Všichni máme ještě v živé paměti pandemii koronaviru, kdy musela většina firem a institucí ze dne na den přejít ze systému práce v kancelářích na home office a prakticky vše řešit online. Covid-19 přispěl k prudkému rozvoji videokonferenčních platforem, z nichž jedna před ostatními naprosto vyčnívá. Microsoft Teams se stal nepostradatelnou pomůckou nejen ve firmách, probíhala přes něj i výuka na školách a porady zaměstnanců různých institucí. Jakmile pandemie odezněla, očekával se velký návrat do kanceláří a k běžným pracovním rutinám. Jenže se ukázalo, že komunikační nástroje jako Microsoft Teams se vyplatí používat i v dobách, kdy nic nebrání tomu přijít fyzicky do kanceláře.
Úspory díky poradám online a neustálému spojení jdou do milionů
Proč tedy firmy neodešly o Teamsů a nevrátily se plně ke klasickým zasedačkám? Microsoft si nedávno nechal zpracovat studii od společnosti Forrester Consulting, která analyzuje největší přínosy Teamsů a zkoumá potenciální návratnost investic do jejich pořízení. K čemu dospěla? Například že jenom na americkém trhu Teamsy naprosto zásadním způsobem zvyšují produktivitu při dohledu nad zaměstnanci v „první linii“. Mnohé firmy mají rozsáhlé areály nebo pobočky na různých místech v rámci jednoho města a je kontraproduktivní ztrácet čas osobními schůzkami, na kterých by se řešily běžné provozní záležitosti. Díky Teamsům lze veškeré porady řešit online i z mobilu, což jenom v USA ušetří firmám odhadem 9,1 milionu dolarů na vyčerpané pracovní době.
Teamsy se také výrazně podílí na snižování lidské chybovosti ve všech oborech podnikání a veřejné správy. Umožňují okamžitou konzultaci s nadřízeným nebo podporou a vyhnout se tak zbytečným finančním ztrátám nebo v horším případě, pokud jde například o zdravotnictví, poškození zdraví či ztrátám na životech. Jenom z tohoto hlediska na americkém trhu ušetří Teamsy svým uživatelům 6,1 milionu dolarů ročně. Interní firemní porady pořádané přes Teamsy oproti klasickým fyzickým v kanceláři vedou v USA v ročním úsporám u jedné středně velké firmy ve výši 329 tisíc dolarů. Teamsy a jejich pokročilá bezpečnostní funkce také dokáží zabránit úniku citlivých firemních dat, i když se na firemní porady připojují zaměstnanci z geograficky velmi odlišných míst.
Firmy, které používají Teamsy, získají meziročně až o 20 % více klientů
Autorům studie se dokonce podařilo kvantifikovat, k jakému nárůstu počtu zákazníků dochází u firem, které využívají Microsoft Teams. Zní to až neuvěřitelně, ale oproti společnostem, které spoléhají na zastaralá osobní jednání, zaznamenávají firmy aktivně využívající Teamsy meziroční přírůstky počtu zákazníků o 15 až 20 %. Je to také díky tomu, že zástupci firem v terénu, typicky obchodní zástupci a manažeři, mají okamžitý přístup k datům relevantním pro plnění jejich každodenních povinností, aniž by museli dojíždět do kanceláře nebo je složitě vyhledávat jiným způsobem. Microsoft hovoří o dovedení demokratizace dat až na „poslední míli“ interakce se zákazníkem, což je nesmírně důležité.
Forrester Consulting také vypočítal průměrný tříletý výnos z využívání Microsoft Teams u středně velké americké firmy s několika pobočkami a bohatou organizační strukturou. Zatímco za licence pro využívání Teamsů taková firma zaplatí 4,29 milionu dolarů, výhody získané používáním této aplikace se dají za stejné období kvantifikovat na 19,09 milionu dolarů, což představuje návratnost investice (ROI) 345 %! Na české poměry by šlo asi o mnohem nižší pořizovací částky i získané výnosy, ale přínos Teamsů je jednoznačný. České firmy navíc mají ještě jednu velkou výhodu: přímo do prostředí Microsoft Teams je totiž integrovaná cloudová aplikace Sofa pro bezpapírový oběh dokumentů, jejich schvalování, podepisování a archivaci.
Podepisujte dokumenty a řešte firemní agendu přímo v Teamsech díky Sofa
Uživatel aplikace Microsoft Teams tak může pracovat s úkony aplikace Sofa, například odeslat dokument ke schválení, zažádat o elektronický podpis smlouvy nebo prohlédnout agendu k vyřízení, a to přímo z prostředí Teams, aniž by musel paralelně otevírat aplikaci Sofa. Komunikace a interní procesy jsou tak ještě jednodušší, přehlednější a efektivnější. Díky nové integraci má uživatel Microsoft Teams okamžitý přehled, v jaké fázi se nacházejí jednotlivé agendy, jaké úkoly na něj čekají nebo s jakými dokumenty je nutné se seznámit. Využít může také některé předpřipravené agendy u aplikace Sofa, například zažádat o dovolenou nebo si nechat schválit služební cestu.
V rozhraní Microsoft Teams lze také vyhledávat dokumenty uložené v dlouhodobém archivu Sofa SmartSafe. Komponenty aplikace Sofa lze rovněž integrovat i přímo do týmových kanálů. Například v kanálu určeném pro řešení smluv díky tomu najdou uživatelé kromě dokumentové knihovny a související komunikace také možnost spustit proces schválení a podepsání finální verze smlouvy v agendě Sofa SignPoint či zobrazit seznam podepsaných a archivovaných smluv ve zmíněném Sofa SmartSafe.
