Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Podepisování, Workflow
19. ledna 2022, 5 minut čtení

Elektronický podpis se stává nezbytnou součástí administrativní výbavy moderní firmy. A nejen on – také nástroje, které vám umožní s partnery odsouhlasit a podepsat smlouvu, aniž byste se museli fyzicky potkat. 

Pokud něčemu prospěla už třetí rok trvající pandemie Covid-19, je to digitalizace firemních procesů. A to nejenom interních, ale i externích. Vezměme si jenom schvalování a podepisování smluv s obchodními partnery: dříve bylo nezbytné se kvůli potvrzení kontraktu osobně sejít a smlouvu fyzicky podepsat perem nebo propiskou. Pandemie fyzickým kontaktům nepřála, zato pomohla celý proces schvalování a podepisování smluv maximálně uspíšit. Pokud tedy zrovna konkrétní odpovědní manažeři zatvrzele netrvají na používání papírových dokumentů. 

Podepisování propiskou? Ale jděte! 

Elektronický podpis u nás není žádnou novinkou. V České republice se může používat od roku 2000, kdy Parlament schválil speciální zákon č. 227/2000 Sb. A od roku 2016 jej nahradil nový zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, který doplnil evropské nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu. To je závazné pro všechny členské země Evropské unie a umožňuje tak elektronické podpisy uznávat napříč celou EU. 

Co je v posledních letech nové a výrazně usnadňuje firmám a různým organizacím práci, jsou podpůrné aplikace, které umožňují dokumenty nejen elektronicky podepisovat a podpisy ověřovat, ale také je interně bezpapírově schvalovat, kontrolovat, archivovat a skartovat. Po celou dobu své životnosti tak nemusí být ani jednou vytištěné na papír, přesto jsou kdykoli a odkudkoli dohledatelné z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu. Kompletní oběh dokumentů tak probíhá digitálně, bez použití tiskárny, posílání poštou nebo kurýrem. 

Nezastaví vás ani Omikron...

Vezměme si příklad zmíněné pandemie. Teď se na nás řítí další vlna spojená s koronavirovou variantou Omikron. V západní Evropě už kvůli ní zavádějí nové lockdowny, zavírají se školy, přechází se opět na hromadný home office. Fungování firmy v takové situaci bez sofistikovaného systému pro interní oběh a zpracování dokumentů je prakticky nemožné. A protože dnes už prakticky všechny dokumenty vznikají elektronicky, není ani důvod si je tisknout na papír. Mohou firmou putovat právě v digitální podobě a je jedno, kde se zaměstnanci nacházejí: zda sedí v kanceláři, doma na home office, nebo jsou na schůzce či služební cestě. 

Třeba naše aplikace Sofa dokáže integrovat veškerou firemní administrativu na jedno místo, a ještě s ní můžete pohodlně schvalovat a podepisovat smlouvy se svými obchodními partnery, kteří tuto aplikaci ani nemají. Vy si smlouvu interně schválíte a podepíšete přes Sofa a pak jejím prostřednictvím e-mailem zašlete dokument k podpisu protistraně, která ho rovněž elektronicky podepíše, když se předtím identifikuje třeba pomocí BankID. A stejným způsobem ji e-mailem pošle zpět k vám, kde ji Sofa vrátí do firemního bezpapírového oběhu, přidá jí číslo a archivuje ji v souladu s nařízením eIDAS. 

Některé firmy můžou po zavedení bezpapírového oběhu a schvalování dokumentů zjistit, že ani kancelář nepotřebují, nebo ne tak velkou, protože zaměstnanci mohou stejně dobře pracovat i z domova. Nemluvě o úsporách za papír, tonery do tiskáren, poštovné a kurýry. 

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Čas jsou peníze a také komodita, která je stále vzácnější. Každý den musíme pečlivě volit, čemu a proč budeme věnovat svůj čas a zda se nám to vyplatí.

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Stop zdlouhavému vysedávání v kancelářích, moderní manažer dokáže schvalovat potřebné dokumenty vzdáleně, ať už se nachází kdekoli.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů