Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Pokud k něčemu přispěla pandemie Covid-19, bylo to pro mnohé zjištění, že osobní schůzky a porady lze pohodlně nahradit online konferencemi a videohovory, aniž by se účastníci museli někam přesouvat a ztrácet drahocenné minuty či hodiny. Takových schůzek se dá za den stihnout více, a dokonce lze během nich vyřizovat další agendu, takže pracovní čas je využitý mnohem efektivněji. Jenže to neplatí jenom o schůzkách a poradách. Digitálně, nebo chcete-li online, je možné řešit také podpisy kontraktů s novými obchodními partnery – bez nutných osobních schůzek a parafování dokumentů. Je to rychlejší, příjemnější, a například z hlediska archivace daných smluv i mnohem pohodlnější.

Jistě, všichni jsme tak nějak podvědomě zvyklí, že s podpisem smlouvy se vážou určité rituály, posezení nad kávou, zdvořilostní rozhovory atd. Na to už ale dnes není tolik času jako dříve. S obchodními partnery se můžete osobně setkat na nějakém večírku, party, konferenci… Pokud jde o podpis kontraktu, můžete ho vyřešit několikerým kliknutím myši nebo prstem na displeji mobilu. A to se vší vážností a se všemi náležitostmi, jako kdyby šlo o smlouvu vytištěnou na papíře, podepsanou propiskou a orazítkovanou klasickým razítkem. Nevadí přitom, že jste vy nebo váš obchodní partner zrovna na cestě v zahraničí a dělí vás tisíce kilometrů.

Místo cesty do Ostravy pár kliknutí myší

Ale proč zrovna uvažovat o tak extrémní situaci. Stačí, když vaše firma sídlí v Praze a potřebuje podepsat dodavatelskou smlouvu s partnerem z Ostravy. Nechcete ztratit celý den cestou do Ostravy a zpět a váš nový partner to má stejně. Jak to ale zařídit, aby smlouvu bylo možné podepsat elektronicky s možností ověření a zároveň tento dokument zůstával ve vašem interním systému pro oběh dokumentů, kam nikdo mimo vaši firmu nemá přístup? Dejme tomu, že využíváte naši cloudovou aplikaci Sofa pro oběh, schvalování, podepisování a archivování dokumentů. Vy sami si v ní můžete smlouvu navrhnout, interně upravit a schválit, klidně i podepsat. Ale co druhá strana?

Do Ostravy smlouvu doručíte jednoduše e-mailem, a to přímo z prostředí Sofa. Váš nový obchodní partner si smlouvu stáhne, interně odsouhlasí, elektronicky podepíše, přičemž pro ověření své identity může použít stále populárnější BankID. Poté smlouvu odesílá e-mailem zpět k vám do Prahy, kde se automaticky dostává do prostředí Sofa, kde je archivována a kdykoli vyhledatelná i přes fulltext. Agenda, jejíž vyřízení by při osobním setkání a podepisování papírových dokumentů zabrala celý pracovní den, se tak dá vyřídit doslova za několik minut, a aniž by kdokoli poté musel se smlouvou nějak nakládat, zakládat do šanonů a vypisovat evidenční číslo, je spolehlivě uchovaná pro budoucí využití.

A protože je Sofa cloudová aplikace, nemusíte se při podepisování smlouvy s vaším novým ostravským dodavatelem zrovna nacházet v Praze a on se nemusí nacházet v Ostravě. Jediné, co k podpisu potřebujete, je jakékoli chytré zařízení s připojením na internet. Vítejte v moderní kanceláři 21. století!