Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Pokud něčemu prospěla už třetí rok trvající pandemie Covid-19, je to digitalizace firemních procesů. A to nejenom interních, ale i externích. Vezměme si jenom schvalování a podepisování smluv s obchodními partnery: dříve bylo nezbytné se kvůli potvrzení kontraktu osobně sejít a smlouvu fyzicky podepsat perem nebo propiskou. Pandemie fyzickým kontaktům nepřála, zato pomohla celý proces schvalování a podepisování smluv maximálně uspíšit. Pokud tedy zrovna konkrétní odpovědní manažeři zatvrzele netrvají na používání papírových dokumentů. 

Podepisování propiskou? Ale jděte! 

Elektronický podpis u nás není žádnou novinkou. V České republice se může používat od roku 2000, kdy Parlament schválil speciální zákon č. 227/2000 Sb. A od roku 2016 jej nahradil nový zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, který doplnil evropské nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu. To je závazné pro všechny členské země Evropské unie a umožňuje tak elektronické podpisy uznávat napříč celou EU. 

Co je v posledních letech nové a výrazně usnadňuje firmám a různým organizacím práci, jsou podpůrné aplikace, které umožňují dokumenty nejen elektronicky podepisovat a podpisy ověřovat, ale také je interně bezpapírově schvalovat, kontrolovat, archivovat a skartovat. Po celou dobu své životnosti tak nemusí být ani jednou vytištěné na papír, přesto jsou kdykoli a odkudkoli dohledatelné z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu. Kompletní oběh dokumentů tak probíhá digitálně, bez použití tiskárny, posílání poštou nebo kurýrem. 

Nezastaví vás ani Omikron...

Vezměme si příklad zmíněné pandemie. Teď se na nás řítí další vlna spojená s koronavirovou variantou Omikron. V západní Evropě už kvůli ní zavádějí nové lockdowny, zavírají se školy, přechází se opět na hromadný home office. Fungování firmy v takové situaci bez sofistikovaného systému pro interní oběh a zpracování dokumentů je prakticky nemožné. A protože dnes už prakticky všechny dokumenty vznikají elektronicky, není ani důvod si je tisknout na papír. Mohou firmou putovat právě v digitální podobě a je jedno, kde se zaměstnanci nacházejí: zda sedí v kanceláři, doma na home office, nebo jsou na schůzce či služební cestě. 

Třeba naše aplikace Sofa dokáže integrovat veškerou firemní administrativu na jedno místo, a ještě s ní můžete pohodlně schvalovat a podepisovat smlouvy se svými obchodními partnery, kteří tuto aplikaci ani nemají. Vy si smlouvu interně schválíte a podepíšete přes Sofa a pak jejím prostřednictvím e-mailem zašlete dokument k podpisu protistraně, která ho rovněž elektronicky podepíše, když se předtím identifikuje třeba pomocí BankID. A stejným způsobem ji e-mailem pošle zpět k vám, kde ji Sofa vrátí do firemního bezpapírového oběhu, přidá jí číslo a archivuje ji v souladu s nařízením eIDAS. 

Některé firmy můžou po zavedení bezpapírového oběhu a schvalování dokumentů zjistit, že ani kancelář nepotřebují, nebo ne tak velkou, protože zaměstnanci mohou stejně dobře pracovat i z domova. Nemluvě o úsporách za papír, tonery do tiskáren, poštovné a kurýry.