Zapojte pobočky, jako by všichni seděli v centrále

Podepisování, Archivace, Schvalování
28. ledna 2022, 5 minut čtení

Co je největším problémem velkých korporací s mnoha divizemi, které ani nemusí sídlit na stejném místě? Nebo firem s regionálními pobočkami? Interní oběh a zpracování dokumentů. 

V době internetu a e-mailů se může zdát, že na vzdálenosti poboček a divizí od centrály nezáleží. Většina dokumentů se dá zasílat formou přílohy k elektronické poště, porady se dají řešit po telefonu nebo přes videokonferenci. To všechno je sice pěkné, ale stále to neřeší veškerou práci s dokumenty, jako je jejich prokazatelné schvalování a podepisování. Elektronický podpis v mnoha firmách vypadá jako naskenovaný ruční podpis, který se ručně přidává do dokumentu a ten se pak převádí na PDF. Takový podpis ale může vyrobit a poslat kdokoli: není nijak ověřitelný a nemá takřka žádnou právní hodnotu. 

Podepisujete se modrou? Už není 20. století… 

I když se píše rok 2022, elektronický podpis a vůbec elektronický oběh dokumentů využívá zatím část českých firem a organizací. Zásadním způsobem jim to komplikuje práci a prodlužuje interní procesy. Vezměme si firmu, která sídlí v Praze a má pobočky v Brně, Ostravě, Plzni a Ústí nad Labem. Centrála například vydá nějakou interní směrnici, kterou se mají řídit všichni její zaměstnanci. To znamená, že se tento dokument musí dostat k naprosto všem pracovníkům firmy ve všech jejích pobočkách, všichni si ho musí přečíst, podepsat a doručit HR oddělení v centrále. Jaký je klasický postup? 

Firma směrnici rozešle e-mailem odpovědným manažerům a šéfům jednotlivých oddělení a poboček. Ti nechají dokument vytisknout a předat vše zaměstnancům, kteří podpisem stvrdí jeho příjem a souhlas s novými interními pravidly. Poté jej předají svému nadřízenému a ten dokumenty i s podpisy naskenuje a pošle do centrály, případně ještě pošle originály doporučenou zásilkou klasickou poštou, nebo je tam doveze někdo, kdo bude mít z pobočky cestu do centrály. Tam si je musí převzít zástupce HR oddělení a založit do šanonů, případně do složek na firemním serveru, pokud jde o naskenované dokumenty zaslané e-mailem. Celý proces zabere několik hodin až dní. 

Zkraťte zpracování dokumentů z hodin a dnů na minuty 

A teď moderní řešení odpovídající 21. století: Vedoucí HR oddělení nebo jím pověřený manažer zanese novou směrnici do interního systému pro oběh dokumentů a zaškrtne, že se má rozeslat všem zaměstnancům. Dokument okamžitě „přistane“ všem v jejich pracovním účtu a přijde jim notifikace na e-mail. V tom samém interním systému si jej otevřou, pročtou a rovnou elektronicky podepíší – certifikáty pro elektronický podpis mají stejně jako celý interní systém pro oběh dokumentů uloženy v cloudu – a odkliknou zpět. Dokument přichází zpět vedoucímu HR oddělení a jeho zástupcům, kteří jej v tom samém systému schválí, automaticky se mu přidělí evidenční číslo a zaarchivuje se, aniž by bylo nutné cokoli tisknout. 

Vše je vyřešeno na několik klinutí během několika málo minut a zaměstnanci přitom ani nemusí sedět v kanceláři nebo na pobočce. Mohou vše zvládnout i z mobilního telefonu a stát přitom třeba ve frontě u pokladny v hypermarketu, nebo v dopravní zácpě cestou do kanceláře. Obdobným způsobem může firma nechat schvalovat a podepisovat prakticky jakýkoli typ dokumentu, včetně těch, které jsou určeny jen omezenému okruhu top managementu. Stačí určit, kterým adresátům je dokument určen a kdo s ním může nakládat. Tohle umí Sofa – ultimátní řešení kanceláře do kapsy, které vystavuje červenou kartu přebujelému papírování a závislosti na fyzických dokumentech. 

Pomůže vám dokonce i při schvalování a podepisování dokumentů s třetími stranami, které aplikaci Sofa nepoužívají. Ale to už je jiný příběh

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Čas jsou peníze a také komodita, která je stále vzácnější. Každý den musíme pečlivě volit, čemu a proč budeme věnovat svůj čas a zda se nám to vyplatí.

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Stop zdlouhavému vysedávání v kancelářích, moderní manažer dokáže schvalovat potřebné dokumenty vzdáleně, ať už se nachází kdekoli.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů