Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Podepisování, Workflow
19. ledna 2022, 5 minut čtení

Elektronický podpis se stává nezbytnou součástí administrativní výbavy moderní firmy. A nejen on – také nástroje, které vám umožní s partnery odsouhlasit a podepsat smlouvu, aniž byste se museli fyzicky potkat. 

Pokud něčemu prospěla už třetí rok trvající pandemie Covid-19, je to digitalizace firemních procesů. A to nejenom interních, ale i externích. Vezměme si jenom schvalování a podepisování smluv s obchodními partnery: dříve bylo nezbytné se kvůli potvrzení kontraktu osobně sejít a smlouvu fyzicky podepsat perem nebo propiskou. Pandemie fyzickým kontaktům nepřála, zato pomohla celý proces schvalování a podepisování smluv maximálně uspíšit. Pokud tedy zrovna konkrétní odpovědní manažeři zatvrzele netrvají na používání papírových dokumentů. 

Podepisování propiskou? Ale jděte! 

Elektronický podpis u nás není žádnou novinkou. V České republice se může používat od roku 2000, kdy Parlament schválil speciální zákon č. 227/2000 Sb. A od roku 2016 jej nahradil nový zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, který doplnil evropské nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu. To je závazné pro všechny členské země Evropské unie a umožňuje tak elektronické podpisy uznávat napříč celou EU. 

Co je v posledních letech nové a výrazně usnadňuje firmám a různým organizacím práci, jsou podpůrné aplikace, které umožňují dokumenty nejen elektronicky podepisovat a podpisy ověřovat, ale také je interně bezpapírově schvalovat, kontrolovat, archivovat a skartovat. Po celou dobu své životnosti tak nemusí být ani jednou vytištěné na papír, přesto jsou kdykoli a odkudkoli dohledatelné z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu. Kompletní oběh dokumentů tak probíhá digitálně, bez použití tiskárny, posílání poštou nebo kurýrem. 

Nezastaví vás ani Omikron...

Vezměme si příklad zmíněné pandemie. Teď se na nás řítí další vlna spojená s koronavirovou variantou Omikron. V západní Evropě už kvůli ní zavádějí nové lockdowny, zavírají se školy, přechází se opět na hromadný home office. Fungování firmy v takové situaci bez sofistikovaného systému pro interní oběh a zpracování dokumentů je prakticky nemožné. A protože dnes už prakticky všechny dokumenty vznikají elektronicky, není ani důvod si je tisknout na papír. Mohou firmou putovat právě v digitální podobě a je jedno, kde se zaměstnanci nacházejí: zda sedí v kanceláři, doma na home office, nebo jsou na schůzce či služební cestě. 

Třeba naše aplikace Sofa dokáže integrovat veškerou firemní administrativu na jedno místo, a ještě s ní můžete pohodlně schvalovat a podepisovat smlouvy se svými obchodními partnery, kteří tuto aplikaci ani nemají. Vy si smlouvu interně schválíte a podepíšete přes Sofa a pak jejím prostřednictvím e-mailem zašlete dokument k podpisu protistraně, která ho rovněž elektronicky podepíše, když se předtím identifikuje třeba pomocí BankID. A stejným způsobem ji e-mailem pošle zpět k vám, kde ji Sofa vrátí do firemního bezpapírového oběhu, přidá jí číslo a archivuje ji v souladu s nařízením eIDAS. 

Některé firmy můžou po zavedení bezpapírového oběhu a schvalování dokumentů zjistit, že ani kancelář nepotřebují, nebo ne tak velkou, protože zaměstnanci mohou stejně dobře pracovat i z domova. Nemluvě o úsporách za papír, tonery do tiskáren, poštovné a kurýry. 

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů