Důvěřuj, ale ověřuj

Podepisování, eIDAS, Legislativa
23. září 2021, 4 minuty čtení

Podepisujete elektronicky? Přijímáte dokumenty od třetích stran, které jsou podepsané elektronicky? A zamysleli jste se někdy, zda je podpis připojený k dokumentu pravý?

Ani mezi elektronicky podepsanými dokumenty se nevyhnete podvrhům, falešným či neplatným podpisům. Na první pohled může podpis vypadat důvěryhodně, dokument vám přijde z důvěrně známého e-mailu obchodního partnera, a přesto může jít o podvod. Mnohé firmy s tím mají vlastní zkušenosti: jde o phishingové kampaně, kdy hacker dokáže proniknout do e-mailového účtu a poté sleduje adresáty e-mailů i způsob komunikace, aby dokázal napsat velmi důvěryhodnou zprávu s přiloženou fakturou nebo návrhem smlouvy či dodacím listem. Právě ty může zfalšovat a věrně napodobit elektronický podpis.

Pokud ale k elektronickému schvalování a podepisování používáte uzavřený systém, do kterého máte přístup pouze vy a zaměstnanci vaší firmy, jako například naši aplikaci Sofa, s falešným podpisem se u dokumentů nesetkáte. A ve chvíli, kdy takový dokument archivujete, Sofa ověří platnost elektronického podpisu. Platí to pro všechny elektronické podpisy v rámci celé Evropské unie, přesně v duchu evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu. Podpisy u dokumentů jsou pak díky Sofa ověřitelné po celou dobu jejich životnosti.

Ušetří vám čas i peníze

Sofa v souladu s nařízením eIDAS dokumenty také archivuje a přidává k nim časové razítko, takže lze kdykoli zjistit, kdy a kdo jej do archivu vložil. Dokument nelze pozměnit, aniž by o tom nezůstala jasná digitální stopa. A když nastane čas pro jeho skartaci, Sofa se o ni také postará, aniž by na to musel někdo z firmy myslet. Dokážete si představit, kolik času a peněz vám taková aplikace ušetří a kolik dalších zakázek a jednání s obchodními partnery stihnete vyřídit místo zdlouhavého papírování? Nemluvě o tom, že agendu vyřídíte klidně i cestou ze schůzky nebo v prostojích mezi jednáními.

Sofa ovšem není jenom elektronické podepisování. Je to komplexní řešení bezpapírové kanceláře. Umožňuje postupný přechod do plně digitálního prostředí pro práci odkudkoliv. Můžete v ní mít předpřipravené nejčastější firemní agendy. Napojit ji na datovou schránku ke komunikaci s úřady nebo dalšími subjekty. A to vše ovládat třeba přes kancelářský program Microsoft 365, do kterého je Sofa plně integrovaná. Na několik kliknutí přímo z karty Wordu vyřešíte vše potřebné a nemusíte složitě přecházet do jiného programu. A to včetně onoho ověřování elektronických podpisů.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů