Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Archivace, Legislativa
28. července 2022, 7 minut čtení

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Předně je třeba vědět, jak dlouho se které typy dokumentů musí archivovat. Délka archivace se však u jednotlivých forem dokumentů nemění, ať už jsou v papírové nebo digitální podobě. Doba, po kterou dokumenty musí být ze zákona uloženy ve firmě, se nazývá skartační lhůta. Pro všechny dokumenty vydané během kalendářního roku začíná tato lhůta běžet od 1. ledna následujícího roku od tzv. spouštěcí události (ukončení záruční lhůty, vyřízení dokumentu, atd.). Zákonná skartační lhůta se liší podle druhu dokumentu. Některé postačí archivovat tři roky, jiné musíte mít uloženy pět, deset, třicet nebo i více let.

Jak dlouho se musí dokumenty archivovat?

Tříleté období archivace se vztahuje například na stejnopisy evidenčních listů z pozice zaměstnavatele. Vůbec nejčastější archivní lhůtou je pět let, po které musíte elektronicky uchovávat třeba účetní doklady jako jsou faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, objednávkové listy, ale také účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví. O rok déle, tedy šest let, se musí typicky archivovat seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti.

Desetileté archivační období se vztahuje například na účetní uzávěrky, výroční zprávy, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty a mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění. A po 30 let musíte archivovat například mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění (pokud zaměstnanec pobírá starobní důchod, lhůta se zkracuje na 10 let). Jakmile zákonná lhůta pro archivaci daného druhu dokumentu pomine, je z pohledu GDPR nutné jej skartovat, tedy v digitální podobě vymazat. Ovšem pozor, existují výjimky!

Ačkoli naprostou většinu dokumentů po uplynutí zákonné archivační lhůty musíte skartovat, existují i druhy dokumentů, které musíte nabídnout k trvalému uchování v rámci veřejného zájmu. Zda tomu tak u určitého dokumentu je, musí posoudit oblastní archiv a pokud uzná za vhodné, prohlásí je za tzv. archiválie. Povinnost konzultovat s oblastním archivem, co může být považováno na archiválii, mají obchodní společnosti, družstva a notáři. Přesný výčet typů dokumentů obsahuje příloha archivního zákona. Například jde o dokumenty k založení firem, jednací řády, zápisy z valných hromad a účetní uzávěrky.

Jak uchovávat dokumenty elektronicky?

Při elektronické archivaci je ale třeba dbát na dodržování několika pravidel. Dokument musí mít věrohodný původ, aby mohl sloužit jako důkazní břemeno v případě právních sporů. Aby obsah dokumentu někdo v průběhu času neměnil, opatřete jej kvalifikovaným časovým razítkem s platností pěti let. Zachovejte dobrou čitelnost souboru tak, že jej budete archivovat v některém z formátů, jak to vyžaduje zákon o archivaci. Jakmile uplyne skartační lhůta daného dokumentu, můžete jej skartovat. V elektronické podobě to znamená, že se smaže bez možnosti další obnovy. Ještě předtím byste si ale měli ověřit, zda nemáte povinnost tento dokument nabídnout oblastnímu archivu k trvalému uložení.

V některých případech se dokonce neobejdete bez povolení ke skartaci od státního archivu nebo věcně příslušných archivů. Pokud byste je totiž skartovali bez povolení věcně příslušného, oblastního či státního archivu, mohli byste riskovat pokutu až do výše 250 000 korun. Pokutou finanční úřad „ohodnotí“ i nedodržení povinné skartační lhůty u jednotlivých typů dokumentů. A to až do výše tří procent hodnoty aktiv. Pokud dokumenty, jimž vypršela archivační lhůta, nepodléhají trvalé archivaci, musíte je jednoduše smazat z vašeho firemního serveru nebo z prostoru v cloudu, a to včetně metadat.

Jak hlídat skartační lhůty?

Firemní archivy bývají poměrně rozsáhlé a uhlídat termíny skartací jednotlivých dokumentů není zrovna jednoduché.  Skartační termíny pro jednotlivé druhy dokumentů se navíc mohou v průběhu času měnit úpravou zákona. Vyplatí se proto spoléhat na různé archivační programy a aplikace, jako je například Sofa od Software602, která si tyto změny pohlídá za vás. Jde o komplexní řešení pro workflow od oběhu dokumentů, přes jejich schvalování, podepisování, archivaci a skartaci. Každý dokument vložený do Sofy dostává vlastní evidenční číslo a je u něj nastaven termín, po jehož uplynutí systém sám vyhodnotí, že daný dokument není třeba dále archivovat a vymaže ho, aniž by tento proces musel někdo fyzicky hlídat.

Řešení od Software602 také jako jediné na trhu nabízí ve svém archivu kvalifikovanou službu uchování dokumentů vytvářející důvěru dle eIDAS. Sofa SmartSafe zajistí právní validitu dokumentů na základě pravidel, které si pro jednotlivé dokumenty sami nastavíte. Dokumenty jsou zabezpečeny časovým razítkem, je u nich zaznamenávána jakákoliv aktivita a dochází u nich k automatické kontrole.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů