Na vlastní kůži se o tom přesvědčil náš nový člen obchodního týmu Michal Slabý.
Michale, jak ses dostal k práci v Software602 a měl jsi někdy v minulosti osobní zkušenost s našimi produkty?
Zkušenost jsem měl čistě historickou. V porevoluční době jsem se jako malý kluk učil psát na počítači v textovém editoru T602. Pak jsem šestsetdvojku vedl v patrnosti, ale nepřišel jsem s ní nijak do kontaktu. Zhruba před rokem se Software602 stal mým klientem v digitální agentuře, pro kterou jsem pracoval. Zajišťoval jsem pro ně správu online a LinkedIn kampaní a integraci systémů spojených s e-mailingem, a byl jsem denně v kontaktu s marketingovým ředitelem Pavlem Žižkou.
A pak ses rozhodl přejít do šestsetdvojky?
Nebylo to tak moje rozhodnutí, v původní agentuře jsem skončil a na první dobrou mě nenapadlo nic jiného, než zavolat mým nejlepším klientům, abych jednak domluvil předání agendy mému nástupci a zároveň se jich zeptal, zda neví o nějaké pracovní příležitosti. Pavel Žižka mi tak polovážně řekl, ať jdu do Software602. Samozřejmě to neproběhlo tak narychlo, nejdřív následovalo období, kdy jsem hledal práci nejrůznějšího charakteru. A mezitím probíhala jednání i s lidmi z obchodu v Software602, až jsme se dohodli. Už jsem firmu znal, včetně obchodu a obchodníků. A také jsem se šestsetdvojce snažil pomáhat prodávat jejich online produkty, jako je například Signer, takže jsem do toho měl trochu vhled. Prostě nám to dávalo smysl.
Jak potom probíhal formální nástup do nového zaměstnání? Bylo to bezpapírově online?
Když se blížil termín mého nástupu a řekli jsme si definitivní ano, převzalo agendu HR oddělení. Zavolala mi kolegyně z HR a řekla mi, že veškerý onboarding se řeší bezpapírově, včetně smluv. A že mám očekávat e-mail, nikoli žádnou klasickou poštovní zásilku. Přišel mi souhlas s elektronickou komunikací. Šlo o velmi intuitivní e-mail ve smyslu, že mi Software602 něco posílá a že mám kliknout na odkaz, aby se mi dokument zobrazil v prostředí Sofa. Vím, jak takové aplikace fungují, takže to pro mě nebylo nic neznámého. Na několik kliků jsem potvrdil, že chci se Software602 komunikovat elektronicky skrze autorizaci e-mailem, telefonem, SMS zprávou, následně jsem ten dokument elektronicky podepsal a na základě toho mi přišly následné dokumenty jako návrh pracovní smlouvy, mzdový výměr, interní směrnice o bezpečnosti a podobně.
Jak ses o těch zprávách dozvěděl?
Vždy mi přišla notifikace do e-mailu, že mi přišly nějaké dokumenty a že si mám kliknout na odkaz a vyžádat si k nim přístup. Ověřil jsem se telefonem nebo e-mailem, autorizoval jsem se, kliknul na dokument, podepsal, potvrdil kód z SMS zprávy a bylo hotovo. Tím, že to bylo opravdu takto jednoduché na pár kliknutí, jsem si dokumenty mohl pořádně pročíst a případně okomentovat. Byl tam i prostor pro to, kdybych s něčím nesouhlasil nebo něčemu nerozuměl, abych to v rámci Sofa dal vědět. Po odsouhlasení mi do e-mailu přišly dokumenty v elektronické podobě k osobní archivaci. A to bylo vše. Byla to otázka pouhých pěti nebo deseti minut.
U předchozích zaměstnavatelů jsi absolvoval klasické kolečko s papírovými dokumenty? Můžeš to porovnat i z hlediska času, kolik jsi s tím strávil?
Bezpapírové řešení je pohodlné a rychlé. Je to rychlé i z toho titulu, že nemusíte k tomu budoucímu zaměstnavateli chodit osobně. V mém případě by to znamenalo absolvovat cestu dlouhou hodinu nebo hodinu a půl. Musel bych si na to vyhradit volno z předchozího zaměstnání. Místo toho jsem to mohl vyřešit z pohodlí domova přes e-mail. Mohl jsem si u toho pít kafe a věnovat se tomu v době, kdy jsem na to měl čas, nebyl jsem vázaný na čas protistrany. V podstatě jsem ty dokumenty mohl podepsat odkudkoli. Já jsem tedy zrovna tyto dokumenty podepisoval v domácí pracovně na počítači, ale dá se to vyřešit úplně stejně pohodlně i na telefonu.
A v předešlých zaměstnáních?
Tam to také šlo částečně elektronickou formou, ale takovou tou standardní: dokument přišel e-mailem, pak se vytisknul, podepsal a musel se donést do firmy, kde se uložil do šanonu. Dalo se to vyřešit e-mailem, ale protistrana si ty dokumenty také musela vytisknout. Takže to bylo takovým krkolomným způsobem. Historicky ještě předtím to byl ještě ten klasický starý způsob, kdy mi zatelefonovali, že mám přijet do firmy, tam mi předložili smlouvu, musel jsem si ji na místě přečíst a hned podepsat. Strávil jsem nad tím půl dne, musel jsem cestovat, stálo mě to čas a peníze. Bylo to celkově nepohodlné. U onboardingu Software602 je skvělé, že nejste vázaní na čas ani na místo. Vyřídíte to odkudkoli.
Využiješ nějak tuto svoji zkušenost s online onboardingem pro svoji práci v Software602? Třeba při jednání s klienty?
Určitě ano. Jsem obchodník a přesně tento use case používám na schůzkách, kde se řeší HR agendy jako podepisování v rámci personalistiky. Neřeší se tak ale jenom nástupy zaměstnanců, ale i jejich odchody, upravují se právní vztahy se zaměstnanci a aktualizují se s nimi smlouvy v průběhu pracovního poměru. Podepisují se dodatky nebo aktualizace firemních směrnic, mzdových výměrů atd. Takže jim popisuji, jak u mě probíhal nástup do Software602.
Pro výrobní podniky, které mají desítky výrobních závodů nejen po České republice, ale i po Evropě a kdekoli jinde, to je ještě mnohem více žádané, protože HR oddělení může sedět v Praze nebo Ostravě, ale výrobní závod, kam přijímají budoucího zaměstnance, může být na úplně opačné straně republiky. A ten zaměstnanec by kvůli podpisu smlouvy musel reálně jet přes celou republiku podepsat dokumenty. Takhle to všechno vyřeší online a ušetříte ohromný čas a získáte vyšší šanci, že toho zaměstnance získáte. Když by byl z větší dálky, mohl by ho odradit fakt, že by musel jet někam tři hodiny kvůli fyzickému podpisu pracovní smlouvy. Kdyby pracoval ve výrobním závodě v Karlových Varech a centrála firmy by byla v Brně, mohl by si říct, že už jen kvůli tomu tam nepůjde pracovat. Nechtělo by se mu pořád něco řešit s centrálou na druhém konci země.
