním panelu. Dotazování probíhalo v období 6.-9. 4. 2023 na vzorku 300 respondentů.
