Kdo to proboha schválil?!

Podepisování, Workflow
23. července 2021, 5 minut čtení

Znáte to. Šéf se vrátí z dovolené nebo ze služební cesty a s hrůzou zjišťuje, že kdosi schválil objednávku, u které si on sám kladl otázku, zda se firmě vůbec vyplatí. A podřízení raději mlží a přehazují si problém jako horký brambor, takže se nelze ničeho dopátrat.

Pokud jste někdy řešili podobnou zapeklitost, nebo se taková situace ve vaší firmě opakuje pravidelně, možná máte nejvyšší čas přemýšlet o nějakém chytřejším a smysluplnějším řešení firemních schvalovacích procesů. Takovém, které nelze nijak obejít, ani v něm nejde švindlovat a zapírat odpovědnost za manažerská rozhodnutí. Tím řešením je aplikace Sofa pro elektronický oběh, schvalování, podepisování a archivování dokumentů. Funguje výhradně digitálně, takže odpadá jakékoli nakládání s papírovými dokumenty. A je dostupná odkudkoli, kde máte připojení k internetu.

Požadavek – notifikace - schválení

Schvalování dokumentů v prostředí Sofa probíhá naprosto jednoduše. Zaměstnanec zašle prostřednictvím této aplikace požadavek konkrétnímu manažerovi, kterému přijde na jeho zařízení notifikace o nevyřízeném požadavku na schválení dokumentu. Manažer ho poté může rovnou schválit, nebo zaměstnanci dokument vrátí s poznámkami, co vše je třeba v něm ještě upravit. Poté se žádost o schválení opakuje. Požadavky na změny mohou být opakované a vše probíhá v rámci jednoho a téhož dokumentu, přičemž u něj zůstává záznam, kdo si vyžádal jaké změny a kdo a kdy je provedl. V konečné fázi se pak u dokumentu ukládá údaj, kdo ho schválil s přesným termínem, včetně času.

Přijede-li tedy šéf z dovolené, podívá se jenom do Sofa a hned bude vědět, že spornou objednávku odsouhlasil manažer A na žádost zaměstnance B. A ti se už svojí odpovědnosti nevyhnou. Pokud je šéf workoholik, může se tuto informaci dozvědět už na dovolené prostým proklikáním aplikace Sofa ve svém telefonu. Nebo, pokud nerad předává pravomoci, může určité typy dokumentů schvalovat z dovolené sám a přidávat k nim elektronické podpisy, je-li to třeba. Sofa má v tomto ohledu ohromnou výhodu, že ji můžete využívat naprosto kdekoli a ušetříte tak čas, který by vám zabrala cesta do kanceláře, pokud byste se do ní vůbec v daný moment mohli dostat a nenacházíte se někde u moře nebo na služební cestě daleko od sídla firmy.

Mějte svoji kancelář stále u sebe – v kapse

Sofa je aplikace, která funguje na všech chytrých zařízeních a představuje tak vlastně kancelář do kapsy, kterou si sebou vozíte naprosto kamkoli. V nejnutnějších případech se tak můžete k Sofa připojit i během svého volna a vyřídit urgentní záležitost, aniž by vás to stálo nervy a dlouhé kilometry cestování za fyzicky vytištěným dokumentem, který je třeba podepsat a orazítkovat. Ale určitě se hodí i v momentech, kdy nejste v kanceláři, ale někde na schůzce a je třeba něco podepsat, pokud možno okamžitě. Nemluvě o prodlevách v dopravních zácpách, během kterých můžete využít čas produktivně a vyřídit potřebné dokumenty tak, že se k nim později nebudete muset vracet doma nebo v kanceláři.

Sofa představuje ultimátní řešení oběhu dokumentů bez nutnosti fyzicky je tisknout a uchovávat v šanonech. Každý zaměstnanec připojený na Sofa má v této aplikaci jen taková práva, jaká mu nastaví administrátor, takže se dostane pouze k těm dokumentům, k nimž by měl mít přístup. A pokud se jeho role ve firmě změní, lze tato práva jednoduše přenastavit prostřednictvím administrátora online během jediné minuty. Se Sofa tak firma může plnohodnotně fungovat, i když jsou zaměstnanci na home office nebo zkrátka kdekoli jinde než v kanceláři.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů