Výhody elektronického podepisování smluv

Podepisování, Archivace
08. září 2022, 6 minut čtení

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Nemusíte je tisknout

Každý dokument dnes vzniká elektronicky. Takže proč ho potom zbytečně tisknout podepisovat, posílat a skenovat pro odeslání druhé straně a na konec i fyzicky archivovat? Nejen že ušetříte za papír a toner do tiskárny, ale nemusíte řešit, kde se zrovna smlouva fyzicky nachází, jak ji dopravit k podepsání partnerům a kde ji poté spolehlivě uložit, aby byla kdykoli lehce k nalezení. Elektronickou verzi smlouvy si můžete jednoduše vyhledat a vytáhnout z archivu kdekoli, kvůli papírové musíte do firemního archivu a údržba takového archivu i prostor, ve kterém se nachází, vás také něco stojí.

Ušetříte za poštovné

Podepisujete smlouvy s partnery, kteří se nemohou osobně dostavit na schůzku? V papírové verzi musíte řešit odeslání dokumentu doporučeným dopisem (většinou do vlastních rukou s dodejkou), což znamená, že odpovědný pracovník s ním musí na poštu, kde ho čeká vypisování podacího lístku a hrazení poštovného, které se neustále zdražuje. Několik dní pak čekáte, až vám partneři zašlou podepsané smlouvy zpět. U elektronické verze si můžete smlouvu poslat datovou schránkou nebo e-mailem, případně přes úložiště či službu pro vzdálené podepisování a protistrana ji dostane okamžitě. Do několika minut můžete mít vše vyřízeno.

Podepíšete je kdekoli a kdykoli

Díky elektronickému podpisu se nemusíte s partnery osobně scházet, abyste podepisovali papírovou verzi dokumentu. A pokud využíváte některý z nástrojů pro elektronické podepisování a archivování dokumentů, jako je například naše aplikace Sofa, smlouvu podepíšete opravdu odkudkoli na jakémkoli chytrém zařízení s připojením k internetu. Klidně i z vašeho mobilního telefonu mezi schůzkami v kavárně. Sofa vám umožní uchovávat certifikáty pro elektronický podpis v cloudu, takže je máte k dispozici opravdu všude, kde je internetové připojení.

Není nutné fyzické setkání

Čas jsou peníze a důležitost osobních setkání poněkud pominula po zkušenosti s pandemií koronaviru, kdy jsme se bez nich museli obejít bezmála dva roky. A tak stejně jako fyzické porady nahradilo setkávání online přes Google Meet, Microsoft Teams a další videokonferenční aplikace, i setkávání a společné podepisování smluv na papíře postupně nahrazuje elektronické podepisování z pohodlí kanceláře nebo odkudkoli, kde vás zrovna tato povinnost dožene.

Okamžitá archivace

U tištěné smlouvy musíte zajistit její fyzickou archivaci v šanonech, což obnáší práci minimálně jednoho zaměstnance, který se stará o chod papírového archivu a dokáže v něm zpětně vyhledávat důležité dokumenty. Pro takový archiv potřebujete poměrně velký prostor, kde se musí udržovat konstantní teplota a vlhkost, ale i tak se stává, že papírové dokumenty časem blednou a ztrácí čitelnost. Oproti tomu elektronická archivace, která je spojená s využíváním naší aplikace Sofa pro oběh, schvalování, podepisování a archivování dokumentů, smlouvy archivuje automaticky, zcela v souladu s evropským právem, a kvalita takto archivovaných dokumentů nedozná po celou dobu jejich životnosti žádných změn.

Fyzicky se nezničí

Nedávno jsme si připomínali dvacetileté výročí ničivých povodní v Praze, kterým padly za oběť i řady archivů. Ochránit papírové dokumenty před živelnými katastrofami je obtížné, u elektronických dokumentů si však můžete být na sto procent jisti, že vám je velká voda neodnese a požár nespálí. Jednoduše proto, že archivace probíhá v cloudu a archivované dokumenty ani nemusí být na firemním „železe“ v sídle společnosti.

Přesvědčili jsme vás o výhodách elektronického podepisování smluv? Pokud ano, vyzkoušejte si ho hned teď nebo požádejte o bezplatnou konzultaci.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů