Zapojte pobočky, jako by všichni seděli v centrále

Podepisování, Archivace, Schvalování
28. ledna 2022, 5 minut čtení

Co je největším problémem velkých korporací s mnoha divizemi, které ani nemusí sídlit na stejném místě? Nebo firem s regionálními pobočkami? Interní oběh a zpracování dokumentů. 

V době internetu a e-mailů se může zdát, že na vzdálenosti poboček a divizí od centrály nezáleží. Většina dokumentů se dá zasílat formou přílohy k elektronické poště, porady se dají řešit po telefonu nebo přes videokonferenci. To všechno je sice pěkné, ale stále to neřeší veškerou práci s dokumenty, jako je jejich prokazatelné schvalování a podepisování. Elektronický podpis v mnoha firmách vypadá jako naskenovaný ruční podpis, který se ručně přidává do dokumentu a ten se pak převádí na PDF. Takový podpis ale může vyrobit a poslat kdokoli: není nijak ověřitelný a nemá takřka žádnou právní hodnotu. 

Podepisujete se modrou? Už není 20. století… 

I když se píše rok 2022, elektronický podpis a vůbec elektronický oběh dokumentů využívá zatím část českých firem a organizací. Zásadním způsobem jim to komplikuje práci a prodlužuje interní procesy. Vezměme si firmu, která sídlí v Praze a má pobočky v Brně, Ostravě, Plzni a Ústí nad Labem. Centrála například vydá nějakou interní směrnici, kterou se mají řídit všichni její zaměstnanci. To znamená, že se tento dokument musí dostat k naprosto všem pracovníkům firmy ve všech jejích pobočkách, všichni si ho musí přečíst, podepsat a doručit HR oddělení v centrále. Jaký je klasický postup? 

Firma směrnici rozešle e-mailem odpovědným manažerům a šéfům jednotlivých oddělení a poboček. Ti nechají dokument vytisknout a předat vše zaměstnancům, kteří podpisem stvrdí jeho příjem a souhlas s novými interními pravidly. Poté jej předají svému nadřízenému a ten dokumenty i s podpisy naskenuje a pošle do centrály, případně ještě pošle originály doporučenou zásilkou klasickou poštou, nebo je tam doveze někdo, kdo bude mít z pobočky cestu do centrály. Tam si je musí převzít zástupce HR oddělení a založit do šanonů, případně do složek na firemním serveru, pokud jde o naskenované dokumenty zaslané e-mailem. Celý proces zabere několik hodin až dní. 

Zkraťte zpracování dokumentů z hodin a dnů na minuty 

A teď moderní řešení odpovídající 21. století: Vedoucí HR oddělení nebo jím pověřený manažer zanese novou směrnici do interního systému pro oběh dokumentů a zaškrtne, že se má rozeslat všem zaměstnancům. Dokument okamžitě „přistane“ všem v jejich pracovním účtu a přijde jim notifikace na e-mail. V tom samém interním systému si jej otevřou, pročtou a rovnou elektronicky podepíší – certifikáty pro elektronický podpis mají stejně jako celý interní systém pro oběh dokumentů uloženy v cloudu – a odkliknou zpět. Dokument přichází zpět vedoucímu HR oddělení a jeho zástupcům, kteří jej v tom samém systému schválí, automaticky se mu přidělí evidenční číslo a zaarchivuje se, aniž by bylo nutné cokoli tisknout. 

Vše je vyřešeno na několik klinutí během několika málo minut a zaměstnanci přitom ani nemusí sedět v kanceláři nebo na pobočce. Mohou vše zvládnout i z mobilního telefonu a stát přitom třeba ve frontě u pokladny v hypermarketu, nebo v dopravní zácpě cestou do kanceláře. Obdobným způsobem může firma nechat schvalovat a podepisovat prakticky jakýkoli typ dokumentu, včetně těch, které jsou určeny jen omezenému okruhu top managementu. Stačí určit, kterým adresátům je dokument určen a kdo s ním může nakládat. Tohle umí Sofa – ultimátní řešení kanceláře do kapsy, které vystavuje červenou kartu přebujelému papírování a závislosti na fyzických dokumentech. 

Pomůže vám dokonce i při schvalování a podepisování dokumentů s třetími stranami, které aplikaci Sofa nepoužívají. Ale to už je jiný příběh

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů