Není těžké pochopit, jak jsme se dostali do situace, kdy denně používáme až desítky různých digitálních nástrojů a aplikací. Jak se vyvíjí potřeby pro byznys, vznikají a začínají se používat nové aplikace, jejichž prostřednictvím se tyto nové byznysy řeší a CIO a manažeři se potýkají s tím, že staré aplikace postupně opouští, vypínají a posílají do digitálního propadliště dějin. Ve velkých organizacích mohou být až tisíce různých aplikací a menší firmy jich mají desítky, ne-li stovky. Proto zaměstnanci tráví celé dny neustálým přepínáním z jedné aplikace na druhou.
Vezměme si příklad prodejce spotřebního zboží Fortune 500, kterou pro Harvard Business Review analyzovala společnost Soroco. Aby bylo možné provést jednu transakci v rámci dodavatelské řetězce, každá osoba, která měla s touto transakcí, co dočinění, musela přejít 350x mezi 22 různými aplikacemi a internetovými stránkami. Během jednoho průměrného pracovního dne to znamenalo, že jeden zaměstnanec přepne mezi aplikacemi a okny internetového prohlížeče více než 3600x. To je opravdu hodně.
Toto neustálé přepínání je často odmítané, protože zaměstnance zdržuje a zhoršuje jim soustředění na práci. Přesto je pravděpodobné, že tento trend bude pokračovat nebo se ještě zintenzivní. Firmy by to mělo přimět k určitému zastavení a zamyšlení. Náklady na takový způsob práce totiž mohou být v konečném důsledku vyšší, než se může zdát. Pokud si to zaměstnavatelé uvědomí, mohou být schopni najít lepší způsob, jak urychlit interní firemní procesy a komunikaci.
Přepínací daň
Když uživatel přechází z jedné aplikace na druhou, není to jen pouhé fyzické stisknutí klávesnice, které ho stojí určité úsilí. Přizpůsobení se nové aplikaci, jejímu sémantickému kontextu a účelu nějakou chvíli trvá – uživatelé se musí zorientovat, i kdyby se na ni jen dívali a aktivně ji nepoužívali. Když například přejdete od e-mailu k tabulce, jde o dvě rozhraní, jejich rozvržení a účely jsou naprosto odlišné. Než budete schopni pokračovat v úkolu, na který jste se přepnuli, chvíli vám potrvá, než se přizpůsobíte práci s tabulkou.
Tato změna si vybírá svoji daň. Psychologie a neurověda prokázaly, že přeskakování mezi úkoly – nazývané také „přepínání kontextu“ – je kognitivně náročné. Přepínání mezi dvěma aplikacemi je rovněž takovým přepínáním kontextu. Nadměrné přepínání pak v mozku zvyšuje produkci kortizolu (primárního stresového hormonu), zpomaluje nás a ztěžuje soustředění.
Agentura Soroco se rozhodla, že se pokusí změřit, jak náročné je pro člověka takové přepínání: Kolik času a energie se promarní, když sečtete všechny tyto momenty?
Pomocí softwaru, který odhaluje, jak týmy interagují s aplikacemi, aby dokončily svou práci, provedli analytici základní měření nákladů na kognitivní úsilí přechodu od jedné aplikace k druhé. Celkem takto studovali 20 týmů, které tvořilo 137 zaměstnanců tří společností z žebříčku Fortune 500. Měření probíhalo po dobu až pěti týdnů a vznikl z něj soubor dat o 3200 pracovních dnech. Většina sledovaných týmů pracovala na středních pozicích nebo jako back-office ve finančních odděleních, personálních odděleních, dodavatelských řetězcích, odděleních zásobování apod. Při analýze dat agentura měřila, kolik času navíc potřeboval uživatel při přepnutí z jedné aplikace nebo nástroje na druhý, tedy jak dlouho trvalo, než se přeorientoval a zjistil, co by měl dělat dál.
Z výsledků vyplynulo, že průměrná doba přechodu od jedné aplikace k druhé je něco málo přes dvě sekundy a průměrný uživatel přepínal mezi různými aplikacemi a weby každý den téměř 1200x. To znamená, že lidé v těchto zaměstnáních strávili necelé čtyři hodiny týdně přeorientováváním se po přepnutí na novou aplikaci. V průběhu roku to představuje až pět pracovních týdnů neboli 9 % jejich roční pracovní doby.
Náklady na podnikání
Je to opravdu problém, nebo jsou to jen předpokládané a očekávané náklady na podnikání v digitální éře? Aby to agentura Soroco osvětlila, podívala se podrobněji také na to, jak lidé pracovali, a měřila jim čas strávený mezi dvěma po sobě jdoucími přechody na jiné aplikace.
Analytici zjistili, že po 65 % uskutečněných přechodech na jinou aplikaci se doba „přepnutí“ na další pracovní nástroj zvýšila na průměrných 11 sekund. Jinými slovy, čas strávený přeorientováním na další aplikaci se výrazně protáhl. Je to přímý důsledek toho, že se po zaměstnancích požaduje, aby se neustále znovu soustředili a jejich pozornost je výrazně roztříštěná, což vede k jejich postupnému vyčerpání. Tento stav rozptýlení obvykle nastává kvůli špatnému rozvržení práce a velkému množství používaných aplikací. V podstatě tedy to, jak pracujeme, nás samo o sobě rozptyluje.
Pro většinu zaměstnanců neexistuje jasný způsob, jak ping-pongovat mezi dokumenty, weby a aplikacemi – jde jen o to, aby se stihla udělat veškerá potřebná práce.
Většina firemních aplikací byla navržena tak, aby byly vzájemně propojené, což znamená, že lidé pracující na pozicích „otočného křesla“ načítají a transformují data z více aplikací a poté je odesílají do jiných systémů. Značnou část jejich práce představuje vytváření jakéhosi „pojidla“ či „lepidla“, které spojuje různorodé aplikace. To je běžný model práce v téměř každé organizaci na světě, bez ohledu na obor nebo velikost firmy. Procesy a úkoly, které lidé provádějí, jsou navrženy tak, aby pokrývaly více aplikací, a proto samotná povaha dnešní práce vyžaduje takové neustálé přepínání.
Ale nemuselo by tomu tak být. Manažeři a ředitelé mohou – a měli by – přijmout opatření, která by mohla tuto situaci radikálně zlepšit.
Integrujte většinu aplikací do jediného komplexního řešení
Abyste zabránili neustálému odbíhání od jedné aplikace k druhé, od e-mailu k webovým stránkám, datové schránce a komunikačním nástrojům, pokuste se integrovat co nejvíc funkcí do jediného komplexního řešení. Většina firem používá kancelářský program Microsoft 365, jehož součástí je i textový editor nebo Outlook pro firemní poštu. Věděli jste, že se tento software dá ještě vylepšit, abyste jeho prostřednictvím mohli zajistit interní oběh dokumentů ve firmě, jejich schvalování, připomínkování, elektronické podepisování, a dokonce i archivaci a skartaci? To všechno umí aplikace Sofa od Software602, která je plně integrovatelná do prostředí Microsoft 365. Například dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.
Jedna z hlavních výhod propojení Sofa a Microsoft 365 je sdílené přihlašování, což znamená, že vaším stávajícím účtem u Microsoft 365 se přihlásíte klidně i do aplikace Sofa. Dokumenty pak můžete jednoduše odesílat z prostředí Microsoft Office do jednotlivých předpřipravených procesů v Sofa a předávat je tak vašim spolupracovníkům k dalšímu zpracování. Tyto a další dokumenty z knihoven SharePoint a OneDrive pak můžete přímo archivovat v Sofa. Knihovny v Sofa a Microsoft 365 se umí synchronizovat, takže je jedno, zda dokument upravujete v Sofa nebo v Microsoft 365. V obou budete mít aktuální verzi a co je nejlepší, veškeré dokumenty budou automaticky opečovávané digitálním archivem, aby měly vždy všechny legislativní náležitosti, které mít mají.
Pokud tedy využíváte různé firemní formuláře jako žádanky o dovolenou, cestovní příkaz anebo jen potřebujete podepsat smlouvu s obchodním partnerem, vše zvládne aplikace Sofa, kterou můžete používat ve známých prostředích, jako je např. Word, Excel, nebo SharePoint. Tato aplikace je integrovaná i do komunikačního nástroje Microsoft Teams, takže můžete spravovat dokumenty, zadávat požadavky ke schválení, nebo podepisovat dokumenty elektronickým podpisem přímo z Teamsů. Sofa je rovněž integrovaná s Microsoft Power Automate přes rozhraní Graph API, díky čemuž máte jistotu, že zvládneme digitalizovat i ty nejsložitější procesy ve firmě.
Integrace Sofa přímo do Microsoft 365 také znamená, že získáte elektronický podpis, který můžete použít na jakémkoli zařízení. Bezpečně z internetového prohlížeče, ale i aplikací v operačních systémech Android, iOS, Windows a MacOS. Dokumenty zpracované přes Microsoft 365 a Sofa budete mít platné i po letech a zcela v souladu s platnou českou i evropskou legislativou. Nic vám neunikne a nemusíte se nikde složitě přihlašovat. Pracujete jako obvykle, ale s nástrojem, který vám zásadním způsobem zjednoduší a zrychlí vyřizování každodenních pracovních úkolů. Bez zbytečného přepínání z jedné aplikace do druhé a ztráty času i soustředění, takže pracovní dobu využijete mnohem efektivněji.
