Jste připraveni na další covidový home office?

Podepisování, Schvalování
08. října 2021, 5 minut čtení

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Loňské a letošní lockdowny řádně „zacvičily“ s mnoha firmami, které nebyly připraveny na hromadnou práci z domova. Po telefonu a přes e-maily se sice dá vyřídit to nejzásadnější, ale problém byl se schvalováním a podepisováním dokumentů, jako jsou smlouvy, faktury, objednávky nebo dovolenky. V řadě společností se stále podepisuje ručně na papírové dokumenty a s těmi se logicky během uzavírek kanceláří nedalo příliš pracovat. Někteří to řešili zasíláním dokumentů kurýry, ale to se výrazně prodražilo. Docházení do kanceláře bylo výrazně omezené, nemluvě o neustálém testování všech příchozích.

V této situaci přikročily mnohé firmy k radikální změně: vyměnily zavedený systém fyzického oběhu dokumentů za elektronický, který lze využívat jak při práci v kanceláři, tak kdekoli jinde, a způsob zpracování dokumentů se přitom vůbec nemění. Změna často vycházela z požadavků samotných zaměstnanců, kteří chtěli mít po zkušenosti s delší prací z domova po ruce vše, na co jsou zvyklí v kancelářích. Výrazně tak vzrostla poptávka po možnosti kontrolovat, schvalovat, podepisovat a archivovat potřebné dokumenty vždy a všude, kde se zrovna dotyčný nachází.

Lockdown vás nemusí vůbec nijak omezit

Lidé pochopili, že to, co běžně schvalují v kanceláři a jsou zvyklí si to posílat e-mailem nebo přenášet ze stolu na stůl, lze řešit elektronicky. A nemusí zrovna probíhat další lockdown. Elektronický oběh dokumentů šetří čas a peníze i za normální situace. Manažeři nemusejí kvůli schvalování a podepisování smluv jezdit do kanceláře a zvládnou to jednoduše i mezi schůzkami mimo ni, aniž by se museli vracet a ztrácet tím čas. Nebo využijí chvíli na letišti, nádraží, v taxíku, během dopravní zácpy… Zkrátka jim to zásadním způsobem zjednoduší vyřizování agendy a ušetřený čas můžou věnovat jednáním s dalšími potenciálními klienty nebo plánováním.

Firmu, která přejde na bezpapírový oběh a zpracování dokumentů, vlastně žádný další lockdown vůbec nepostihne. Může pokračovat dál, jako kdyby její zaměstnanci seděli v kanceláři. Nic jí nezdržuje ve vyřizování denní agendy. Nepotřebuje nic tisknout, ručně podepisovat, složitě shánět manažery s podpisovým právem, archivovat dokumenty fyzicky v šanonech… Přesto sedm z deseti českých firem stále dává přednost papírovým verzím dokumentů a ručnímu podepisování. Není mezi nimi i vaše společnost? Jak se vyrovnáte se situací, kdy se kanceláře znovu uzavřou, a i mezi vašimi zaměstnanci se objeví několik covid pozitivních?

Vyzkoušejte naše řešení pro bezpapírovou kancelář Sofa, které je plně integrované do kancelářského softwaru Microsoft Office 365. Přímo z něj můžete dokument nejen schvalovat a podepisovat, ale také archivovat a zasílat k potvrzení druhé straně. A ta nemusí používat přímo řešení Sofa, stačí použít bezplatnou mobilní aplikaci 602 Key pro potvrzení dokumentu.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Čas jsou peníze a také komodita, která je stále vzácnější. Každý den musíme pečlivě volit, čemu a proč budeme věnovat svůj čas a zda se nám to vyplatí.

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Stop zdlouhavému vysedávání v kancelářích, moderní manažer dokáže schvalovat potřebné dokumenty vzdáleně, ať už se nachází kdekoli.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů