Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Workflow, Schvalování
15. října 2021, 5 minut čtení

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Nekonečné dva týdny trvalo centrále jedné z pojišťoven, než dokázala sjednat a potvrdit smlouvy s klienty, které uzavřeli její obchodní zástupci v regionech. Logicky: s budoucími pojištěnci totiž museli vyplnit velké množství papírových dokumentů a poté je fyzicky dopravit do nejbližší pobočky, odkud je pojišťovna doručovala do centrály k potvrzení a pak stejnou cestou zpět. Celý proces zahrnoval skenování mnoha stran dokumentů, jejich fyzickou archivaci a zaslání klientovi, což vyřizování požadavku navíc prodražovalo. Ne každý pojištěnec navíc byl ochotný čekat na vyřízení své žádosti půl měsíce.

Není to i případ vaší firmy?

Že vám tento příběh něco připomíná? Také máte síť obchodních zástupců, kterým každoročně roste objem vyřízených zakázek, a tím se neúměrně prodlužuje doba potřebná na jejich schválení a potvrzení? Štosují se vám uzavřené smlouvy v šanonech, které zabírají stále víc prostoru? Možná je nejvyšší čas přejít na sofistikovanější řešení bez papíru. Vyměňte tištěné formuláře za elektronické a vyřizujte veškerou agendu z tabletu, včetně zpracování smluv a biometrických podpisů přímo z terénu. Přeskočte zbytečné papírování a složitý sběr podkladů od obchoďáků přes regionální pobočky do centrály a dostávejte podklady rovnou elektronicky na jedno kliknutí.

Veškeré ruční třídění, potvrzování, podepisování, odesílání poštou a archivování lehce nahradí jediná aplikace pro elektronický oběh dokumentů a workflow Sofa. V ní lze přednastavit konkrétní formuláře, aby je obchodní zástupci s konkrétním klientem už pouze vyplnili a odeslali přímo do centrály k vyřízení, kde se jich ujme konkrétní zaměstnanec a po důkladné kontrole postoupí ke schválení a potvrzení. Několikadenní mašinerii tak lze nahradit několikaminutovým procesem, takže smlouvu je možné uzavřít ještě během schůzky s klientem. Co to znamená pro váš byznys? Rozhodně ušetřený čas, peníze a víc vyřízených schůzek, takže víc zakázek.

Čekání na smlouvu se zkrátilo z dvou týdnů na hodiny

Konkrétně zmiňovaná pojišťovna zkrátila dobu uzavření a potvrzení pojistné smlouvy z dvou týdnů na hodiny. Její obchodní zástupci mohli nabídnout klientům možnost biometrického podpisu na mobilním zařízení od jakéhokoli výrobce s nejčastěji používanými operačními systémy Windows, Android a iOS. Dokumenty se okamžitě archivovaly, takže se zabránilo jejich ztrátě. Byly zabezpečeny proti jakémukoli pozměňování a neoprávněnému přístupu. Archivované dokumenty mají dlouhodobou právní validitu podle evropského nařízení eIDAS. Navíc jsou opatřeny metadaty, která umožní jejich fulltextové vyhledávání v archivu.

Sofa takto umožňuje zpracovávat a dlouhodobě uchovávat statisíce smluv měsíčně a tento počet může i nadále růst. Archivace odchozích e-mailů navíc dala pojišťovně do rukou nezpochybnitelný důkaz o podobě elektronicky zaslaného návrhu smlouvy. Zrychlení práce obchodních zástupců zmíněné pojišťovny bylo okamžité. „Klient má pojistku uzavřenou v podstatě druhý den. Rychleji to už ani nelze realizovat,“ chválí elektronické zpracování a schvalování smluv zástupce pojišťovny.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Se smlouvami už nemusíme jezdit za partnery

Se smlouvami už nemusíme jezdit za partnery

Podepisování smluv s obchodními partnery se Petrovi stalo noční můrou. Kvůli koronaviru mu rušili jednu schůzku za druhou a zasílání parafovaných dokumentů kurýry se prodražovalo.

Pandemie obnažila vnitřní nastavení každého z nás

Pandemie obnažila vnitřní nastavení každého z nás

Má za sebou už tisíce pracovních pohovorů, pamatuje dobu, kdy se jí na jedno volné místo přihlásilo 200 uchazečů a současný nábor nových zaměstnanců přirovnává k boji. Ale vždy platí, že se především dívá, zda je potenciální posila 602 bystrá. Magda Brožíková, HR ředitelka 602, totiž ví, že pak má dobrou šanci zapadnout do fungujícího týmu.

6 + 2 bezpapírové vychytávky Romana Stolejdy

6 + 2 bezpapírové vychytávky Romana Stolejdy

Prošel největšími vydavatelskými domy v Česku, kde se staral o to, aby tištěné noviny a časopisy měly co největší prodaný náklad. Dnes vidí budoucnost tištěných médií docela černě, i když magazíny podle něj mají ještě docela šanci. Sám si však tisk až na výjimky už léta nekoupil a dává přednost online zprávám. Dalším zpovídaným v naší bezpapírové anketě je Roman Stolejda, generální ředitel agentur Impression Media a Programmatic Media CZ.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů