Důvěřuj, ale ověřuj

Podepisování, eIDAS, Legislativa
23. září 2021, 4 minuty čtení

Podepisujete elektronicky? Přijímáte dokumenty od třetích stran, které jsou podepsané elektronicky? A zamysleli jste se někdy, zda je podpis připojený k dokumentu pravý?

Ani mezi elektronicky podepsanými dokumenty se nevyhnete podvrhům, falešným či neplatným podpisům. Na první pohled může podpis vypadat důvěryhodně, dokument vám přijde z důvěrně známého e-mailu obchodního partnera, a přesto může jít o podvod. Mnohé firmy s tím mají vlastní zkušenosti: jde o phishingové kampaně, kdy hacker dokáže proniknout do e-mailového účtu a poté sleduje adresáty e-mailů i způsob komunikace, aby dokázal napsat velmi důvěryhodnou zprávu s přiloženou fakturou nebo návrhem smlouvy či dodacím listem. Právě ty může zfalšovat a věrně napodobit elektronický podpis.

Pokud ale k elektronickému schvalování a podepisování používáte uzavřený systém, do kterého máte přístup pouze vy a zaměstnanci vaší firmy, jako například naši aplikaci Sofa, s falešným podpisem se u dokumentů nesetkáte. A ve chvíli, kdy takový dokument archivujete, Sofa ověří platnost elektronického podpisu. Platí to pro všechny elektronické podpisy v rámci celé Evropské unie, přesně v duchu evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu. Podpisy u dokumentů jsou pak díky Sofa ověřitelné po celou dobu jejich životnosti.

Ušetří vám čas i peníze

Sofa v souladu s nařízením eIDAS dokumenty také archivuje a přidává k nim časové razítko, takže lze kdykoli zjistit, kdy a kdo jej do archivu vložil. Dokument nelze pozměnit, aniž by o tom nezůstala jasná digitální stopa. A když nastane čas pro jeho skartaci, Sofa se o ni také postará, aniž by na to musel někdo z firmy myslet. Dokážete si představit, kolik času a peněz vám taková aplikace ušetří a kolik dalších zakázek a jednání s obchodními partnery stihnete vyřídit místo zdlouhavého papírování? Nemluvě o tom, že agendu vyřídíte klidně i cestou ze schůzky nebo v prostojích mezi jednáními.

Sofa ovšem není jenom elektronické podepisování. Je to komplexní řešení bezpapírové kanceláře. Umožňuje postupný přechod do plně digitálního prostředí pro práci odkudkoliv. Můžete v ní mít předpřipravené nejčastější firemní agendy. Napojit ji na datovou schránku ke komunikaci s úřady nebo dalšími subjekty. A to vše ovládat třeba přes kancelářský program Microsoft 365, do kterého je Sofa plně integrovaná. Na několik kliknutí přímo z karty Wordu vyřešíte vše potřebné a nemusíte složitě přecházet do jiného programu. A to včetně onoho ověřování elektronických podpisů.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Čas jsou peníze a také komodita, která je stále vzácnější. Každý den musíme pečlivě volit, čemu a proč budeme věnovat svůj čas a zda se nám to vyplatí.

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Stop zdlouhavému vysedávání v kancelářích, moderní manažer dokáže schvalovat potřebné dokumenty vzdáleně, ať už se nachází kdekoli.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů