Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Podepisování
01. dubna 2022, 5 minut čtení

Čas jsou peníze a také komodita, která je stále vzácnější. Každý den musíme pečlivě volit, čemu a proč budeme věnovat svůj čas a zda se nám to vyplatí.

Pokud k něčemu přispěla pandemie Covid-19, bylo to pro mnohé zjištění, že osobní schůzky a porady lze pohodlně nahradit online konferencemi a videohovory, aniž by se účastníci museli někam přesouvat a ztrácet drahocenné minuty či hodiny. Takových schůzek se dá za den stihnout více, a dokonce lze během nich vyřizovat další agendu, takže pracovní čas je využitý mnohem efektivněji. Jenže to neplatí jenom o schůzkách a poradách. Digitálně, nebo chcete-li online, je možné řešit také podpisy kontraktů s novými obchodními partnery – bez nutných osobních schůzek a parafování dokumentů. Je to rychlejší, příjemnější, a například z hlediska archivace daných smluv i mnohem pohodlnější.

Jistě, všichni jsme tak nějak podvědomě zvyklí, že s podpisem smlouvy se vážou určité rituály, posezení nad kávou, zdvořilostní rozhovory atd. Na to už ale dnes není tolik času jako dříve. S obchodními partnery se můžete osobně setkat na nějakém večírku, party, konferenci… Pokud jde o podpis kontraktu, můžete ho vyřešit několikerým kliknutím myši nebo prstem na displeji mobilu. A to se vší vážností a se všemi náležitostmi, jako kdyby šlo o smlouvu vytištěnou na papíře, podepsanou propiskou a orazítkovanou klasickým razítkem. Nevadí přitom, že jste vy nebo váš obchodní partner zrovna na cestě v zahraničí a dělí vás tisíce kilometrů.

Místo cesty do Ostravy pár kliknutí myší

Ale proč zrovna uvažovat o tak extrémní situaci. Stačí, když vaše firma sídlí v Praze a potřebuje podepsat dodavatelskou smlouvu s partnerem z Ostravy. Nechcete ztratit celý den cestou do Ostravy a zpět a váš nový partner to má stejně. Jak to ale zařídit, aby smlouvu bylo možné podepsat elektronicky s možností ověření a zároveň tento dokument zůstával ve vašem interním systému pro oběh dokumentů, kam nikdo mimo vaši firmu nemá přístup? Dejme tomu, že využíváte naši cloudovou aplikaci Sofa pro oběh, schvalování, podepisování a archivování dokumentů. Vy sami si v ní můžete smlouvu navrhnout, interně upravit a schválit, klidně i podepsat. Ale co druhá strana?

Do Ostravy smlouvu doručíte jednoduše e-mailem, a to přímo z prostředí Sofa. Váš nový obchodní partner si smlouvu stáhne, interně odsouhlasí, elektronicky podepíše, přičemž pro ověření své identity může použít stále populárnější BankID. Poté smlouvu odesílá e-mailem zpět k vám do Prahy, kde se automaticky dostává do prostředí Sofa, kde je archivována a kdykoli vyhledatelná i přes fulltext. Agenda, jejíž vyřízení by při osobním setkání a podepisování papírových dokumentů zabrala celý pracovní den, se tak dá vyřídit doslova za několik minut, a aniž by kdokoli poté musel se smlouvou nějak nakládat, zakládat do šanonů a vypisovat evidenční číslo, je spolehlivě uchovaná pro budoucí využití.

A protože je Sofa cloudová aplikace, nemusíte se při podepisování smlouvy s vaším novým ostravským dodavatelem zrovna nacházet v Praze a on se nemusí nacházet v Ostravě. Jediné, co k podpisu potřebujete, je jakékoli chytré zařízení s připojením na internet. Vítejte v moderní kanceláři 21. století!

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů