Podpis do minuty odkudkoli

Poslední rok postavil fungování firem na hlavu. Tam, kde to šlo, zaměstnanci zůstávali na home office a běžné kancelářské procesy se notně zkomplikovaly. Asi nejvíc to odnesly oběh, schvalování a podepisování různých dokumentů, včetně objednávek, žádanek a smluv. Řadu dokumentů sice lze posílat e-mailem, ale pokud je v nich třeba dělat změny, nechat si je schválit, poté dokument podepsat a případně zaslat obchodnímu partnerovi a archivovat, prostý e-mail často nestačí. Navíc jen génius udrží pořádek v nekonečné řadě verzí téhož dokumentu odesílaného systémem ping-pong e-mailem.

Pořádek dělá přátele. I ty obchodní

Když jsme se v průzkumu realizovaném agenturou Instant Research ptali středně velkých českých firem s 50 až 499 zaměstnanci, co jim dal a vzal rok s koronavirem, jednoznačně odpovídaly, že největším pozitivem pro zaměstnance byly home office a víc volného času a negativem menší efektivita práce a chaotické nakládání s dokumenty. Právě nepořádek v dokumentech je záležitost, již si firmy uvědomují nejvíce a může zásadním způsobem negativně ovlivnit jejich byznys. Spoléhání na e-maily a ruční podepisování smluv představuje obrovské riziko v podobě ztracených kontraktů a klientů. Pověst firmy může rázem upadnout a zpět se vrací je velmi těžko.

Je rozdíl, když musíte fakturu fyzicky vytisknout na papír a složitě shánět odpovědného manažera, který ji má podepsat, poté ji sekretářka připraví k odeslání a odnese na poštu. Anebo když tutéž smlouvu dostane stejný manažer elektronicky prostřednictvím interního systému pro oběh dokumentů, může v ní vyznačit, co by se ještě mělo změnit, a přiřadit konkrétní zaměstnance, kteří ty změny mají udělat. Poté ji buď on nebo další vedoucí pracovní elektronicky schválí, elektronicky podepíše a buď sám nebo prostřednictvím dalšího manažera připojeného k internímu systému zašle datovou schránkou nebo e-mailem adresátovi. A ani se nemusí zvednout od stolu, i když zrovna není v kanceláři.

Stejným způsobem lze jednoduše a rychle vyřizovat i smlouvy, včetně několika kol různých úprav. V interním systému oběhu dokumentů je vždy patrné, kdo a kdy udělal kterou změnu, a nemůže se stát, že by se do finále dostala špatná verze dokumentu. Ihned po podpisu a odeslání obchodnímu partnerovi je možné smlouvu elektronicky archivovat, přesně v souladu s evropským nařízením eIDAS. Dodací listy dostanou v takovém interním elektronickém systému jasný řád, nikdo je nemusí složitě vyhledávat v šanonech. Stačí hledat podle data nebo i fulltextově podle konkrétního výrazu, což u fyzických šanonů není možné. Navíc v tomto případě je možné hledat i přes mobil nebo jiné chytré zařízení opravdu odkudkoli.

Těžký koronavirový rok přiměl mnoho firem k urychlení digitalizace interních procesů. Odklon od fyzického „papírování“ urychlila čtvrtina společností, protože si byly vědomy toho, že neustálé prodlužování stavu nouze a vládních opatření proti šíření koronaviru můžou jejich podnikání zásadním způsobem torpédovat. Firmy byly postaveny před jasnou volbu: buď budou digitalizovat a přežijí, nebo zůstanou u starých „pořádků“ a budou se spoléhat na pomoc státu. A to je velmi ošidné.

Kdo chvíli stál, stojí opodál

Koronavirus v podstatě oddělil zrno od plev a firmy, které nezaspaly, začaly přebírat zakázky těm, jimž se do digitalizace interních procesů nechtělo ani v tak složité době. On je rozdíl, pokud jako obchodní partner čekáte třeba dva týdny na klíčový podpis smlouvy, nebo vám ji dodavatel pošle podepsanou několika kliknutími na displeji mobilního telefonu třeba za minutu ze své pracovny doma nebo z cesty na schůzku. Přesně to je totiž budoucnost interního oběhu dokumentů: vše potřebné je v zabezpečeném cloudu a všichni privilegovaní mají k těmto dokumentům přístup z jakéhokoli chytrého zařízení, pokud mají připojení k internetu. Tedy prakticky odkudkoli.

Cloud je ale jen ona archivní část celého procesu. My jsme bezpapírový oběh dokumentů doplnili o jejich třídění, možnost úprav s časovými razítky, elektronickým podepisováním, sdílením datových zpráv z datových schránek i jejich archivaci bez nutnosti platit si datový trezor, chytrou archivací, a když nadejde čas, i skartací. To vše umí naše aplikace Sofa určená k oběhu, úpravám, schvalování, podepisování a archivování dokumentů. Každý uživatel této aplikace může mít nastavena různá práva, takže přesně podle hierarchie ve firmě se dostane přesně a jenom k těm dokumentům, k nimž se má dostat. A pokud nějaký zaměstnanec firmu opouští, lze mu jednoduše přístup do Sofa okamžitě deaktivovat.

Nevíme jak vy, ale my si představujeme budoucnost fungování firem právě takto. Bez papíru, bez nutného vysedávání v kanceláři a bez prodlev při schvalování a podepisování klíčových dokumentů. Jen si představte, jak by na rychlost vašich interních procesů reagovali vaši obchodní partneři!