Tisknete ve firmě faktury? A proč?

Podepisování, Archivace
23. dubna 2021, 5 minut čtení

Pokud tisknete, patříte ke třem čtvrtinám českých firem, které tak činí. Ano, i když všechny faktury už vznikají digitálně, naprostou většinu z nich čeká cesta do tiskárny.

Tradice papírových faktur, které se ručně podepisují a razítkují, je v Česku stále velmi silná. I když v dnešní době už všechny faktury vznikají na počítačích nebo noteboocích, drtivá většina tuzemských firem je poté vytiskne na papír a nakládá s nimi ve fyzické podobě. Když jsme prostřednictvím agentury Instant Research oslovili přes 500 IT manažerů českých firem, tisk faktur připustilo 74,1 % z nich. Naopak výhradně elektronické verze faktur bez jejich fyzického vytištění po celou dobu jejich životnosti používá jen čtvrtina oslovených (přesně to bylo 25,9 %).

Česko, ráj papírování

Zdá se vám to šílené? Ano, zvyk je železná košile. Především v papírové podobě totiž většina firem podepisuje i různé další dokumenty: vedle faktur i objednávky nebo smlouvy. Připouští to 69 % IT pracovníků zapojených do průzkumu. Elektronický podpis v takových případech používá čtvrtina respondentů, přičemž 16 % stačí prostý elektronický podpis a 8,6 % používá elektronický podpis kvalifikovaný. Cloudové služby pro podepisování využívá pouze 1,5 % oslovených.

Je zajímavé, že oběh dokumentů ve firmách se už většinou děje elektronicky, ale ne příliš sofistikovaně. Převažuje zasílání e-mailem, které uvedlo 41 % respondentů. Pouze čtvrtina oslovených IT pracovníků používá nějaký systém pro správu a oběh dokumentů, ať už jde o interní řešení ve firmě (14, 1 %) nebo nějaký chytrý systém využitelný i vzdáleně (10,9 %). Víc než čtvrtina respondentů (26,3 %) si předává dokumenty fyzicky v papírové podobě.

Papírová forma nadále převažuje u uzavírání smluv s klienty. Upřednostňuje ji 53,5 % oslovených firem, pro něž je nejsnadnější takové smlouvy podepisovat ručně. E-mailem si smlouvy zasílá a elektronicky je podepisuje 27,6 % respondentů a datovou schránku pro uzavírání smluv využívá pouze 8 % dotazovaných. Ještě míň se k tomuto účelu využívá některá z cloudových služeb pro podepisování (uvedlo ji 1,3 % respondentů).

Jak to zvládnout bez tisku?

Tisk faktur, smluv a dalších dokumentů už není v dnešní době vůbec nutný. Pokud hledáte aplikaci na oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem, aniž byste museli utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k uchování certifikátů elektronického podpisu, můžete využít cloudovou aplikaci Sofa. Jejím prostřednictvím vyřešíte i schvalování

žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow ve firmě během hromadného home office.

Pokud se potřebujete rychle dostat k archivním dokumentům a pracujete z domova, není nic jednoduššího než pro smlouvy, spisy, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů používat DocsMaster. Jeho pomocí můžete dlouhodobě archivovat jakékoli dokumenty a oceníte ho jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházíte. A jak vyřešit podepisování a zasílání faktur v elektronické podobě? Datovou schránku má vaše firma zřízenou ze zákona. Elektronické podepisování dokumentů zasílaných jejím prostřednictvím si můžete zjednodušit díky aplikaci Signer. Živnostníci a školy ji mají dokonce k dispozici zdarma.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Se smlouvami už nemusíme jezdit za partnery

Se smlouvami už nemusíme jezdit za partnery

Podepisování smluv s obchodními partnery se Petrovi stalo noční můrou. Kvůli koronaviru mu rušili jednu schůzku za druhou a zasílání parafovaných dokumentů kurýry se prodražovalo.

Pandemie obnažila vnitřní nastavení každého z nás

Pandemie obnažila vnitřní nastavení každého z nás

Má za sebou už tisíce pracovních pohovorů, pamatuje dobu, kdy se jí na jedno volné místo přihlásilo 200 uchazečů a současný nábor nových zaměstnanců přirovnává k boji. Ale vždy platí, že se především dívá, zda je potenciální posila 602 bystrá. Magda Brožíková, HR ředitelka 602, totiž ví, že pak má dobrou šanci zapadnout do fungujícího týmu.

6 + 2 bezpapírové vychytávky Romana Stolejdy

6 + 2 bezpapírové vychytávky Romana Stolejdy

Prošel největšími vydavatelskými domy v Česku, kde se staral o to, aby tištěné noviny a časopisy měly co největší prodaný náklad. Dnes vidí budoucnost tištěných médií docela černě, i když magazíny podle něj mají ještě docela šanci. Sám si však tisk až na výjimky už léta nekoupil a dává přednost online zprávám. Dalším zpovídaným v naší bezpapírové anketě je Roman Stolejda, generální ředitel agentur Impression Media a Programmatic Media CZ.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů