Firmy musí ze zákona archivovat dokumenty a zachovávat je přístupné někdy až po dobu 45 let. Podle dat společnosti Software602 využívají firmy v České republice převážně papírové dokumenty, které nejenže zabírají velké prostory, ale také je potřeba se o ně průběžně starat. Často tak může být náročné uhlídat například termíny skartací jednotlivých dokumentů, nebo naopak zajistit jejich validitu i po letech. Řešením může být digitální archiv, který zajišťuje bezpečné a přehledné ukládání dat a současně zvyšuje efektivitu interních procesů. Digitální archiv s aktivní péčí se postará o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky i pravidla skartace, které se navíc mohou časem s úpravou zákona změnit.
Obecně lze říct, že nejdéle se musí uchovávat HR dokumenty. Konkrétně jde o mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění. Výjimku představuje situace, kdy zaměstnanec pobírá starobní důchod – tehdy se lhůta zkracuje na 10 let. V ostatních případech je však 45letá archivace nezbytností.
Zákonné archivační lhůty se u vybraných dokumentů liší, zjednodušeně je lze rozdělit do tří skupin. První představují krátkodobě uschovávané dokumenty. Nejkratší období vyžadují stejnopisy evidenčních listů z pozice zaměstnavatele – postačí archivovat po dobu 3 let. Účetní doklady je nutné uschovávat nejméně 5 let – mluvíme zde o fakturách, pokladních dokladech, bankovních výpisech, objednávkových listech a podobně. Stejně dlouhé období se týká také účetních knih, odpisových plánů, inventurních soupisů, účtových rozvrhů a účetních záznamů, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví.
Další kategorií jsou dokumenty, které podléhají střednědobé archivaci. Sem spadají například seznamy společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti, které je nutné archivovat po dobu 6 let. 10leté uschovávání je vyžadováno u dokumentů, jako jsou účetní závěrky, výroční zprávy a daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty.
Poslední a časově nejnáročnější jsou dlouhodobě uschovávané dokumenty. Do této kategorie řadíme již výše zmíněné HR dokumenty. Pod tímto obecným pojmem si lze představit desítky dokladů – od pracovních smluv a smluv o poskytování služeb přes licenční autorské smlouvy a dohody mlčenlivosti až po výpovědi. Digitalizace v této oblasti může přinést zásadní efekty, proto by měl být kvalitní archivační systém v tomto případě prioritou. Pro středně velké a velké firmy se stane skladování množství fyzických dokumentů v řádu desítek let neúnosným. Problém představují také zastaralé elektronické systémy pro archivaci s obtížnou integrací a archaickou organizací. Z digitálního aspektu těchto systémů lze těžit jen krátkodobě, z dlouhodobého hlediska je spíše jen otázkou času, dokdy bude nutné je nahradit modernějšími alternativami.
Přehledný systém šetří čas
Zatímco v případě fyzického archivu může být hledání konkrétní složky či dokumentu časově poměrně náročné, v digitálním prostředí trvá zpětné dohledání na základě metadat pouze několik vteřin. Navíc pověřené osoby mají přístup prakticky odkudkoliv, odpadá tak nutnost převážet dokumenty, které jsou často uloženy v archivu mimo sídlo firmy. Přehledný systém a integrace dat výrazně přispívají ke zvýšení efektivity jednotlivých pracovních úkonů napříč firmou. Snižují počet rutinních úloh, čímž podporují další rozvoj zaměstnanců.
Na vstupu musí být vždy digitální dokument
Pro úspěšný přechod na digitální archiv a využívání všech plynoucích benefitů je nutné, aby již na samotném počátku stál digitální formulář. Jedině tak lze obsažené informace dále zpracovávat, zjednodušit navazující kroky a zároveň v maximální míře eliminovat chybovost. S tím, jak správně vytvořit platný dokument a následně ho archivovat v souladu s platnou legislativou, mohou firmám pomoct nejrůznější aplikace a software. Aplikace Sofa od Software602 například zajistí jak úpravu a podpis dokumentu v souladu s platnými předpisy, tak se postará o jejich archivaci.
Podívejte se na naše řešení pro digitální archivaci
