HR hravě zvládnete řešit i z mobilu

Pamatujete si, jak jste před lety nastupovali do svého prvního zaměstnání? Kolik papírů jste museli podepsat? Zcela jistě interní směrnici s pravidly práce na pracovišti, doklad o absolvování protipožárního školení, potvrzení o převzetí pracovních zařízení, mobilu, možná služebního auta, klíčů či karty od vchodu do kanceláře. Asi bychom toho napočítali více. Býval to tehdy slušný štos papírů a všechny se musely podepisovat ručně propiskou, vyhotovené minimálně ve dvou výtiscích – jeden pro zaměstnavatele a jeden pro vás. To vše se pak muselo založit a archivovat. A nedej bože hledat, když bylo potřeba dokumenty k něčemu použít.

Dnešní HR oddělení to už tak složité rozhodně nemají. Nebo nemusí mít. Samozřejmě pokud někdo preferuje papírové verze dokumentů a archivaci v šanonech, jede stále postaru. Sedí v kanceláři a zaměstnance si zve k sobě, aby mu podepsali potřebná „lejstra“. Sofistikovanější firmy ale už dávno přešly na bezpapírové řešení, kdy osobní přítomnost v kanceláři a podepisování „modrou“ na papír není žádnou nutností. Tak, jako jsme si zvykli používat různé komunikační aplikace pro řešení pracovních záležitostí a prakticky není možné někoho nezastihnout, stejně tak dnes už není možné nestihnout podepsat včas interní firemní dokumenty, i když jste na hony daleko od kanceláře.

Řešením je cloudová aplikace

Chce to jen správný interní systém pro oběh a schvalování dokumentů, jakým je například naše Sofa. Funguje v cloudu, takže se k ní můžete připojit odkudkoli a stačí vám k tomu jenom chytré zařízení připojené k internetu. Ano, důležité firemní dokumenty mohou zaměstnanci podepisovat i z mobilu, když na to přijde. A je jedno, zda sedí v kanceláři, jedou metrem nebo stojí v dopravní zácpě. Každému zaměstnanci se v rámci Sofa dají nastavit konkrétní práva a má tak přístup jen k těm dokumentům, k nimž má mít oprávnění. Pokud se situace změní, není nikterak složité jeho práva administrátorským zásahem na dálku změnit nebo zcela zrušit.

Pokud tedy potřebujete, aby zaměstnanec podepsal HR oddělení novou interní směrnici o změně pracovních podmínek, stačí ji rozeslat přes Sofa na celou firmu. Všem zaměstnancům přijde notifikace na e-mail nebo telefon, že jim dorazila nová zpráva do Sofa. V rámci Sofa si ji otevřou a mohou odsouhlasit a elektronicky podepsat. HR oddělení dostane parafované dokumenty, které přímo v prostředí Sofa archivuje – v souladu s evropským nařízením eIDAS, takže když by na to přišlo, takový dokument je uznatelný napříč členskými státy Evropské unie. Žádné čekání na to, až daný zaměstnanec přijde do kanceláře a nahánění opozdilců. Každý, kdo má mobil, se zkrátka už nemůže vymlouvat, že to nestihl.