Tisknete ve firmě faktury? A proč?

Podepisování, Archivace
4 minuty čtení

Pokud tisknete, patříte ke třem čtvrtinám českých firem, které tak činí. Ano, i když všechny faktury už vznikají digitálně, naprostou většinu z nich čeká cesta do tiskárny.

Tradice papírových faktur, které se ručně podepisují a razítkují, je v Česku stále velmi silná. I když v dnešní době už všechny faktury vznikají na počítačích nebo noteboocích, drtivá většina tuzemských firem je poté vytiskne na papír a nakládá s nimi ve fyzické podobě. Když jsme prostřednictvím agentury Instant Research oslovili přes 500 IT manažerů českých firem, tisk faktur připustilo 74,1 % z nich. Naopak výhradně elektronické verze faktur bez jejich fyzického vytištění po celou dobu jejich životnosti používá jen čtvrtina oslovených (přesně to bylo 25,9 %).

Česko, ráj papírování

Zdá se vám to šílené? Ano, zvyk je železná košile. Především v papírové podobě totiž většina firem podepisuje i různé další dokumenty: vedle faktur i objednávky nebo smlouvy. Připouští to 69 % IT pracovníků zapojených do průzkumu. Elektronický podpis v takových případech používá čtvrtina respondentů, přičemž 16 % stačí prostý elektronický podpis a 8,6 % používá elektronický podpis kvalifikovaný. Cloudové služby pro podepisování využívá pouze 1,5 % oslovených.

Je zajímavé, že oběh dokumentů ve firmách se už většinou děje elektronicky, ale ne příliš sofistikovaně. Převažuje zasílání e-mailem, které uvedlo 41 % respondentů. Pouze čtvrtina oslovených IT pracovníků používá nějaký systém pro správu a oběh dokumentů, ať už jde o interní řešení ve firmě (14, 1 %) nebo nějaký chytrý systém využitelný i vzdáleně (10,9 %). Víc než čtvrtina respondentů (26,3 %) si předává dokumenty fyzicky v papírové podobě.

Papírová forma nadále převažuje u uzavírání smluv s klienty. Upřednostňuje ji 53,5 % oslovených firem, pro něž je nejsnadnější takové smlouvy podepisovat ručně. E-mailem si smlouvy zasílá a elektronicky je podepisuje 27,6 % respondentů a datovou schránku pro uzavírání smluv využívá pouze 8 % dotazovaných. Ještě míň se k tomuto účelu využívá některá z cloudových služeb pro podepisování (uvedlo ji 1,3 % respondentů).

Jak to zvládnout bez tisku?

Tisk faktur, smluv a dalších dokumentů už není v dnešní době vůbec nutný. Pokud hledáte aplikaci na oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem, aniž byste museli utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k uchování certifikátů elektronického podpisu, můžete využít cloudovou aplikaci Sofa. Jejím prostřednictvím vyřešíte i schvalování

žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow ve firmě během hromadného home office.

Pokud se potřebujete rychle dostat k archivním dokumentům a pracujete z domova, není nic jednoduššího než pro smlouvy, spisy, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů používat DocsMaster. Jeho pomocí můžete dlouhodobě archivovat jakékoli dokumenty a oceníte ho jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházíte. A jak vyřešit podepisování a zasílání faktur v elektronické podobě? Datovou schránku má vaše firma zřízenou ze zákona. Elektronické podepisování dokumentů zasílaných jejím prostřednictvím si můžete zjednodušit díky aplikaci Signer. Živnostníci a školy ji mají dokonce k dispozici zdarma.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze