Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Pokud byste se zeptali manažerů na vyšším stupni řízení, co jim na jejich práci nejvíc vadí, patrně by se shodli na tom, že „papírování“. Vyřizování dokumentů a schvalování různých žádanek, smluv nebo faktur. Protože i v roce 2022 většina českých firem opravdu stále „papíruje“, tedy řeší tuto agendu fyzicky na papíře. Manažerovi tedy nezbývá, než sedět v kanceláři a probírat se fyzickými dokumenty, ručně je podepisovat, případně řešit s kolegy, co se má upravit a jak, než to bude možné schválit.

„Papírování“ ve starém slova smyslu je pomyslnou koulí na noze každého manažera. Doslova ho přiková k židli v kanceláři a obírá ho o drahocenný čas, který by mohl využít účelněji. Jen si představte, že byste tyto administrativní úkony mohli vyřešit cestou na schůzku, při přesunech po městě, cestou taxíkem na letiště, v prodlevě mezi schůzkami v restauraci nebo kavárně. Ona to ale není zase taková utopie. Čas, který jinak strávíte „lelkováním“ nebo sledováním sociálních sítí na mobilním telefonu, můžete využít smysluplněji a ušetřit si tak cestu do kanceláře.

E-mail? Ne, existuje chytřejší řešení

Smlouvy a další dokumenty se totiž dají upravovat a schvalovat i na dálku elektronicky, včetně vašeho podpisu, časového razítka a chytré archivace. Stačí k tomu třeba právě jen mobil, případně tablet nebo notebook s připojením k internetu. Řeč není o posílání elektronických verzí dokumentů e-mailem, ten přeci jenom není zase tak sofistikovaný jako interní systém pro oběh, úpravu, schvalování a archivaci dokumentů, k němuž mají přístup pouze zaměstnanci vaší firmy. Konkrétně jde o cloudovou službu Sofa, která představuje jakousi „kancelář v kapse“.

Jak to funguje? Sofa je interní systém, do kterého můžete zapojit všechny vaše zaměstnance a přiřadit jim různá oprávnění. Takže zatímco řadový pracovník může číst, případně upravovat dokumenty, manažer je může schvalovat, podepisovat a zasílat mimo firmu k podpisu obchodním partnerům nebo úřadům. Práva se dají kdykoli přenastavit, administrátor tak může učinit rovněž na dálku několika kliknutími. Veškerá dokumentace je uložená v cloudu, není tedy závislá na vašich firemních serverech. Nemusíte se tedy vzdáleně připojovat do firmy, ale v klidu můžete využívat cloudovou aplikaci, ať už jste zrovna kdekoli.

Neztrácejte čas

Například u schvalování faktur to probíhá tak, že účetní nebo jiný pověřený zaměstnanec zavede elektronickou verzi faktury do Sofa a zašle ji ke schválení vybraným manažerům. Jakmile ji prostřednictvím Sofa odešle, přijde všem adresátům notifikace e-mailem. V prostředí Sofa si mohou fakturu otevřít, schválit a odeslat zpět. To vše lze zvládnout i na displeji mobilu z tramvaje, aniž by k tomu byla potřeba propiska a zdlouhavé tištění dokumentu na papír. U schválené faktury je vidět, kdo a kdy ji schválil a rovnou se archivuje (v souladu s evropským nařízením eIDAS).

Pokud jste tedy manažerem na první stupni řízení a máte pravomoc schvalovat a podepisovat faktury, nemusí na vás štos těchto faktur čekat na stole v kanceláři, až se vrátíte z několikadenní pracovní cesty, ale pohodlně je zkontrolujete a schválíte z místa, kde se právě nacházíte. Nedojde tak k žádné prodlevě a zbytečným komplikacím. Naprosto zásadní výhodou je tento systém v případě, že firma využívá externí účetní společnost. V takové situaci se schvalovací proces zkrátí z dnů doslova na hodiny či minuty. Firma tak neztrácí reputaci a udrží si dobré vztahy se svými dodavateli a dalšími obchodními partnery.

Sofa však má i další výhody. Jakoukoli fakturu lze díky ní kdykoli zpětně vyhledat v archivu prostřednictvím fulltextu, data schválení nebo jména manažera, který ji schválil. Veškeré „papírování“ tedy můžete mít vyřízené už cestou do kanceláře nebo při přejíždění z jedné pracovní schůzky na druhou. Využijete tak čas, který byste jinak prokrastinovali a potom administrativu doháněli v kanceláři. A to stojí za to, ne?