Zapojte pobočky, jako by všichni seděli v centrále

V době internetu a e-mailů se může zdát, že na vzdálenosti poboček a divizí od centrály nezáleží. Většina dokumentů se dá zasílat formou přílohy k elektronické poště, porady se dají řešit po telefonu nebo přes videokonferenci. To všechno je sice pěkné, ale stále to neřeší veškerou práci s dokumenty, jako je jejich prokazatelné schvalování a podepisování. Elektronický podpis v mnoha firmách vypadá jako naskenovaný ruční podpis, který se ručně přidává do dokumentu a ten se pak převádí na PDF. Takový podpis ale může vyrobit a poslat kdokoli: není nijak ověřitelný a nemá takřka žádnou právní hodnotu. 

Podepisujete se modrou? Už není 20. století… 

I když se píše rok 2022, elektronický podpis a vůbec elektronický oběh dokumentů využívá zatím část českých firem a organizací. Zásadním způsobem jim to komplikuje práci a prodlužuje interní procesy. Vezměme si firmu, která sídlí v Praze a má pobočky v Brně, Ostravě, Plzni a Ústí nad Labem. Centrála například vydá nějakou interní směrnici, kterou se mají řídit všichni její zaměstnanci. To znamená, že se tento dokument musí dostat k naprosto všem pracovníkům firmy ve všech jejích pobočkách, všichni si ho musí přečíst, podepsat a doručit HR oddělení v centrále. Jaký je klasický postup? 

Firma směrnici rozešle e-mailem odpovědným manažerům a šéfům jednotlivých oddělení a poboček. Ti nechají dokument vytisknout a předat vše zaměstnancům, kteří podpisem stvrdí jeho příjem a souhlas s novými interními pravidly. Poté jej předají svému nadřízenému a ten dokumenty i s podpisy naskenuje a pošle do centrály, případně ještě pošle originály doporučenou zásilkou klasickou poštou, nebo je tam doveze někdo, kdo bude mít z pobočky cestu do centrály. Tam si je musí převzít zástupce HR oddělení a založit do šanonů, případně do složek na firemním serveru, pokud jde o naskenované dokumenty zaslané e-mailem. Celý proces zabere několik hodin až dní. 

Zkraťte zpracování dokumentů z hodin a dnů na minuty 

A teď moderní řešení odpovídající 21. století: Vedoucí HR oddělení nebo jím pověřený manažer zanese novou směrnici do interního systému pro oběh dokumentů a zaškrtne, že se má rozeslat všem zaměstnancům. Dokument okamžitě „přistane“ všem v jejich pracovním účtu a přijde jim notifikace na e-mail. V tom samém interním systému si jej otevřou, pročtou a rovnou elektronicky podepíší – certifikáty pro elektronický podpis mají stejně jako celý interní systém pro oběh dokumentů uloženy v cloudu – a odkliknou zpět. Dokument přichází zpět vedoucímu HR oddělení a jeho zástupcům, kteří jej v tom samém systému schválí, automaticky se mu přidělí evidenční číslo a zaarchivuje se, aniž by bylo nutné cokoli tisknout. 

Vše je vyřešeno na několik klinutí během několika málo minut a zaměstnanci přitom ani nemusí sedět v kanceláři nebo na pobočce. Mohou vše zvládnout i z mobilního telefonu a stát přitom třeba ve frontě u pokladny v hypermarketu, nebo v dopravní zácpě cestou do kanceláře. Obdobným způsobem může firma nechat schvalovat a podepisovat prakticky jakýkoli typ dokumentu, včetně těch, které jsou určeny jen omezenému okruhu top managementu. Stačí určit, kterým adresátům je dokument určen a kdo s ním může nakládat. Tohle umí Sofa – ultimátní řešení kanceláře do kapsy, které vystavuje červenou kartu přebujelému papírování a závislosti na fyzických dokumentech. 

Pomůže vám dokonce i při schvalování a podepisování dokumentů s třetími stranami, které aplikaci Sofa nepoužívají. Ale to už je jiný příběh.