Důvěřuj, ale ověřuj

Ani mezi elektronicky podepsanými dokumenty se nevyhnete podvrhům, falešným či neplatným podpisům. Na první pohled může podpis vypadat důvěryhodně, dokument vám přijde z důvěrně známého e-mailu obchodního partnera, a přesto může jít o podvod. Mnohé firmy s tím mají vlastní zkušenosti: jde o phishingové kampaně, kdy hacker dokáže proniknout do e-mailového účtu a poté sleduje adresáty e-mailů i způsob komunikace, aby dokázal napsat velmi důvěryhodnou zprávu s přiloženou fakturou nebo návrhem smlouvy či dodacím listem. Právě ty může zfalšovat a věrně napodobit elektronický podpis.

Pokud ale k elektronickému schvalování a podepisování používáte uzavřený systém, do kterého máte přístup pouze vy a zaměstnanci vaší firmy, jako například naši aplikaci Sofa, s falešným podpisem se u dokumentů nesetkáte. A ve chvíli, kdy takový dokument archivujete, Sofa ověří platnost elektronického podpisu. Platí to pro všechny elektronické podpisy v rámci celé Evropské unie, přesně v duchu evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu. Podpisy u dokumentů jsou pak díky Sofa ověřitelné po celou dobu jejich životnosti.

Ušetří vám čas i peníze

Sofa v souladu s nařízením eIDAS dokumenty také archivuje a přidává k nim časové razítko, takže lze kdykoli zjistit, kdy a kdo jej do archivu vložil. Dokument nelze pozměnit, aniž by o tom nezůstala jasná digitální stopa. A když nastane čas pro jeho skartaci, Sofa se o ni také postará, aniž by na to musel někdo z firmy myslet. Dokážete si představit, kolik času a peněz vám taková aplikace ušetří a kolik dalších zakázek a jednání s obchodními partnery stihnete vyřídit místo zdlouhavého papírování? Nemluvě o tom, že agendu vyřídíte klidně i cestou ze schůzky nebo v prostojích mezi jednáními.

Sofa ovšem není jenom elektronické podepisování. Je to komplexní řešení bezpapírové kanceláře. Umožňuje postupný přechod do plně digitálního prostředí pro práci odkudkoliv. Můžete v ní mít předpřipravené nejčastější firemní agendy. Napojit ji na datovou schránku ke komunikaci s úřady nebo dalšími subjekty. A to vše ovládat třeba přes kancelářský program Microsoft 365, do kterého je Sofa plně integrovaná. Na několik kliknutí přímo z karty Wordu vyřešíte vše potřebné a nemusíte složitě přecházet do jiného programu. A to včetně onoho ověřování elektronických podpisů.