Jste připraveni na další covidový home office?

Loňské a letošní lockdowny řádně „zacvičily“ s mnoha firmami, které nebyly připraveny na hromadnou práci z domova. Po telefonu a přes e-maily se sice dá vyřídit to nejzásadnější, ale problém byl se schvalováním a podepisováním dokumentů, jako jsou smlouvy, faktury, objednávky nebo dovolenky. V řadě společností se stále podepisuje ručně na papírové dokumenty a s těmi se logicky během uzavírek kanceláří nedalo příliš pracovat. Někteří to řešili zasíláním dokumentů kurýry, ale to se výrazně prodražilo. Docházení do kanceláře bylo výrazně omezené, nemluvě o neustálém testování všech příchozích.

V této situaci přikročily mnohé firmy k radikální změně: vyměnily zavedený systém fyzického oběhu dokumentů za elektronický, který lze využívat jak při práci v kanceláři, tak kdekoli jinde, a způsob zpracování dokumentů se přitom vůbec nemění. Změna často vycházela z požadavků samotných zaměstnanců, kteří chtěli mít po zkušenosti s delší prací z domova po ruce vše, na co jsou zvyklí v kancelářích. Výrazně tak vzrostla poptávka po možnosti kontrolovat, schvalovat, podepisovat a archivovat potřebné dokumenty vždy a všude, kde se zrovna dotyčný nachází.

Lockdown vás nemusí vůbec nijak omezit

Lidé pochopili, že to, co běžně schvalují v kanceláři a jsou zvyklí si to posílat e-mailem nebo přenášet ze stolu na stůl, lze řešit elektronicky. A nemusí zrovna probíhat další lockdown. Elektronický oběh dokumentů šetří čas a peníze i za normální situace. Manažeři nemusejí kvůli schvalování a podepisování smluv jezdit do kanceláře a zvládnou to jednoduše i mezi schůzkami mimo ni, aniž by se museli vracet a ztrácet tím čas. Nebo využijí chvíli na letišti, nádraží, v taxíku, během dopravní zácpy… Zkrátka jim to zásadním způsobem zjednoduší vyřizování agendy a ušetřený čas můžou věnovat jednáním s dalšími potenciálními klienty nebo plánováním.

Firmu, která přejde na bezpapírový oběh a zpracování dokumentů, vlastně žádný další lockdown vůbec nepostihne. Může pokračovat dál, jako kdyby její zaměstnanci seděli v kanceláři. Nic jí nezdržuje ve vyřizování denní agendy. Nepotřebuje nic tisknout, ručně podepisovat, složitě shánět manažery s podpisovým právem, archivovat dokumenty fyzicky v šanonech… Přesto sedm z deseti českých firem stále dává přednost papírovým verzím dokumentů a ručnímu podepisování. Není mezi nimi i vaše společnost? Jak se vyrovnáte se situací, kdy se kanceláře znovu uzavřou, a i mezi vašimi zaměstnanci se objeví několik covid pozitivních?

Vyzkoušejte naše řešení pro bezpapírovou kancelář Sofa, které je plně integrované do kancelářského softwaru Microsoft Office 365. Přímo z něj můžete dokument nejen schvalovat a podepisovat, ale také archivovat a zasílat k potvrzení druhé straně. A ta nemusí používat přímo řešení Sofa, stačí použít bezplatnou mobilní aplikaci 602 Key pro potvrzení dokumentu.