Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Datová schránka , Archivace
26. února 2021, 5 minut čtení

Kdo se stará o uchování důležitých datových zpráv? Stahujete si je ad hoc do počítače, nebo používáte promyšlenější systém? I archivace datových zpráv se dá řešit chytře.

Datovou schránku musí mít ze zákona všechny firmy. Už jsme si zvykli na to, že všechny důležité zprávy a dokumenty chodí právě přes ni. Jenže datové zprávy se 90 dní od doručení automaticky smažou, pokud si tedy náhodou neplatíte za možnost využívání datového trezoru nebo nemáte ve firmě vyčleněného konkrétního kolegu, který důležité datové zprávy ručně vytahuje a archivuje. Ale i tak je otázka, zda k nim pak mají jednoduchý, a především vzdálený přístup další kolegové, kteří s těmito dokumenty potřebují pracovat. Co je platné, že jsou zprávy uložené na disku nějakého konkrétního počítače nebo v záloze, která je fyzicky v kanceláři, když spousty lidí nyní pracují na home office?

Jednoduchým řešením této situace je DocsMaster systém, který uchovává a zabezpečuje důležité firemní dokumenty, s nimiž můžou delegovaní zaměstnanci pracovat i na dálku prakticky odkudkoli. Datová schránka se jednoduše napojí na důvěryhodný digitální archiv a ve chvíli, kdy do ní přijde důležitá datová zpráva, oprávněný zástupce firmy pouze zaklikne, že se tato zpráva má archivovat a kdo k ní má mít přístup. Podobným způsobem se dají na chytrý archiv napojit i vybrané e-mailové účty. Nic se pak už nemusí složitě dohledávat v jednotlivých e-mailových schránkách nebo v datové schránce – vše je na jednom místě v digitálním archivu, kde se dá vyhledávat podle data, ale třeba i fulltextově.

Nemusíte tak řešit problém, že se vám důležitá datová zpráva po 90 dnech nenávratně smaže, ani si platit navíc datový trezor, kde by zůstala zachována, ale dostal by se k ní opět pouze ten, kdo má právo přístupu k vaší firemní datové schránce. Pouze využijete jednu z funkcí DocsMaster, který komplexně řeší přístup a archivaci všech důležitých dokumentů, ať už do firmy přišly jakýmkoli kanálem. Klíčová je možnost vzdáleného přístupu do takového archivu i jednoduchá administrace, takže odpovědný manažer může přidávat nebo odebírat práva přístupu do archivu nebo do jeho jednotlivých částí či ke konkrétním dokumentům. Jakékoli změny dokumentů se zaznamenají a může je provádět pouze ten, kdo k tomu má oprávnění.

Chytrá archivace firmě hodně usnadní život a urychlí práci s dokumenty, včetně datových zpráv. Ani v roce 2021 totiž nejsou výjimečné situace, kdy datovou schránkou přijde dokument, který odpovědná osoba vytiskne a poté roznáší po kanceláři konkrétním adresátům. To je ovšem zcela proti smyslu datových schránek a digitalizace firemních procesů i komunikace se státní správou a firmami navzájem.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.