Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Datová schránka , Archivace
4 minuty čtení

Kdo se stará o uchování důležitých datových zpráv? Stahujete si je ad hoc do počítače, nebo používáte promyšlenější systém? I archivace datových zpráv se dá řešit chytře.

Datovou schránku musí mít ze zákona všechny firmy. Už jsme si zvykli na to, že všechny důležité zprávy a dokumenty chodí právě přes ni. Jenže datové zprávy se 90 dní od doručení automaticky smažou, pokud si tedy náhodou neplatíte za možnost využívání datového trezoru nebo nemáte ve firmě vyčleněného konkrétního kolegu, který důležité datové zprávy ručně vytahuje a archivuje. Ale i tak je otázka, zda k nim pak mají jednoduchý, a především vzdálený přístup další kolegové, kteří s těmito dokumenty potřebují pracovat. Co je platné, že jsou zprávy uložené na disku nějakého konkrétního počítače nebo v záloze, která je fyzicky v kanceláři, když spousty lidí nyní pracují na home office?

Jednoduchým řešením této situace je DocsMaster systém, který uchovává a zabezpečuje důležité firemní dokumenty, s nimiž můžou delegovaní zaměstnanci pracovat i na dálku prakticky odkudkoli. Datová schránka se jednoduše napojí na důvěryhodný digitální archiv a ve chvíli, kdy do ní přijde důležitá datová zpráva, oprávněný zástupce firmy pouze zaklikne, že se tato zpráva má archivovat a kdo k ní má mít přístup. Podobným způsobem se dají na chytrý archiv napojit i vybrané e-mailové účty. Nic se pak už nemusí složitě dohledávat v jednotlivých e-mailových schránkách nebo v datové schránce – vše je na jednom místě v digitálním archivu, kde se dá vyhledávat podle data, ale třeba i fulltextově.

Nemusíte tak řešit problém, že se vám důležitá datová zpráva po 90 dnech nenávratně smaže, ani si platit navíc datový trezor, kde by zůstala zachována, ale dostal by se k ní opět pouze ten, kdo má právo přístupu k vaší firemní datové schránce. Pouze využijete jednu z funkcí DocsMaster, který komplexně řeší přístup a archivaci všech důležitých dokumentů, ať už do firmy přišly jakýmkoli kanálem. Klíčová je možnost vzdáleného přístupu do takového archivu i jednoduchá administrace, takže odpovědný manažer může přidávat nebo odebírat práva přístupu do archivu nebo do jeho jednotlivých částí či ke konkrétním dokumentům. Jakékoli změny dokumentů se zaznamenají a může je provádět pouze ten, kdo k tomu má oprávnění.

Chytrá archivace firmě hodně usnadní život a urychlí práci s dokumenty, včetně datových zpráv. Ani v roce 2021 totiž nejsou výjimečné situace, kdy datovou schránkou přijde dokument, který odpovědná osoba vytiskne a poté roznáší po kanceláři konkrétním adresátům. To je ovšem zcela proti smyslu datových schránek a digitalizace firemních procesů i komunikace se státní správou a firmami navzájem.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Většina dokumentů přichází do firem elektronicky. Bohužel mezi nimi mohou být i různé podvrhy a pokusy o podvod. Nebo prostě jen špatně podepsaný dokument. Nenechte se napálit a mějte vždy jistotu, že pracujete s legitimními daty.

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Elektronizace státní správy stále pokulhává, byť výdaje na ni každoročně rostou, stěžuje si ve výroční zprávě za loňský rok Národní kontrolní úřad. Jedním z řešení by mohlo být zavedení povinnosti používat datovou schránku i pro živnostníky.

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Devět z deseti českých firem archivuje faktury a další dokumenty v papírové podobě a ani během pandemie koronaviru k nim nemají vzdálený přístup.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze