Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Datová schránka , Archivace
5 minut čtení

Kdo se stará o uchování důležitých datových zpráv? Stahujete si je ad hoc do počítače, nebo používáte promyšlenější systém? I archivace datových zpráv se dá řešit chytře.

Datovou schránku musí mít ze zákona všechny firmy. Už jsme si zvykli na to, že všechny důležité zprávy a dokumenty chodí právě přes ni. Jenže datové zprávy se 90 dní od doručení automaticky smažou, pokud si tedy náhodou neplatíte za možnost využívání datového trezoru nebo nemáte ve firmě vyčleněného konkrétního kolegu, který důležité datové zprávy ručně vytahuje a archivuje. Ale i tak je otázka, zda k nim pak mají jednoduchý, a především vzdálený přístup další kolegové, kteří s těmito dokumenty potřebují pracovat. Co je platné, že jsou zprávy uložené na disku nějakého konkrétního počítače nebo v záloze, která je fyzicky v kanceláři, když spousty lidí nyní pracují na home office?

Jednoduchým řešením této situace je DocsMaster systém, který uchovává a zabezpečuje důležité firemní dokumenty, s nimiž můžou delegovaní zaměstnanci pracovat i na dálku prakticky odkudkoli. Datová schránka se jednoduše napojí na důvěryhodný digitální archiv a ve chvíli, kdy do ní přijde důležitá datová zpráva, oprávněný zástupce firmy pouze zaklikne, že se tato zpráva má archivovat a kdo k ní má mít přístup. Podobným způsobem se dají na chytrý archiv napojit i vybrané e-mailové účty. Nic se pak už nemusí složitě dohledávat v jednotlivých e-mailových schránkách nebo v datové schránce – vše je na jednom místě v digitálním archivu, kde se dá vyhledávat podle data, ale třeba i fulltextově.

Nemusíte tak řešit problém, že se vám důležitá datová zpráva po 90 dnech nenávratně smaže, ani si platit navíc datový trezor, kde by zůstala zachována, ale dostal by se k ní opět pouze ten, kdo má právo přístupu k vaší firemní datové schránce. Pouze využijete jednu z funkcí DocsMaster, který komplexně řeší přístup a archivaci všech důležitých dokumentů, ať už do firmy přišly jakýmkoli kanálem. Klíčová je možnost vzdáleného přístupu do takového archivu i jednoduchá administrace, takže odpovědný manažer může přidávat nebo odebírat práva přístupu do archivu nebo do jeho jednotlivých částí či ke konkrétním dokumentům. Jakékoli změny dokumentů se zaznamenají a může je provádět pouze ten, kdo k tomu má oprávnění.

Chytrá archivace firmě hodně usnadní život a urychlí práci s dokumenty, včetně datových zpráv. Ani v roce 2021 totiž nejsou výjimečné situace, kdy datovou schránkou přijde dokument, který odpovědná osoba vytiskne a poté roznáší po kanceláři konkrétním adresátům. To je ovšem zcela proti smyslu datových schránek a digitalizace firemních procesů i komunikace se státní správou a firmami navzájem.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Kdo to proboha schválil?!

Kdo to proboha schválil?!

Znáte to. Šéf se vrátí z dovolené nebo ze služební cesty a s hrůzou zjišťuje, že kdosi schválil objednávku, u které si on sám kladl otázku, zda se firmě vůbec vyplatí. A podřízení raději mlží a přehazují si problém jako horký brambor, takže se nelze ničeho dopátrat.

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Času je málo, v byznysu ještě míň. Jak se všechno díky chytrým technologiím neustále zrychluje, jde o jedno z nejcennějších aktiv. Kdo dokáže reagovat rychle a pružně, je úspěšný. A to platí i o tak triviálních záležitostech, jako je zpracování zakázek a faktur.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.