Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Podepisování, Schvalování
29. března 2022, 6 minut čtení

Stop zdlouhavému vysedávání v kancelářích, moderní manažer dokáže schvalovat potřebné dokumenty vzdáleně, ať už se nachází kdekoli.

Pokud byste se zeptali manažerů na vyšším stupni řízení, co jim na jejich práci nejvíc vadí, patrně by se shodli na tom, že „papírování“. Vyřizování dokumentů a schvalování různých žádanek, smluv nebo faktur. Protože i v roce 2022 většina českých firem opravdu stále „papíruje“, tedy řeší tuto agendu fyzicky na papíře. Manažerovi tedy nezbývá, než sedět v kanceláři a probírat se fyzickými dokumenty, ručně je podepisovat, případně řešit s kolegy, co se má upravit a jak, než to bude možné schválit.

„Papírování“ ve starém slova smyslu je pomyslnou koulí na noze každého manažera. Doslova ho přiková k židli v kanceláři a obírá ho o drahocenný čas, který by mohl využít účelněji. Jen si představte, že byste tyto administrativní úkony mohli vyřešit cestou na schůzku, při přesunech po městě, cestou taxíkem na letiště, v prodlevě mezi schůzkami v restauraci nebo kavárně. Ona to ale není zase taková utopie. Čas, který jinak strávíte „lelkováním“ nebo sledováním sociálních sítí na mobilním telefonu, můžete využít smysluplněji a ušetřit si tak cestu do kanceláře.

E-mail? Ne, existuje chytřejší řešení

Smlouvy a další dokumenty se totiž dají upravovat a schvalovat i na dálku elektronicky, včetně vašeho podpisu, časového razítka a chytré archivace. Stačí k tomu třeba právě jen mobil, případně tablet nebo notebook s připojením k internetu. Řeč není o posílání elektronických verzí dokumentů e-mailem, ten přeci jenom není zase tak sofistikovaný jako interní systém pro oběh, úpravu, schvalování a archivaci dokumentů, k němuž mají přístup pouze zaměstnanci vaší firmy. Konkrétně jde o cloudovou službu Sofa, která představuje jakousi „kancelář v kapse“.

Jak to funguje? Sofa je interní systém, do kterého můžete zapojit všechny vaše zaměstnance a přiřadit jim různá oprávnění. Takže zatímco řadový pracovník může číst, případně upravovat dokumenty, manažer je může schvalovat, podepisovat a zasílat mimo firmu k podpisu obchodním partnerům nebo úřadům. Práva se dají kdykoli přenastavit, administrátor tak může učinit rovněž na dálku několika kliknutími. Veškerá dokumentace je uložená v cloudu, není tedy závislá na vašich firemních serverech. Nemusíte se tedy vzdáleně připojovat do firmy, ale v klidu můžete využívat cloudovou aplikaci, ať už jste zrovna kdekoli.

Neztrácejte čas

Například u schvalování faktur to probíhá tak, že účetní nebo jiný pověřený zaměstnanec zavede elektronickou verzi faktury do Sofa a zašle ji ke schválení vybraným manažerům. Jakmile ji prostřednictvím Sofa odešle, přijde všem adresátům notifikace e-mailem. V prostředí Sofa si mohou fakturu otevřít, schválit a odeslat zpět. To vše lze zvládnout i na displeji mobilu z tramvaje, aniž by k tomu byla potřeba propiska a zdlouhavé tištění dokumentu na papír. U schválené faktury je vidět, kdo a kdy ji schválil a rovnou se archivuje (v souladu s evropským nařízením eIDAS).

Pokud jste tedy manažerem na první stupni řízení a máte pravomoc schvalovat a podepisovat faktury, nemusí na vás štos těchto faktur čekat na stole v kanceláři, až se vrátíte z několikadenní pracovní cesty, ale pohodlně je zkontrolujete a schválíte z místa, kde se právě nacházíte. Nedojde tak k žádné prodlevě a zbytečným komplikacím. Naprosto zásadní výhodou je tento systém v případě, že firma využívá externí účetní společnost. V takové situaci se schvalovací proces zkrátí z dnů doslova na hodiny či minuty. Firma tak neztrácí reputaci a udrží si dobré vztahy se svými dodavateli a dalšími obchodními partnery.

Sofa však má i další výhody. Jakoukoli fakturu lze díky ní kdykoli zpětně vyhledat v archivu prostřednictvím fulltextu, data schválení nebo jména manažera, který ji schválil. Veškeré „papírování“ tedy můžete mít vyřízené už cestou do kanceláře nebo při přejíždění z jedné pracovní schůzky na druhou. Využijete tak čas, který byste jinak prokrastinovali a potom administrativu doháněli v kanceláři. A to stojí za to, ne?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů