Nemusíte je tisknout
Každý dokument dnes vzniká elektronicky. Takže proč ho potom zbytečně tisknout podepisovat, posílat a skenovat pro odeslání druhé straně a na konec i fyzicky archivovat? Nejen že ušetříte za papír a toner do tiskárny, ale nemusíte řešit, kde se zrovna smlouva fyzicky nachází, jak ji dopravit k podepsání partnerům a kde ji poté spolehlivě uložit, aby byla kdykoli lehce k nalezení. Elektronickou verzi smlouvy si můžete jednoduše vyhledat a vytáhnout z archivu kdekoli, kvůli papírové musíte do firemního archivu a údržba takového archivu i prostor, ve kterém se nachází, vás také něco stojí.
Ušetříte za poštovné
Podepisujete smlouvy s partnery, kteří se nemohou osobně dostavit na schůzku? V papírové verzi musíte řešit odeslání dokumentu doporučeným dopisem (většinou do vlastních rukou s dodejkou), což znamená, že odpovědný pracovník s ním musí na poštu, kde ho čeká vypisování podacího lístku a hrazení poštovného, které se neustále zdražuje. Několik dní pak čekáte, až vám partneři zašlou podepsané smlouvy zpět. U elektronické verze si můžete smlouvu poslat datovou schránkou nebo e-mailem, případně přes úložiště či službu pro vzdálené podepisování a protistrana ji dostane okamžitě. Do několika minut můžete mít vše vyřízeno.
Podepíšete je kdekoli a kdykoli
Díky elektronickému podpisu se nemusíte s partnery osobně scházet, abyste podepisovali papírovou verzi dokumentu. A pokud využíváte některý z nástrojů pro elektronické podepisování a archivování dokumentů, jako je například naše aplikaceSofa, smlouvu podepíšete opravdu odkudkoli na jakémkoli chytrém zařízení s připojením k internetu. Klidně i z vašeho mobilního telefonu mezi schůzkami v kavárně.Sofavám umožní uchovávat certifikáty pro elektronický podpis v cloudu, takže je máte k dispozici opravdu všude, kde je internetové připojení.
Není nutné fyzické setkání
Čas jsou peníze a důležitost osobních setkání poněkud pominula po zkušenosti s pandemií koronaviru, kdy jsme se bez nich museli obejít bezmála dva roky. A tak stejně jako fyzické porady nahradilo setkávání online přes Google Meet, Microsoft Teams a další videokonferenční aplikace, i setkávání a společné podepisování smluv na papíře postupně nahrazuje elektronické podepisování z pohodlí kanceláře nebo odkudkoli, kde vás zrovna tato povinnost dožene.
Okamžitá archivace
U tištěné smlouvy musíte zajistit její fyzickou archivaci v šanonech, což obnáší práci minimálně jednoho zaměstnance, který se stará o chod papírového archivu a dokáže v něm zpětně vyhledávat důležité dokumenty. Pro takový archiv potřebujete poměrně velký prostor, kde se musí udržovat konstantní teplota a vlhkost, ale i tak se stává, že papírové dokumenty časem blednou a ztrácí čitelnost. Oproti tomu elektronická archivace, která je spojená s využíváním naší aplikaceSofapro oběh, schvalování, podepisování a archivování dokumentů, smlouvy archivuje automaticky, zcela v souladu s evropským právem, a kvalita takto archivovaných dokumentů nedozná po celou dobu jejich životnosti žádných změn.
Fyzicky se nezničí
Nedávno jsme si připomínali dvacetileté výročí ničivých povodní v Praze, kterým padly za oběť i řady archivů. Ochránit papírové dokumenty před živelnými katastrofami je obtížné, u elektronických dokumentů si však můžete být na sto procent jisti, že vám je velká voda neodnese a požár nespálí. Jednoduše proto, že archivace probíhá v cloudu a archivované dokumenty ani nemusí být na firemním „železe“ v sídle společnosti. Přesvědčili jsme vás o výhodách elektronického podepisování smluv? Pokud ano, vyzkoušejte si ho hned teď nebo požádejte o bezplatnou konzultaci.
