Tisknete ve firmě faktury? A proč?

Tradice papírových faktur, které se ručně podepisují a razítkují, je v Česku stále velmi silná. I když v dnešní době už všechny faktury vznikají na počítačích nebo noteboocích, drtivá většina tuzemských firem je poté vytiskne na papír a nakládá s nimi ve fyzické podobě. Když jsme prostřednictvím agentury Instant Research oslovili přes 500 IT manažerů českých firem, tisk faktur připustilo 74,1 % z nich. Naopak výhradně elektronické verze faktur bez jejich fyzického vytištění po celou dobu jejich životnosti používá jen čtvrtina oslovených (přesně to bylo 25,9 %).

Česko, ráj papírování

Zdá se vám to šílené? Ano, zvyk je železná košile. Především v papírové podobě totiž většina firem podepisuje i různé další dokumenty: vedle faktur i objednávky nebo smlouvy. Připouští to 69 % IT pracovníků zapojených do průzkumu. Elektronický podpis v takových případech používá čtvrtina respondentů, přičemž 16 % stačí prostý elektronický podpis a 8,6 % používá elektronický podpis kvalifikovaný. Cloudové služby pro podepisování využívá pouze 1,5 % oslovených.

Je zajímavé, že oběh dokumentů ve firmách se už většinou děje elektronicky, ale ne příliš sofistikovaně. Převažuje zasílání e-mailem, které uvedlo 41 % respondentů. Pouze čtvrtina oslovených IT pracovníků používá nějaký systém pro správu a oběh dokumentů, ať už jde o interní řešení ve firmě (14, 1 %) nebo nějaký chytrý systém využitelný i vzdáleně (10,9 %). Víc než čtvrtina respondentů (26,3 %) si předává dokumenty fyzicky v papírové podobě.

Papírová forma nadále převažuje u uzavírání smluv s klienty. Upřednostňuje ji 53,5 % oslovených firem, pro něž je nejsnadnější takové smlouvy podepisovat ručně. E-mailem si smlouvy zasílá a elektronicky je podepisuje 27,6 % respondentů a datovou schránku pro uzavírání smluv využívá pouze 8 % dotazovaných. Ještě míň se k tomuto účelu využívá některá z cloudových služeb pro podepisování (uvedlo ji 1,3 % respondentů).

Jak to zvládnout bez tisku?

Tisk faktur, smluv a dalších dokumentů už není v dnešní době vůbec nutný. Pokud hledáte aplikaci na oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem, aniž byste museli utrácet za tokeny nebo jiná zařízení k uchování certifikátů elektronického podpisu, můžete využít cloudovou aplikaci Sofa. Jejím prostřednictvím vyřešíte i schvalování

žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů v agendovém workflow ve firmě během hromadného home office.

Pokud se potřebujete rychle dostat k archivním dokumentům a pracujete z domova, není nic jednoduššího než pro smlouvy, spisy, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů používat DocsMaster. Jeho pomocí můžete dlouhodobě archivovat jakékoli dokumenty a oceníte ho jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházíte. A jak vyřešit podepisování a zasílání faktur v elektronické podobě? Datovou schránku má vaše firma zřízenou ze zákona. Elektronické podepisování dokumentů zasílaných jejím prostřednictvím si můžete zjednodušit díky aplikaci Signer. Živnostníci a školy ji mají dokonce k dispozici zdarma.