Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Workflow, Schvalování
15. října 2021, 5 minut čtení

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Nekonečné dva týdny trvalo centrále jedné z pojišťoven, než dokázala sjednat a potvrdit smlouvy s klienty, které uzavřeli její obchodní zástupci v regionech. Logicky: s budoucími pojištěnci totiž museli vyplnit velké množství papírových dokumentů a poté je fyzicky dopravit do nejbližší pobočky, odkud je pojišťovna doručovala do centrály k potvrzení a pak stejnou cestou zpět. Celý proces zahrnoval skenování mnoha stran dokumentů, jejich fyzickou archivaci a zaslání klientovi, což vyřizování požadavku navíc prodražovalo. Ne každý pojištěnec navíc byl ochotný čekat na vyřízení své žádosti půl měsíce.

Není to i případ vaší firmy?

Že vám tento příběh něco připomíná? Také máte síť obchodních zástupců, kterým každoročně roste objem vyřízených zakázek, a tím se neúměrně prodlužuje doba potřebná na jejich schválení a potvrzení? Štosují se vám uzavřené smlouvy v šanonech, které zabírají stále víc prostoru? Možná je nejvyšší čas přejít na sofistikovanější řešení bez papíru. Vyměňte tištěné formuláře za elektronické a vyřizujte veškerou agendu z tabletu, včetně zpracování smluv a biometrických podpisů přímo z terénu. Přeskočte zbytečné papírování a složitý sběr podkladů od obchoďáků přes regionální pobočky do centrály a dostávejte podklady rovnou elektronicky na jedno kliknutí.

Veškeré ruční třídění, potvrzování, podepisování, odesílání poštou a archivování lehce nahradí jediná aplikace pro elektronický oběh dokumentů a workflow Sofa. V ní lze přednastavit konkrétní formuláře, aby je obchodní zástupci s konkrétním klientem už pouze vyplnili a odeslali přímo do centrály k vyřízení, kde se jich ujme konkrétní zaměstnanec a po důkladné kontrole postoupí ke schválení a potvrzení. Několikadenní mašinerii tak lze nahradit několikaminutovým procesem, takže smlouvu je možné uzavřít ještě během schůzky s klientem. Co to znamená pro váš byznys? Rozhodně ušetřený čas, peníze a víc vyřízených schůzek, takže víc zakázek.

Čekání na smlouvu se zkrátilo z dvou týdnů na hodiny

Konkrétně zmiňovaná pojišťovna zkrátila dobu uzavření a potvrzení pojistné smlouvy z dvou týdnů na hodiny. Její obchodní zástupci mohli nabídnout klientům možnost biometrického podpisu na mobilním zařízení od jakéhokoli výrobce s nejčastěji používanými operačními systémy Windows, Android a iOS. Dokumenty se okamžitě archivovaly, takže se zabránilo jejich ztrátě. Byly zabezpečeny proti jakémukoli pozměňování a neoprávněnému přístupu. Archivované dokumenty mají dlouhodobou právní validitu podle evropského nařízení eIDAS. Navíc jsou opatřeny metadaty, která umožní jejich fulltextové vyhledávání v archivu.

Sofa takto umožňuje zpracovávat a dlouhodobě uchovávat statisíce smluv měsíčně a tento počet může i nadále růst. Archivace odchozích e-mailů navíc dala pojišťovně do rukou nezpochybnitelný důkaz o podobě elektronicky zaslaného návrhu smlouvy. Zrychlení práce obchodních zástupců zmíněné pojišťovny bylo okamžité. „Klient má pojistku uzavřenou v podstatě druhý den. Rychleji to už ani nelze realizovat,“ chválí elektronické zpracování a schvalování smluv zástupce pojišťovny.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Čas jsou peníze a také komodita, která je stále vzácnější. Každý den musíme pečlivě volit, čemu a proč budeme věnovat svůj čas a zda se nám to vyplatí.

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Stop zdlouhavému vysedávání v kancelářích, moderní manažer dokáže schvalovat potřebné dokumenty vzdáleně, ať už se nachází kdekoli.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů