1. Jak digitalizujete HR procesy?
Veškeré HR procesy máme digitalizované – od náboru až po ukončení spolupráce. Jsme naprosto paperless tým a jsem na to náležitě hrdí. Používáme vlastní nástroje, integrace a automatizace přes n8n, které nám umožňují spravovat nástupy, smlouvy, docházku i vzdělávání plně online. Důraz klademe na jednoduchost, přehlednost a také na to, aby veškerá digitalizace byla v souladu s našimi hodnotami a vždy jsem měli jasno v tom, proč danou věc digitalizujeme nebo automatizujeme.
2. Co všechno vaši zaměstnanci vyřeší elektronicky?
Prakticky všechno. V našem interním systému jsme dokázali pokrýt celý životní cyklus zaměstnance. Přes náš systém si zažádají o dovolenou, evidují práci, přistupují ke vzdělávacím materiálům nebo plánují osobní rozvoj. Interní komunikace probíhá přes Teams, úkoly řešíme přes tasky, dokumenty sdílíme. Díky tomu můžeme pracovat odkudkoli a zároveň být v kontaktu.
3. A co pracovní smlouvy? Podepisujete je na papíře, nebo…?
Smlouvy i dodatky podepisujeme elektronicky – pomocí služby, která je právně platná i v rámci EU. Papírové smlouvy už nepoužíváme.
4. Archivujete v šanonech, nebo v cloudu?
V cloudu. Máme digitální archivy, přístupné jen oprávněným osobám. Zajišťujeme nejen komfort, ale i bezpečnost a auditovatelnost dat – což je důležité pro spolupráci se zahraničními partnery i pro interní pořádek.
5. Vyžadujete osobní účast zaměstnance při onboardingu?
Ne, osobní účast není podmínkou. Onboarding probíhá online přes strukturovaný proces – úvodní videa, dokumenty, úkoly a první schůzky. Pokud je to možné, rádi se ale v prvních týdnech potkáme osobně v kanceláři, protože osobní kontakt posiluje vztahy. Ale rozhodnutí je na týmu a nováčkovi.
6. Co byla vaše největší výzva při digitalizaci HR procesů?
Změnit myšlení. Nešlo ani tak o nástroje, ale o kulturu – přejít z „musíme být v kanceláři“ na „záleží na výsledku“. Díky našim hodnotám jako je Responsible Freedom nebo Order & Harmony se nám to podařilo sladit s firemní identitou – a dnes v tom vidíme naši výhodu.
