HR hravě zvládnete řešit i z mobilu

Home Office, Podepisování, Workflow
07. března 2022, 4 minuty čtení

Žádanky o dovolenou, cestovní příkaz nebo podepisování interních směrnic. K tomu všemu už nepotřebujete fyzickou přítomnost zaměstnanců ani tiskárnu.

Pamatujete si, jak jste před lety nastupovali do svého prvního zaměstnání? Kolik papírů jste museli podepsat? Zcela jistě interní směrnici s pravidly práce na pracovišti, doklad o absolvování protipožárního školení, potvrzení o převzetí pracovních zařízení, mobilu, možná služebního auta, klíčů či karty od vchodu do kanceláře. Asi bychom toho napočítali více. Býval to tehdy slušný štos papírů a všechny se musely podepisovat ručně propiskou, vyhotovené minimálně ve dvou výtiscích – jeden pro zaměstnavatele a jeden pro vás. To vše se pak muselo založit a archivovat. A nedej bože hledat, když bylo potřeba dokumenty k něčemu použít.

Dnešní HR oddělení to už tak složité rozhodně nemají. Nebo nemusí mít. Samozřejmě pokud někdo preferuje papírové verze dokumentů a archivaci v šanonech, jede stále postaru. Sedí v kanceláři a zaměstnance si zve k sobě, aby mu podepsali potřebná „lejstra“. Sofistikovanější firmy ale už dávno přešly na bezpapírové řešení, kdy osobní přítomnost v kanceláři a podepisování „modrou“ na papír není žádnou nutností. Tak, jako jsme si zvykli používat různé komunikační aplikace pro řešení pracovních záležitostí a prakticky není možné někoho nezastihnout, stejně tak dnes už není možné nestihnout podepsat včas interní firemní dokumenty, i když jste na hony daleko od kanceláře.

Řešením je cloudová aplikace

Chce to jen správný interní systém pro oběh a schvalování dokumentů, jakým je například naše Sofa. Funguje v cloudu, takže se k ní můžete připojit odkudkoli a stačí vám k tomu jenom chytré zařízení připojené k internetu. Ano, důležité firemní dokumenty mohou zaměstnanci podepisovat i z mobilu, když na to přijde. A je jedno, zda sedí v kanceláři, jedou metrem nebo stojí v dopravní zácpě. Každému zaměstnanci se v rámci Sofa dají nastavit konkrétní práva a má tak přístup jen k těm dokumentům, k nimž má mít oprávnění. Pokud se situace změní, není nikterak složité jeho práva administrátorským zásahem na dálku změnit nebo zcela zrušit.

Pokud tedy potřebujete, aby zaměstnanec podepsal HR oddělení novou interní směrnici o změně pracovních podmínek, stačí ji rozeslat přes Sofa na celou firmu. Všem zaměstnancům přijde notifikace na e-mail nebo telefon, že jim dorazila nová zpráva do Sofa. V rámci Sofa si ji otevřou a mohou odsouhlasit a elektronicky podepsat. HR oddělení dostane parafované dokumenty, které přímo v prostředí Sofa archivuje – v souladu s evropským nařízením eIDAS, takže když by na to přišlo, takový dokument je uznatelný napříč členskými státy Evropské unie. Žádné čekání na to, až daný zaměstnanec přijde do kanceláře a nahánění opozdilců. Každý, kdo má mobil, se zkrátka už nemůže vymlouvat, že to nestihl.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů